中等职业学校档案管理工作存在的问题及改进措施

牛文芳

[摘要]档案对于一个学校而言具有极为重要的作用和积极意义，它不仅见证者学校的发展历程，同时也是全体师生工作、学习等的真实缩影。因此，从这个角度来看，做好学校的档案管理工作是尤为重要的。然而，从目前所了解的实际情况来看，很多学校对档案管理工作并没有给予足够的重视，面临着一些问题和困境，如果不及时解决的话，势必会影响其效用的发挥。基于这样的现实背景，文章以“中等职业学校档案管理工作”为主要研究对象，并对其展开深入、细致的探讨和分析，发现问题，并最终提出切实可行的建议与对策，以供大家依据和参考。

[关键词]中等职业学校；档案管理工作；问题；改进措施

【中图分类号】G717.24

一、引言

学校档案，就是学校发展历程的完整记录，其中涉及到学校的各项管理工作、教育教学以及科研、活动等，具有极高的查考价值。中等职业院校自然 也不例外。一般来说，中等职业学校的档案应该主要包括以下几种，即文书档案、财务档案、认识档案、教学档案、音像档案以及设备档案等。学校档案是对学校办学历史的记载，从某种程度上讲，是对学校综合办学水平的一种真实反映。

二、关于中等职业学校档案管理工作现状的分析

为了更好地了解中等职业学校的档案管理工作现状，不仅仅深入了解了本校的档案管理工作，也走访了几所兄弟学校。

1.中等职业学校的档案管理工作现状

从走访了解的实际情况来看，中等职业学校的档案管理工作较以前有了很大程度的提升，具体来说主要体现在以下几个方面：

第一，档案管理工作的受重视程度有所提升

近些年来，档案管理工作在学校受到了越来越多的重视，不仅仅对学校近几年来的档案进行了重新整理与分类等，而且也有专门的人员负责档案的管理工作。

第二，档案管理工作开始步入信息化时代

伴随着计算机技术和信息技术的发展，中职院校的档案管理工作也开始步入信息化时代，开始着手准备，以便能够更加快捷、方便地检索出所要查找的各种信息，只是处于起步阶段，有许多尚待完善之处。

2.中等职业学校档案管理工作存在的问题分析

虽然档案管理工作较以前有了一定的进步与提升，但是依然存在着一些问题。具体来说，主要体现在以下几个方面：

第一，档案管理工作的规范性有待进一步提升

对于档案管理工作来说，有序的分类是必须的，这样才便于在使用的时候查找，以及后期的逐步完善。然而，从现在的实际情况来看，档案的分类不明确，甚至杂乱无序，另外，档案的更新与完善不及时，很少甚至根本无法做到在第一时间将学校发生的各种活动，如教育教学、科研、学生活动等及时加以补充，这样就导致了学校档案的不完整与不规范。

第二，档案管理人员的综合素养有待进一步提升

档案管理人员的综合素养即包括职业道德素养，也包括专业素养。从目前的秦广来看，档案管理人员的综合素养普遍不高。

首先，档案管理人员的服务意识有待进一步提升

对于从事档案管理工作的教师来说，不仅仅要对所有的档案非常熟悉，具体摆放的位置，相关的内容等有所了解，更重要的是要有极强的责任心和服务意识。从当前的情况来看，很多教师并没有充分意识到自己自己所从事工作的重要性和必要性，甚至是抱有一种“混日子”、“敷衍了事”的态度，这样就很难真正以主人翁的责任感投入到实际的工作中去，给档案工作的顺利开展带来了很大的困难。

其次，档案管理人员的专业素养有待进一步提升

档案管理人员仅仅有责任心是远远不够的，还需要有一定的专业知识作为有力的支撑。由于缺乏系统的培训，很难真正做到及时归档、准确归档。另外，档案管理人员将过多的精力和时间放在了档案的保存上，而忽视带来档案的管理工作。

另外，由于档案管理的信息化趋势是必然的，很多教师由于缺乏专业的知识，很难在段时间内实现档案管理的信息化，也无法完全发挥出其应有的积极效用。

3.中等职业学校档案管理工作的对策分析

要想真正做好中等职业学校的档案管理工作，笔者认为我们可以从以下几个方面着手努力：

第一，进一步强化档案意识，为全面提升档案管理工作的质量奠定坚实、有力的基础

全面强化档案意识，不仅仅要面向档案管理人员，更要面向全体教师，让每一位教师都意识到档案管理工作的重要性，从而能够积极、主动地把相关工作的档案知识送给负责教师手中，为档案管理人员做好档案管理工作提供有力的保障。

与此同时，学校的领导要继续支持档案工作，将档案建设作为学校的日常工作之一来抓、来做，在开展档案管理的實际进程中，不断探索，不断总结经验，全面做好档案管理工作。

第二，定期开展培训，全面提升档案管理人员的综合素养

档案管理人员综合素养的高低是关系到能否做好档案管理工作的关键所在。为此，对于学校来说，要定期开展培训，为档案管理人员提供更多的学习机会；从教师的角度而言，要不断加强学习，提升自身的综合素养。

首先，提升自我的服务意识，充分意识到做好档案管理工作的重要作用和积极意义，进而全身心投入到实际的工作中去，不仅仅要认真做好档案的分类、整理等工作，同时也要不断摸索，找寻做好工作的好方法。

其次，加强学习，提升自身的综合素养，尤其是在信息技术迅猛发展的今天，务必要了解并掌握一定的计算机知识，能进行简单的、基本的操作，为全面加快推进档案管理信息化进程奠定基础。

再次，注重加强与兄弟院校之间的交流，在从事档案管理的实际过程中，难免会遇到这样或者那样的难题，如果能够加强与兄弟院校之间的交流，往往可以共同探讨一些难题，更好地做好档案管理工作。

第三，全面加快推进档案管理的信息化进程

档案管理的信息化必须要有硬件支撑，为此，学校要加大投入，引进必要的设备，如计算机、档案架、密集柜等等。利用互联网开展网上档案服务，制作档案信息网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统与内部各部门的网站链接，实现档案信息的网上检索。这样，既可扩大档案利用范围和提高档案的利用率，也可引起人们对档案重要性的认识，实现由传统提供个体服务向提供群体服务的方向发展，由半封闭、无条理的资料库向使用快捷方便的现代化、信息化发展。与此同时，必须尽快建立统一的上网目录标准，以便能够轻松、快捷地在互联网上进行查阅。另外，由于档案对于一个学校的发展具有极为重要的作用，因此，各种规章制度都要尽快出台并完善，如系统运行安全管理、出入机房、库房等的规定等等。

三、结语

综上所述，我们不难看出，档案对于学校的积极效用，为此，加快推进档案管理工作的规范化刻不容缓。需要注意的是，档案管理工作的具体开展务必要立足于学校的实际情况，不断探索，只有这样，才能真正做好档案管理工作。

参考文献

[1] 侯咏红.谈学校档案管理工作的重要性[J].锡林郭勒职业学院学报，2008，01.

[2] 刘彦邦.职业学校档案管理工作探析[J].安徽文学（下半月），2011，15.endprint