浅谈高效会议系统管理方法

李东亮

低效的会议既浪费时间又制造“文山汇海”，成为许多公司效率低下、成本增加的重要原因。如何建立企业的会议系统，是每一个管理者都关心的问题。

一、避免开会常见的五个误区

1.不要为了开会而开会

很多企业都有固定的会议系统，这本身是好事，但管理者往往因为公务繁忙而忽略了会议的真正目的，只是为了应付工作而开会。在开会之前，既没有明确的会议主题，也没有做足准备，这样开会不仅浪费时间，而且增加了管理成本，同时会引起与会者对会议和公司管理现状的不满，使员工心生倦怠，从而降低团队的凝聚力。

开一个重要的会议之前，管理者一定要提前把会议相关情况进行梳理，认真分析此次会议的主题和议题，明确会上要解决的问题和核心方向，对于怎样做才能解决这些问题做到心中有数。把思路整理清晰后再开会，掌握主动权和节奏感，会议开得更有效率。

2.开会不全是为了解决问题

很多人有一个非常严重的误区——认为开会就是解决问题的。事实上并不是所有的会议都适合解决问题，比如：开大会的时候就不适合解决问题。

3.不要让会议成为批评会

公开场合随意批评人是管理者常犯的错误。很多时候我们当着所有人的面批评某人以后，当事人不但没有改正错误，反而心生怨念，这样不但不能解决问题，反而会激化矛盾。

4.不要让会议成为领导的独角戏

很多管理者都会有一种感受，每次开会领导即便说得慷慨激昂，下面的员工依然沉默不语，表面上你讲我听，看似意见统一，其实除了领导表达了自己的观点之外，并没有解决实际问题。

管理者不要成为舞台上的主角，要成为会议里搭戏台的人，让下属先发言谈论，领导后发言。在这个过程中，如果员工的想法比你好，那你可以有一个更好的解决方案，如果顺序反了，领导先抛出解决方案，即使下属的方案比较好，他也不敢讲，这样不但不利于公司的发展，还会让下属觉得领导没有水平。

5.不要让会议议而不决

很多公司通知开会，各部门人员如约而至，大家都带有笔记本，可是进入会议后发现与会议主题偏差很远，讨论了很多与会议主题无关的内容。会议持续了很长时间，可是最终问题怎么解决还是没有确定。

二、如何打造企业的会议系统

会议是企业管理的重要工具，当一个企业有了一套完整的会议系统之后，公司所有的工作，所有的部门，各部门的每个员工，都可以通过会议去协调资源，当这些会议能够自动运转的时候，也就意味着这家公司可以实现自动化运转。

公司到底该开哪些会呢？可以说以下五个会议非常重要，开好这些会，工作局面不仅可以得到巨大的改变，管理者也会变得轻松。

1.早会

每天通过早会全方位地对每个员工进行透彻了解和把控，让每一名员工都可以信心满满地开始一天的工作。如果团队比较大，可以把早会分解，如：首先开部班组会，再开部门会，最后开公司级会议，会上各部门要通报昨日情况，明确今日计划，做到各项工作有序开展。

2.周例会

周例会一般由骨干参加，对上周的工作进行汇报和总结，对下周的工作和目标进行规划，并制定具体的行动措施。一周开一次例会很有必要，时间太长会积压太多的问题，时间太短大家会觉得力不从心。周例会既可以增加部门之间相互了解和学习的机会，又可以将公司存在的问题暴露出来供大家探讨解决。

3.月度例会

每个月度都应安排固定的会议，对公司生产、经营情况进行跟踪，如：成本跟踪会、项目推进会等会议。会上通过担当部门的工作汇报，公司领导能够掌握公司目前运转情况，发现运行中的问题，并提出改進方向。通过这种方式，可以有效保证公司朝正确方向运转。

4.季度会议

每个季度举行一次战略研讨会，对公司整个季度的工作进行总结，对下一季度的战略规划进行梳理。大家重新审视产品和市场以及团队各方面的情况，明确公司和每个部门的具体方向和策略，以此来确保整个团队能够围绕公司的经营战略去努力，最终达成年度目标。

5.年会

公司比较重要的会议之一就是年会，会对过去一年的工作进行总结，并规划下一年的工作思路、目标。对过去一年工作中表现出色的个人和团队进行表彰，激发员工的自豪感和归属感。

三、会议中的领导艺术

会议是管理者的重要舞台，也是管理者展现自身魅力、在团队中获得威信的重要机会。一个优秀的管理者首先应是一个有主见的人，懂得去影响员工的人。

1.听大多数人的建议，和少数人商量，最终自己做决定

听大多数人的建议，可以让我们集思广益，对一个问题的看法更客观。跟少数人商量，更多是跟核心骨干沟通，通常这些人的立场和公司是一致的，能够从各个角度深度看待问题，这些人在一起时更容易撞出结果。任何一家公司既要有民主也要会集中，最终一定是管理者做决策。

2.开大会之前开小会

在开大会之前，已经把很多议题通过小会的方式确定了下来，所以在大会上，大家的意见就非常容易统一。如果管理者不懂这种方法，就会出现每一次在开大会执行一项决议时，都有很多人反对，这种情况下决议很难实施，令管理者颇为头疼和尴尬。久而久之，整个公司的员工会对高层或者领导产生一种权威上的怀疑，这就意味着决策可能有问题，大家在执行时难免会打折扣，给公司的各项政策和任务的实施带来很大的困难。

3.开大会要形式多于内容，开小会则内容多于形式

关于企业文化，有一个非常重要的观点，即没有形式就没有内容，形式是内容的载体。所有的内容要通过形式来传递，内容是潜藏在形式当中的。

越是大的场合就越难以去探讨实质性的内容，开大会的核心在于造势和统一思想，造势可以增加员工对公司的信念，统一思想可以让团队更有凝聚力。而开小会的过程是要解决实质性问题，就需要开门见山直奔主题，把更多的时间和精力放在问题本身，减少花费在形式上的时间。

参考文献：

[1]陈晔.公司管理者素质对公司发展的影响.

[2]陈标宏.国外商业模式研究综述.endprint