科技期刊学术会议专栏成功策划策略

张凤丽

科技期刊学术会议专栏成功策划策略

张凤丽

会议专栏是科技期刊选题策划的重要形式。以《应用生态学报》为例，探讨学术会议专栏成功策划策略，介绍制定详细选题计划、获取有效会议信息、会前充分准备、会中积极组稿、会后严控审稿和编加环节等是成功策划学术会议专栏，扩大优秀稿源、提高期刊质量的主要环节。

科技期刊；会议专栏；选题策划

[作 者]张凤丽，硕士，中国科学院沈阳应用生态研究所《应用生态学报》副编审。

科技期刊是科研工作者发布科研成果的重要平台，而学术会议汇集了行业最新的学术观点、最热门的研究报告和最前沿的科研工作者。在学术会议上，与会者的交流报告很多未经发表，且大多为新近研究成果，时效性高、热点多、前瞻性好。搜索有效学术会议信息，进行选题策划，参加学术会议、组织会议专栏是科技期刊编辑扩大稿源、组织优秀稿件、提升学术质量的重要途径。下面就以笔者就职的《应用生态学报》为例，就科技期刊策划会议专栏的步骤和策略进行探讨和剖析，以便期刊同仁分享和交流。

一、搜索学术会议信息，确定专栏选题

目前，有越来越多的学术机构经常定期或不定期举办各种形式的学术会议，以便同行学者之间的学术交流[1]。学术会议众多，而科技期刊编辑的时间、精力有限，如何搜索选择与本期刊刊登范围、办刊宗旨相符合的学术会议是确定专栏选题的首要工作。可以通过“中国学术会议在线”（http：//www.meeting.edu.cn/meeting/indexS.jsp）、“科学网”（http：//www.sciencenet.cn/）、相关学会（中国生态学会及各专业委员会）网站等获取会议信息[2]，也可通过与专家、作者、读者的日常沟通中获得相关会议信息。对关注的会议，如果已经有正式的会议通知，则下载后仔细阅读，如果会议通知上标明了会议论文会统一推荐到某期刊发表，则进行组稿的意义不大，当然编辑也可参会进行学习和交流；如果还没有正式的会议通知或者会议通知上没有写明推荐到某期刊发表，则可重点关注进行选题策划工作。《应用生态学报》编辑部每年年初都会让编辑列出学术会议参会及组稿计划，督促专栏选题策划工作。有的会议为大型的综合性年会，则可以根据刊物既定目标，针对每个分会场议题进行专栏的选题策划工作。选题确定后，要列出详细的计划和实施步骤，每个步骤制定具体的可操作的时间节点，尤其是刊出时间，最好小于刊物正常的出版周期，以突出时效性，并列出可能出现的情况及应对措施，以保证会议专栏的顺利实施。例如：中国生态学会每年都召开学术年会，以此为契机，《应用生态学报》从2011年起几乎每年都针对此会议列出选题计划，策划会议专栏，至今已经出版了5期（表1），收稿200余篇，刊发80篇，占各期总发稿量的40%，反响较好。

表1：《应用生态学报》2007—2016年发表专栏统计

二、参加学术会议，进行组稿工作

（一）会前充分准备材料

参加学术会议是进行会议专栏组稿工作的关键环节，会前准备工作必须充分到位。首先要与会务组工作人员（最好是主要负责人）通过电话、邮件联系，阐明专栏征稿意向，并征求组稿形式。如果会务组能配合在会议通知中注明会议论文推荐到本期刊发表的相关内容是最好的征稿形式。如果会议通知中没有相关内容，则需要编辑在参加会议前印制征稿启事、专栏宣传单（卡片，书签），或者制作宣传海报，准备期刊介绍的幻灯片等。以上材料务必详细列出专栏的名称、投稿的渠道和具体的操作方式、征稿截止时间、拟定刊发的具体卷期等内容，使参会人员在会后投稿时能对整个专栏有详细的了解。有自建网站的期刊，在组织会议专栏时也可在网站中发布征稿启事及会议通知等内容，以便作者及时了解相关信息。

