加强房地产交易登记档案管理的探索

潘长喜

摘 要：房地产交易在现今社会是十分普遍的情况，从一定程度上来说，房产交易从很久以前就存在。随着经济的快速发展，人们对于房地产也越来越重视。房地产不但能代表一个人的资产，更能体现一个人的社会水平。对于档案部门来说，房地产档案本来就属于非常专业的档案，其不但具有一定的经济价值，更具有保存价值。房地产交易登记档案对于交易双方来说都是十分重要的，对于社会档案管理来说也有十分重要的意义。房地产交易档案不仅能反应国家在一定时期的政治、经济文化水平，更能体现国家整体的发展水平。每个国家都有自己独特的房地产交易登记方法，更有自己特殊的档案管理方法。本文作者从事多年房地产交易登记档案管理工作，通过对自己以往工作中的经验总结，结合自己所查询书籍得出的房地产交易登记档案管理办法，归纳如下，希望可以给每个从事房地产交易登记档案管理的人员合理参考。

关键词：房地产档案；登记；信息化

房地产档案登记管理是全面进行房地产管理的一项基础工作。如何让房产档案工作更好的为经济发展服务、满足社会需求成为房产管理部门亟待解决的问题。

1、加强房产档案信息系统建设

加强房产档案信息系统建设不是纯粹的把手工管理模式搬到电脑上，而是以数据的形式，对储存数据进行合理的存储、分发和运算，房产档案信息管理需要构建档案信息资源共享体系，构建互联互通、分布共享的档案信息服务通道，从而使得房地产档案信息的共享将成为可能。这就需要档案管理部门要加强对房产档案信息的采集工作，房地产档案信息系统要与房地产交易系统有效结合，房地产交易中产生的房产信息可以便捷的进入房产档案管理系统，保证了全面有效的房产信息资源。另外，对于以往的房地产档案信息也要采用有效手段，以扫描、手工录入或者相机拍摄等手段归入房产档案系统，海量的房产信息在搜集完毕后，还要进行有效的归类和组合，建立清晰的房地产档案信息数据库。另外，由于房地产市场交易的频繁变动导致房屋产权不断进行调整，作为档案管理部门要及时对新的房产信息进行更新和整理，对档案管理软件不断升级，保持信息与产权变动的同步性，实行房地产档案的适时管理。

2、保障房登记档案管理

随着我国保障房建设规模的扩大，保障房登记档案管理工作的重要性开始凸显。国家房地产管理部门明确要求，市、县级住房保障主管部门，应当依法建立住房保障档案信息利用制度，利用住房保障档案信息，为住房保障申请、审核、分配、复核、退出等管理工作服务，为房屋管理、使用、维护提供依据。且应当依法建立住房保障档案信息公开和查询制度，规范公开和查询行为，依法保障住房保障对象的合法权益。市、县级住房保障主管部门应当配备必要的档案管理人员，确保档案安全，统筹安排档案管理经费，确保足额到位，并严格按规定用途使用，不得挤占、挪用。要求对住房保障对象档案按照“一户一档”的原则，在申请人获得住房保障后三个月内完成归档。住房保障房源档案按照“一套一档”的原则，建立保障性住房的基本情况、使用管理情况，在房屋分配使用后三个月内完成归档；成套房屋应当按套建立档案，宿舍应当按间建立档案。建立纸质档案并同步建立电子档案，相互印证。对于有不按规定归档、涂改伪造档案，以及擅自提供、抄录、公布、销毁、出卖或者转让档案等行为的责任人员，依照公务员法、档案法等法律法规给予处分；构成犯罪的移交司法机关依法追究刑事责任。

3、建立房屋的全生命周期档案管理

随着经济社会的发展，近年来，我国已建成房屋建筑物的面积不断增加。由于不同时期建造的房屋有不同的设计标准，在使用过程中，材料老化、房屋改造装修等，严重影响了房屋的使用安全及使用寿命。目前的房地产档案信息大多集中于房屋权属、面积、户型以及交易过程等信息，反映不出来房屋质量状况目前，我国还没有比较完整的针对房屋建筑物在长期使用直至拆除阶段安全管理的法律法规，相关机构和资金也不能有效应对房屋建筑物的安全管理工作。而国外的房子看起来都很整洁是因为当地有一套完整的房屋档案，政府会定期按照年份给房子做检查、维修，这种做法值得借鉴。为了全面掌握各类房屋的“健康”状况，今后我们可以建立房屋的全生命周期档案，包括建于什么年代、什么结构、设计者和施工者是谁、产权人是谁、曾经遭受过怎样的自然灾害、什么时候对房屋进行过维修，以及什么时候进行过安全鉴定等，从房屋的开发建设到最终的拆除，所有的情况将全部计入档案中。而且该档案也会实时动态更新，“比如某房屋的公共部位进行了维修，物业公司随后就要把相关记录上传，记入档案。”可供业主或者其他相关权利人查询。从房屋的开发、建设到交易、登记情况，再到建成后的物业管理、使用维护直至最终拆除，房屋在其全生命周期之中的各种情况都将一目了然。将为政府的宏观决策提供支持。同时，也将服务于一些具体的工作。比如住房限购中核查购房人已有住房的情况，保障房资格核查申请人住房情况，差别化税收和贷款中核查首套房、二套房等，都可以利用全生命周期档案查询，此外，通过信息的接口，还为地税、统计等部门提供了房屋的信息。由于住宅房屋的一些情况涉及隐私问题，因此档案并不会对外公开。但进行房屋产权转移交易时，市民可以提出申请，查询房屋的交易记录等内容。

4、破解产权登记的遗留问题

每种制度都有优点，也当然不可避免的拥有缺陷，房产产前登记中就有很多的遗留问题。通过对这些遗留问题的处理了，不但能提升房产交易登记档案管理的质量，更能为更好的服务人民打下基础。在很多人购买商品房时，对于商品房交易登记程序和手续不是十分的了解，这不但导致买房登记的人多跑很多冤枉路，更导致对我们房地产登记交易部门的不满。因此，经过对传统房地产登记的思考，通过改革传统的房地产交易登记模式，不但解决了买房者的困扰，更为我们更好的对交易档案进行管理垫定了基础。

5、努力提高房地产档案管理者的素质

不管从事什么行业，很多时候人员的多变性是导致问题发生的原因。因此要想从根本上加强房地产交易登记档案管理，最重要的也是最实际的就是提高房地产档案管理者的素质。只通过日常的技术培训、思想教育培训，对每个员工来说都是不够的。想要日程交易登记档案管理的好，还要进行更高层次的管理。首先要根据每个档案管理人员的不同条件，进行具体的知识培训和素质培养，以求达到更适合工作的水平要求。在工作中遇到问题时要树立换位思考的思想模式，以求达到在发生问题时能够更好的处理和解决。对于员工的日常培训，不能单单是进行单方面的知识培训，要加入多方面的知识，更要以提高每个员工的素质为基本要求进行培训。对于不断融入人们生活的新技术，也要要求每个员工都能熟练掌握和运用。通过培训以求每个档案工作者都能有熟练的技术水平，高尚的道德素质和较高的素质。

總之，加强房地产档案登记管理，已成为当前房地产档案管理工作的重要课题。作为房地产档案管理人员要充分认识到这一点，在实际工作不断探索档案管理的手段和方法，切实提高房产档案管理水平。

参考文献：

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[2]陈明.市场经济条件下房地产档案工作的发展与忧患[J].城建档案，2003（ 2） .

[3]罗海荣.房地产档案管理浅见[J].档案与管理，2002（ 3） .endprint