新时期机构编制档案管理初探

许健函

摘要：在新时期如何创新机构编制管理工作，优化配置管理资源巩固机构改革成果，是机构编制管理部门面临的挑战和新的课题。

关键词：机构编制；管理；研究

一、增强档案管理人员的素质，是做好机构编制档案管理工作的前提

机构编制档案管理既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作，要求档案人员既要有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力、创新理念和服务意识，改变档案保管员的角色定位。

一是推行竞争上岗，配强档案人员。档案人员素质的高低，是制约机构编制档案管理工作水平的决定性因素。市编办选拔政治觉悟高，有较强责任心和事业心的干部从事机构编制档案管理工作，通过公平竞争、择优上岗，切实增强档案管理人员的危机感，从而激发工作热情，最大限度地发挥个人潜力，使机构编制档案管理工作充满生机与活力。

二是强化学习培训，提升业务水平。积极鼓励机构编制档案管理人员及时“充电”，定期组织参加各种档案业务培训，或到先进地区学习借鉴先进的管理经验，并邀请省、市档案馆档案管理专业人员作业务指导。同时，不断加强档案管理人员对各项机构编制业务知识的学习，促使档案人员拓宽视野，了解档案工作的最新情况及发展动态，熟练运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作。

三是完善激励机制，促进工作创新。市编办健全完善了一系列鼓励创新的考核办法、奖惩制度等，激励档案人员适应新形势，抓住新机遇，提出新思路，解决新问题，打破传统的条条框框和管理模式的束缚，力争在机构编制档案管理上实现新突破。

二、提高档案材料的标准要求，是做好机构编制档案管理工作的重要保证

机构编制档案材料齐全与否、质量高低，是衡量档案管理工作水平的重要标志。为解决机构编制档案材料普遍存在材料缺漏、质量标准不高等问题，市编办从档案管理的源头出发，提前介入，在归档材料要求上念好“精、全、快”三字经。

一是对档案材料求“精”。形成的档案材料既要完整，又不能太杂，对涉及编委（办）文件、机构改革文件、党委政府对机构编制事项的审批文件、事业单位登记形成的文件、机构编制实名制管理材料、机构编制核查形成的材料等，要全部整理归档，把不在归档范围的材料尽量清除，力求简洁、明了。此外，由于种种原因，在机构编制工作中，没有形成文字资料或没有完整文字资料时，以“记事”的方式，尽最大限度进行客观地记载，并争取领导对记载的认可或审定，及时归档，起到一定的“补救”或参考作用。

二是对归档结构求“全”。在做好纸质载体归档管理工作的同时，对实物档案、声像档案和新介质档案制定具体的管理办法和归档流程，及时把散存的有价值、有特色的机构编制档案材料整理归档。市编办先后投资十万余元，配备了摄像机、扫描仪、照相机、移动硬盘、优盘、刻录光盘、录音笔等办公设施。归档门类的扩大，从根本上改变了传统档案管理中载体、内容相对单一，珍贵有价值档案资料匮乏等现象，确保了机构编制档案信息更加完整和规范。

三是对归档时间求“快”。对在归档范围内的材料一经认定立即按要求进入管理程序，迅速准确地录入机构编制档案管理软件。自形成为档案材料始，便将材料基本信息，如成文机关、日期、发文字号、文件標题、主题词等主要信息输入管理软件，同时进行临时编号，便于随时查阅和跟踪管理，防止档案材料“失踪”。

三、促进管理方式由传统向现代化转变，是提高机构编制档案管理水平的重要手段

目前，现代化的管理手段虽已被广泛应用于档案管理工作中，但多数仅限于档案目录的输入、输出或检索。为此，市编办实施了以“三化”为标志的管理新技术，大力提升了信息技术在机构编制档案管理上的应用空间。

一是档案管理实现程序化。本着简捷实用、易操作的原则，研究开发了机构编制档案管理程序。利用该程序，除进行档案目录输入、输出和检索外，还可以对档案进行分类、统计、汇总和信息的简要查询，打破了传统管理的局限。

二是库房管理实现智能化。按照库房管理智能化的要求，市编办对档案室安装配置智能控制系统，实现了对温度、湿度、消毒灭菌等设备的智能控制，提高了档案材料存放的质量。

三是档案传阅实现网络化。市编办积极提倡无纸化办公，将需要归档的文件材料扫描入电脑，利用网上办公系统，供各部门单位传阅，既保证了档案材料的质量，又节省了传阅时间，提高了工作效率。

四、强化程序意识，树立部门权威

机构编制管理是内部行政行为。在机构编制管理工作中，各级机构编制部门是具体工作的承担者，必须坚持按原则办事，按政策办事，按制度办事，按程序办事，把好入口、疏通出口，才能树立机构编制管理部门的权威，充分发挥机构编制部门的职能作用，并与有关部门密切联系，相互配合，共同建立机构编制管理的新模式和新机制，真正把机构编制管住管好。

严格执行集中统一管理的程序，凡涉及职能调整和机构、编制、领导职数增减的，统一由机构编制部门审核，按程序报批，其他任何部门和单位无权决定机构编制事项；对有关部门和单位无专题申报、违反审批程序和制度的机构编制送审事项，机构编制部门不予受理；对未经编委、编办研究的重大机构编制问题，党委、政府不得将其列入会议议题。

五、加强监督检查，查处违规行为

监督检查是加强机构编制管理工作的重要环节和有力抓手。随着管理水平的不断提升，人们的编制意识越来越强。但一些地方和部门还不同程度地存在着违反规定擅自增设机构、超编进人、超职数配备领导干部、上级业务部门干预下级机构设置和编制配置等现象，对已经发生的机构编制方面的违法事项，应当及时查处，以防止同类事项的蔓延，所以加强机构编制监督检查工作势在必行。

及时对违反机构编制管理法规的人和事进行严肃查处。凡违反机构编制管理规定超设机构、超编进人和超职配备领导干部的，机构编制管理部门要及时查处、限期纠正，落实责任追究。要在中央关于机构编制管理监督检查各项规定的基础上，研究制定实体性、具有可操作性的机构编制违规违纪行为责任追究和处理办法。

六、结束语

机构编制档案是机构编制部门工作的原始记录和记载机构编制工作全面发展的重要文献，是重要的法律资料和信息资料，不但为机构编制部门依法依规开展工作提供事实依据，而且为领导决策提供真实、可靠的数据资料。

（作者单位：吉林省公主岭市机构编制电子政务中心）endprint