会议报道要提前到达，以便及时与会务组联系，如果能将征稿启事或者宣传单放到会议资料中，与会务组一起发放，则比较省时、省力，提高效率；如果不能，则需在会议报道时间或者会场发放宣传资料。还需与会务组协调海报的放置位置和时间，正式会议期间主办方如果能安排时间介绍期刊，则需提前准备好幻灯片。除了上述组稿的准备工作外，为了在会议期间与专家、科研人员更顺畅地交流，还要提前查阅资料，对参会主要专家、学者的主要研究领域和研究内容有大概的了解，以便对重点组稿对象进行针对性地约稿[3]。凡事预则立，会前做好准备工作会起到事半功倍的效果。例如，“中国青年生态学工作者学术研讨会”每两年召开1次，编辑积极与主办方“中国生态学会”联系，得到组委会的积极配合，在会议通知中直接将《应用生态学报》作为会议论文的推荐期刊，并在大会上对投稿方式和截稿时间进行了简短的介绍，这有力地推动了会议专栏组稿工作的进行，使会议专栏顺利出版。

（二）会中积极宣传约稿

做好了会前的准备工作，那么会中除了按部就班对期刊进行全面宣传外，听报告和会下交流也是组稿的重要形式。会议报告一般分为主会场报告和各分会场报告，主会场报告时间、地点统一，可以全程参与，而且报告人一般都是研究领域内最杰出的学者和特邀嘉宾，所以他们的报告要仔细聆听，做好记录，尤其注意他们所在研究团队的状况，标记好联系方式，以便会后跟踪组稿。各分会场报告由于时间、地点的限制，不能全部参与，则需将会议内容进行比较，选择参会，如可以选择编辑感兴趣的研究内容，既能组稿，又能学习；也可以参加有熟知专家的报告，既能重点约稿，又能利用会议间隙交流，增加重点稿件约稿的成功率[4]。总之，会中编辑要统筹安排，仔细策划，主动出击，既要全面宣传期刊，也要针对重点对象约稿，充分利用有限的时间，提高期刊知名度，争取为会议专栏组织到更多优秀的稿件。

（三）会后跟踪组稿

会议结束后，要立即建立会议专栏的投稿渠道，因目前大部分科技期刊都有网站及远程投稿系统，因此需在系统中拟投稿栏目新建会议专栏，这个工作也可在会前就提前做好。会议稿件投稿有两种形式：一种为编辑部与会议主办方协商，经参会人员同意，统一组织投稿，一种为参会人员自己投稿。前一种形式来稿比较集中，便于编辑部统一处理，后一种比较灵活，但时间跨度要大一些。对于重点约稿的对象，编辑会后要与其保持联系，提醒栏目截稿时间，当然对于一些特殊情况，在不耽误稿件处理和刊出的情况下，时间可以灵活掌握。在适当的时间，如专栏征稿截止前一个月，针对会议参会人员统一发送邮件，提醒时间和投稿方式，并对回复人员最好标记。对于明确不能投稿专栏的专家、学者也要最好标记和分类，定期联系或者推送期刊论文内容，使其成为期刊潜在的审稿专家和作者群体。

三、会议专栏的按期出版

（一）严控审稿

会议统一组织的稿件，因为数量较多，作者的水平层次不一，稿件质量参差不齐，必须经过严格的三审制，对于集中来稿的会议稿件，本刊的经验是：先请会议组委会指定一名或多名专家进行初筛（初审）工作，然后将符合要求的稿件集中交予编辑部处理，编辑部一般还要邀请至少两名专家进行外审，对文章的学术质量进行把关，最后主编终审通过后发稿，这就保证了所组稿件的学术质量[5-6]。对于参会人员自由来稿的情况，则按照正常的三审制进行审稿工作。

（二）仔细编辑加工和校对

专栏稿件通过三审后进入编辑加工阶段，编辑从文章组织形式、语句表达、图表编排、单位和符号规范、参考文献核对等方面对文章进行仔细编辑加工，与作者进行多次沟通修改，以使文章达到编排要求。校对阶段严格执行三校一读和责任校对制度，对于问题较多的稿件，增加校次，以减少差错率，保证专栏稿件的出版质量。达到齐、清、定的稿件统一排版，并完成校对后，责任编辑需要撰写编者按，对会议专栏进行简单的介绍，对专栏来稿量、刊发量等作一个简单的总结，并刊登在栏目第一篇文章的第一页处。以《应用生态学报》为例，为了突出专栏效果，扩大影响，一般都将专栏文章放到当期的第一部分，则编者按放到当期首篇文章的首页。

