试论企业档案管理计算机网络建立的必要性

沈丽辉

摘要：在现代信息技术的推动下企业的发展逐渐融入计算机的应用，计算机在实际中的应用为企业带来极大的便利，在此条件下对于企业档案管理来说其计算机网络建立的重要性也体现了出来。本文从档案管理工作的现状入手，探讨了计算机网络建立对企业档案管理工作所起到的作用，分析了在企业档案管理中存在的不足之处，并根据计算机网络建立内容提出了在实际操作中应注意的事项，全面深入的分析了计算机网络建立为企业档案管理带来的发展契机，使计算机网络可以更好的在实际中进行应用。

关键词：企业档案管理；计算机网络；必要性；要点

目前，档案工作信息化是档案管理工作发展的趋势，也是现代企业发展中对企业档案管理的必然要求。当今企业档案管理已经普遍采用了信息化的模式，但多数还是以单机管理为主，在管理中只是应用计算机对档案进行简单的整理、存储、归档等工作，此种模式显然已经无法适应信息化时代，无法为企业档案管理工作带来发展及变化。为此，对于档案管理来说其必须要寻求新的发展及突破，而计算机网络的建立是目前企业所需要面对的最主要问题与发展需求。

一、企业档案管理计算机网络建立的必要性

（一）减少人力资源应用，提高档案管理效率

计算机网络建立突破了传统档案管理模式的局限，其在应用中可以有效的提高工作效率，通过电子化的档案管理模式可以减少不必要的人力支出，同时相同的档案数据可以进行复制、重复使用，使档案资源利用效率更高。

（二）档案应用更加方便，提高档案管理服务水平

通过计算机网络的建立可以使企业内部形成完整的档案管理网络，使档案资源获取更加方便，档案资源的高度共享使其查询、检索等不再受时间、空间的限制，同时通过计算机网络的应用可以完善档案管理部门的服务功能，使其在实际中可以根据企业内部各个部门的需要提供相应的档案服务。

（三）建立档案数据库，完善档案管理功能

在企业档案管理中建立计算机网络需要具备相应的数据库，这也是档案管理向着现代化、信息化方向发展的必然要求。同时，数据库的建立可以保证档案资源不受外界因素的影响出现损坏的情况，保证此类档案资源可以得到良好的存储及管理。同时通过对档案管理计算机网络的建立，还可以增加管理功能，使档案工作的开展可以满足企业的多方面需求，推动相关工作的开展。

（四）推动档案资源共享，保障档案获取更加全面

计算机网络的建立使企业档案不再只局限于企业内部应用，使档案资源的利用更加充分，在网络环境中通过档案资源共享、推介、交流可以增强外界对企业的了解。同时在网络环境中档案资源的获取也更加方便，有利于信息的采集，从而在其中提取出有用档案资源。

二、企业档案管理中存在的不足

（一）档案管理信息化水平不高

企業档案管理工作中信息化建设是企业发展的必然要求，通过数据库的建立及档案电子化、数据化，使档案管理工作的开展更加高效。但是根据调查发现，目前在企业中档案管理信息化水平整体偏低，其多数处于档案管理信息化的初始阶段，这也使档案管理工作在实际中所具备的功能及服务较少，达不到信息资源在企业内部全面共享及应用的效果，对企业内部各个部门的档案信息不能完全汇总及管理，使档案管理工作没有达到理想的效果。

（二）档案管理计算机网络建立体系不健全

在企业中档案管理的重要性及起到的作用经常被忽略，这也造成了其计算机网络建立没有受到应有的重视，没有相应的体系及制度作为支持，造成档案管理工作中其信息化程度不高，计算机网络建立水平偏低，不能充分发挥出其在档案管理工作中应有的成效。

（三）档案管理工作者专业素质有待提高

为确保档案管理计算机网络化的建立可以顺利施行并运用，要求档案管理工作人员应具备相应的专业技术，保证计算机网络建立可以满足企业需求，并建立起适合档案管理应用的管理系统，同时档案管理人员还需具有专业的管理技能，以此来适应企业档案管理工作的需要。但在实际工作中，一些档案管理工作者对计算机技能掌握不够熟练，对计算机技术更新要点掌握不足，造成其无法满足企业档案管理的现代化发展需要。

三、企业档案计算机网络建立的基本构想

（一）网络建立的基本目标

建立企业档案数据库和档案局域网，将档案局域网联入企业信息管理网和国际互联网，实现档案资源信息共享。档案部门可根据企业的近期基本规划，制定切实可行的方案。技术、资金雄厚的企业可统一规划，一步到位；资金不足的企业可采取统一规划、分步实施的方法，逐步扩大系统功能。

（二）加强人才培训，提高队伍素质

档案计算机网络建设的成败，关键取决于人才。具有高素质、高技术的人员，才能建立高水平的网络，因此，应注重档案人才的业务和网络化培训。一方面，要加强档案业务培训，提高专业知识水平。另一方面，要加强计算机网络知识的培训，不断掌握新知识、新技术，尽快造就一批既懂档案业务、又懂计算机技术的复合型人才，以适应档案计算机网络建设的需要。

（三）保证档案资料的全面性

企业档案管理计算机网络建立要保证每个细节之处认真、严谨、详细。企业内部员工需要全力配合档案管理人员，保证个人档案的真实性，能够正确反映员工在企业的真实工作情况。档案管理人员在进行收集工作时，需要从企业内部各部门管理者、人才资源部门和财务部门做好沟通工作，只有做好基础工作部门，使档案资料更加全面完整，才能促进企业的未来发展。

四、结语

对于现代企业来说，档案管理工作的开展水平在一定程度上反映出企业管理的水平及现代化发展程度，为此在实际中必须要通过合理的技术及方法来建立企业档案管理计算机网络，使其可以适应社会及企业的发展需要。计算机网络建立对企业档案管理具有至关重要的作用，企业管理人员和员工必须充分认识到其价值，是企业的战略制定和未来发展坚实的后盾力量，而且能够提升企业核心竞争力。

（作者单位：云南煤矿安全技术中心）endprint