浅析档案信息资源的有效开发和整合

龚彩霄

摘要：新时期档案工作者的重要使命就是开发和整合档案信息资源，不断创新档案服务机制，要通过计算机网络提供优质服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。因此，在新形势下要充分发挥其基本功能，不断拓展社会功能，不断加强档案信息资源的开发利用与整合。

关键词：档案管理；信息资源；开发利用；有效整合

新时期档案管理的重要任务就是开发和整合档案信息资源，不断创新档案服务机制，要通过计算机网络为提供优质服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。因此，我们档案管理工作者要充分发挥其基本功能，不断拓展社会功能，不断加强档案信息资源的开发利用与整合。

一、档案信息资源的开发利用

开发利用工作的主体是档案工作者，他们处于开发利用的主导地位，是决定开发利用工作成败的关键；开发利用的对象是档案资料，它们是开发利用的物质基础；开发利用的客体是档案信息利用者，他们是档案信息开发利用的最终受益者，同时也是开发利用活动的检验者。档案信息开发利用的成果，其产生的经济效益和社会效益必须通过利用者去实现。利用者并非简单地、被动地接受档案信息，而是有选择地接收利用档案信息；开发利用工作必须借助于一定的工具和手段。档案信息资源具有原始性、分散性等特点，档案工作者要快速、准确、系统地提供利用者所需的档案信息，必须运用各种检索工具来准确、及时地选择、发现、定位利用者所需的适用信息，并通过各种工具来进行科学加工和处理，及时将信息定向或多向传递给特定利用者；开发利用工作的目的是最大限度满足社会的档案信息需求。

二、档案信息资源开发利用的基本原则

1、服务原则。开发利用工作是以服务和满足社会需要为生存与发展条件，其实质在于提供档案信息为社会实践服务。因此，服务于社会是它的根本目的和总的指导思想。贯彻服务原则，最重要的是档案工作者必须明确服务方向，坚定服务思想。

2、开放原则。在开发利用工作中贯彻开放原则，是《档案法》赋予档案部门的职责，它符合档案信息发挥作用的根本规律，也是社会发展的必然趋势。开放原则就是要求档案工作者在开发利用档案信息工作中，要在遵守国家有关法律法规前提下，最大限度地解放思想，根据社会实践利用档案的需求，最大限度地提供档案信息，实现资源共享，充分保障利用者利用档案的基本权利。

3、法制原则。法制原则是开发利用工作必须贯彻的重要原则之一。由于档案信息具有一定的机密性，决定了在档案信息资源开发利用中必须设定必要的限制，不是任何人对任何档案都可随意利用。遵循法制原则，要求档案工作者在开发利用工作中以法律为准绳，做到既要进一步开放档案，促进档案信息的充分合理利用，又要严格坚持保密，保障党、国家和人民的利益不受损害。

4、效益原则。遵循效益原则就是要求档案开发利用工作要讲求实效，能为社会提供更多有价值的、社会需要的档案信息。为此，档案部门在实际工作中要强调开发利用工作与效益的统一，以取得效益为目标，创造性地、有针对性地开展档案信息资源开发利用工作。

上述四个原则是一个统一的、不可分割的整体。同时，档案信息资源开发利用的过程，也就是档案资源整合的过程。

三、档案资源整合的含义和意义

档案信息資源整合就是对分散在本行政区域内各系统、各部门和各单位的档案通过科学分类整理编目和数字化处理，将档案实体和数字信息及查询系统资源通过实体收集或虚拟归档方式收集，集中保管利用，达到档案的物理资源整合、数据资源整合和查阅利用系统的整合，实现档案信息资源共享的工作。

1、档案资源整合是社会发展对档案利用的新要求。档案部门只有通过档案信息资源的整合，才能为社会提供利用档案信息储备物质保证和条件，才能最大限度地满足人们利用档案信息的需求。档案资源整合要通过各级国家档案馆对本行政区域内的档案资源实行集中统一管理，变专业档案的多头管理和分散保管为国家综合档案馆集中统一管理，调整国家档案资源归属与流向，优化国家档案资源配置，建立覆盖社会各方面的档案资源体系，最大限度发挥其作用，满足新时期社会各界利用档案的需求。

2、档案信息资源整合是档案馆固本强身的需要。整合档案资源是档案馆工作的物质条件，是档案馆固本强身的基础性工作。在全面建设小康社会，促进社会和谐发展新的历史时期，各级国家档案馆首要任务是加强档案资源建设，通过改革档案管理模式，强化档案接收和征集工作，整合资源，改善结构，丰富馆藏，增强服务功能，提升服务质量。

四、档案信息资源整合的方法和途径

1、确立整合档案资源的目标。档案行政管理部门和档案馆要明确档案工作服务经济社会发展、服务民生的重点，尽快改变馆藏以文书档案为主，兼有少量的科技档案、专门档案和部分不系统的民生档案的状况，强化档案行政管理部门的主体地位，对本行政区域内档案工作实行有效监管。

2、采用科学的档案信息资源整合方法。档案资源整合是一项专业性很强的工作，必须要有先进的理念、先进的设备和科学方法，才能实现既定的目标。在理念上要坚持“三高”，高起点、高标准、高效率；设备配置“三机”，计算机、复印打字机和扫描仪；收集方法上三种途径，档案实体整合、档案数据整合和档案利用系统整合；传输上三个网络，档案馆局域网、党政办公专网和英特网；利用上三种方式，档案馆查阅大厅现场查阅，党政办公专网上查阅和英特网上在线查阅。

通过档案资源整合，强化了档案资源集中统一管理的原则，保证了档案的完整性，安全性，利用有效性；为建立档案工作的资源体系、安全体系和利用体系创造了基础条件；实现了档案工作由封闭型向开放型转变，强化了档案信息的服务功能。档案资源整合是一项管理体制和服务机制的创新。

五、档案信息资源的开发利用与整合离不开档案网站建设

随着互联网络在世界范围的迅速发展，信息资源的全球交流与共享正在变成现实，档案网站也如雨后春笋一样迅速发展起来，成为档案部门对外提供服务的新窗口。 档案网站建设是档案馆拓展服务功能和档案信息化建设的重要内容，它应是一个集多项功能于一体的开放性服务窗口。

六、结语

档案工作者探索的脚步永远不会停止，在新的形势下，档案工作者一定要把握机遇，迎接挑战！endprint