（三）按期出版

由于专栏来稿的时限较长，审稿工作是逐步进行的，因此必须注意时间节点，以保证专栏文章的时效性，这就需要审稿、编辑加工、排版、校对等环节交叉同时进行，编辑需统筹兼顾，细致分类，认真严谨地做好每个环节的工作，并规定完成时限。以《应用生态学报》2016年第4期发表的“中国生态学学会2015年学术年会会议专栏”为例，该专栏文章投稿时间达4个多月，有的作者在参会前投稿，审理完成后即进入编辑加工和排版阶段，分批次甚至单篇进入后面处理环节；有的投稿时间较晚（会后一段时间投稿），就需要编辑加快每个环节的处理步骤，加班加点完成审理、排版和校对工作，最终使所有文章都按照刊出计划在2016年4期按时发表。

四、需注意的问题

首先，选题是策划会议专栏的重点，不同类型的会议要制定不同的选题计划。对于参会人数较多的大型综合类会议，是针对整个会议征稿，还是针对某个分会场征稿，要目的明确，因为这涉及编辑的分工协作以及预估的来稿量大小；而对于参会人数较少、研究内容较窄的专业会议，由于预期来稿量不大，在组稿时一定注意跟踪潜在作者，主动出击，务必落实目标作者，否则稿源不足，会影响专栏的刊出效果。其次，对于组稿和刊出时间的把握，会前组稿还是会后组稿，还是两者都有，根据不同情况需制定不同的组稿时间节点，周期以4—6月为宜，太长对于先投稿的作者不公平，太短作者没有足够的时间撰写文章；刊出周期也需适宜，考虑到时效性和编排周期，一般比期刊正常周期短1—3个月为宜，这样既能吸引作者来稿，又能保证审理和编排时间，对于自由来稿的稿件也不会因专栏的出版而推迟太长时间。第三，需注意版权的问题。有的会议论文结集出版，有的作为内部资料交流。对于正式出版的论文，不能重复刊登；对于内部资料需与作者确认是否有在线发表等其他形式的传播，以免产生版权纠纷。

学术会议汇聚的信息为学科前沿、内容集中，针对性强，策划会议专栏，对会议专题进行集中报道，既能突出时效性，又能产生集团效应。由于《应用生态学报》在组织学术会议专栏中策划周到、操作规范、时效性强，受到了参会者和会议举办方的一致好评，很多会议举办方再次举行会议时都提前与编辑部联系专栏事宜，保持了长期的合作关系。2007—2016年，《应用生态学报》共发表专栏13个，几乎每年都有1—2个专栏发表，且“中国青年生态学工作者学术研讨会会议专栏”和“中国生态学学会学术年会会议专栏”为系列栏目，分别连续出版4期和5期，在读者中得到了较好的反响。《应用生态学报》连续4年影响因子稳居学科前1位[7]，获得“中国最具国际影响力期刊”称号，并获“中国科协精品科技期刊TOP50项目”资助，学术会议专栏的成功策划为其组织优秀稿源，提升期刊质量起到了重要作用。今后，我们要继续丰富学术会议专栏组稿的形式，如借鉴其他期刊主办学术会议的经验[8-9]，积极扩充稿源，引领科技创新，传播最新科研成果，提升期刊质量，打造精品科技期刊。[本文系精品科技期刊TOP50项目（2015—2017）]

[1]廖光勇，李春，沈颖，等.借助学术会议提高科技期刊办刊水平[J].中国科技期刊研究，2013，24（6）：1189-1192.

[2]郭雨齐，董萌，王桂颖.科技期刊编辑参加学术会议策略[J].中国科技期刊研究，2011，22（1）：142-144.

[3]王维朗.学术会议是青年编辑成才的好平台[J].编辑学报，2013，25（3）：304-305.

[4]张淑敏，辛明红，段为杰，等.如何通过学术会议促进组稿和审稿工作[J].编辑学报，2014，26（1）：52-54.

[5]张凤丽.跟踪学科前沿，组织优秀稿件[J].中国科技期刊研究，2013，24（4）：743-745.

[6]邓美艳.《沈阳工业大学学报》的专题组稿[J].中国科技期刊研究，2008，19（5）：855-857.

[7]中国科学技术信息研究所.2016年版·中国科技期刊引证报告（核心版）[M].北京：科学技术文献出版社，2016.

[8]周立忠.由科技期刊主办的学术会议选题方法探讨[J].编辑学报，2011，23（5）：422-423.

[9]潘淑君.办好学术会议，促进期刊发展[J].编辑学报，2009，21（3）：236-238.