浅谈项目档案管理人员在项目建设管理过程中的定位思考

王爱霞

摘 要：本人从固定资产投资项目档案管理人员的职业道德、专业知识、项目管理和档案管理人员提高项目管理方法和加强业务培训、管理团队的稳定等方面出发，拙笔简述项目档案管理人员在项目建设管理过程中的定位，对随后的工作责任和义务进行思考。

关键词：档案管理人员；项目管理；定位思考

固定資产投资项目的投入为企业的生产经营和发展，创造了更高的利润和收入。作为国有企业，固定资产投资项目得到了国家的大力扶持，前期有投入，后期就有验收。随着固定资产投资项目管理制度的逐步完善，国家加大了对投资项目的验收和监管力度，也促使项目管理流程和档案管理内容进一步深度整合，逐渐形成了一套较为系统、完善的项目档案管理体系。在项目建设过程中，项目建设管理人员和档案管理人员理论联系实际，紧密沟通，确保项目建设顺利实施，项目建设原始资料及时归档。

本人曾从事过固定资产投资项目建设和档案管理工作近十年，下面我从项目档案管理人员的职业道德及素养、项目档案管理人员专业知识、项目管理和档案管理人员应逐步提高项目建设管理方法和加强业务培训、项目管理团队稳定等方面出发，拙笔简述项目档案管理人员在项目建设过程中的定位，对所承担的工作责任和义务进行了思考，敬请指正。

一、项目档案管理人员应具备的素质

首先，要具有良好的职业道德。作为一名合格的项目档案管理人员，应当树立良好的职业道德和工作态度，勇于奉献，乐于奉献，开拓创新，奋发向上，兢兢业业，要有无私奉献的道德情操，塑造项目管理人员良好的形象。

其次，要忠于职守，爱岗敬业。项目档案管理人员应当尽到保护、管理好项目档案的义务，为档案使用者提供优质的信息服务保障，工作中应当对项目建设和发展倾注更多的精力，全心全意地投身到项目建设档案管理工作之中，积极工作、热情服务，保护好项目每一阶段和每一环节的档案及相关资料的准确、完整与安全。

再次，要共同遵纪守法，严守秘密。作为中华人民共和国的公民都应该保守国家秘密，作为一名档案工作者，由于所从事岗位特殊性，更有责任和义务保守国家秘密，增强保密意识，养成良好的保密习惯，确保项目档案信息的安全性，勇于与各种失密、泄密、窃密行为作斗争。

最后，应博学求进，提高服务质量。项目档案管理人员扎实的专业知识和工作能力，是管理好项目档案的必要条件，肩负着保护档案，延续项目档案传播之重任。项目建设总体分为三个阶段，前期申报、中期建设及后期验收，项目档案贯穿于项目建设的始终，项目建设全过程赋予了项目原始档案十分丰富的内容，要想对这些档案内容进行广泛科学的管理和有效利用，那么就要求项目档案管理人员也应该紧跟项目建设的始终，时时掌握项目建设进度，卓有成效地做好项目管理工作，运用掌握积累的专业知识，从不同角度提练档案管理精髓，更好的服务好企业。

二、项目管理和档案管理人员应逐步提高项目建设管理方法和加强业务培训

首先，应加强项目相关业务知识的学习。不管是项目管理人员，还是档案管理人员都应学习与之相关联的业务知识。项目档案资料是项目建设过程中逐步形成的，项目建设产生了项目档案资料，它们之间是一体的，相互之间不能分割的。所以不管是项目管理人员，还是档案管理人员都必须掌握与之相关联的业务知识，这样才能把项目管理和档案管理做的更好。

一个项目从规划、选址、地质勘察、施工图设计、计划下达、招标投标、合同签订、直到竣工验收等等，周期长，程序复杂，涉及的专业较多。作为项目档案管理人员不能只知自己的“一亩三分地”，而忽略了与项目相关的其它业务知识的学习，要围绕项目申报申批、招标投标、“三同时”、财务审计、档案归档范围等每一环节的学习，牢固掌握每一个环节应具备的知识，分辨有价值的资料应及时立卷归档永久保存下来，下一步还要产生什么样的资料等，每一阶段都是环环相连，熟记流程，学精业务，才能防止出现纰漏，从而全面掌控一个项目的建设内容和进度，项目档案资料才能准确、完整、系统。

兵器集团档案馆每年组织的档案管理人员业务知识培训，不光是给档案管理人员培训档案业务知识，也是给项目建设管理人员学习档案业务知识的一次机会，所以作为项目建设管理者该珍惜一年一次的学习机会，积极主动参与到档案业务知识的培训学习中。一名优秀的项目管理者，除了应具备项目业务知识外，还应加强档案业务知识的学习，特别是要掌握项目建设档案归档范围和归档标准。

其次，要相互沟通、加强联系。作为档案管理人员，虽然不需要办理项目建设管理过程的每一项工作，但项目建设所涉及的内外部门及人员多，每个部门所承担的业务不同，那么所涉及的专业就不同，作为档案管理人员熟悉并掌握与项目建设相关的每一个环节的工作流程则是必不可缺的。例如：项目立项批复了，就需要下达投资计划，各部门根据投资计划就要开展项目建设的实施工作，根据项目批复内容和实施方案，要求招标的就必须严格按照《招标投标管理办法》开展招标工作，不需要招标的应按照《物资采购比质比价管理办法》执行。下一步就是合同的签订，设备的加工制造，到厂开箱验收，收集资料，安装调试及验收等等。因此，项目档案管理人员要时刻保持与项目管理人员的紧密联系，紧跟项目建设进度，及时准确的收回项目建设过程中的原始资料，确保项目档案不出现遗漏，为项目档案验收提前做好准备。

三、项目管理队伍的稳定是确保项目档案准确归档的关键

项目建设管理工作任重道远，由于建设周期长，涉及的部门和人员较多，程序繁琐，需要掌握的專业知识较多。因此，要保证项目管理人员和档案管理要的稳定，频繁更换管理人员会造成项目管理脱节，同时还会导致之前形成的档案无法做到第一时间归档，项目建设管理队伍的稳定是确保项目档案完整的关键。

四、结束语

项目档案管理人员在项目建设过程中起着至关重要的作用，同时也是提高固定资产投资项目档案管理水平的关键人物。所以一个优秀的项目档案管理人员不仅要牢固掌握项目档案管理制度、归档范围和标准，更要掌握项目管理办法和相关制度，在工作中博学求进，不断探索，努力实践，勇于创新，强化管理，使固定资产投资项目档案管理更上一层楼。