信息时代档案管理工作面临的问题及对策

王小曼

摘要：随着时代的发展和人口的增加，对于档案的管理工作也提出了更高的要求。在信息化的时代背景下，在档案的管理中使用信息技术和计算机网络成了大势所趋。尽管档案信息化管理有着明显的效果，但是这一技术也存在许多问题，比如软件不兼容、未建立统一规范和安全性有待提高等等，因此，需要管理人员统一规范标准，加强信息化建设，加强网络监管力度，使档案管理更加具有效率。

关键词：信息时代；档案管理；问题；对策

一、引言

随着社会经济的发展和信息化技术的进步，计算机的使用已经得到了普及，由此带来的便利提升了整个时代的发展步伐。这一技术在档案管理中同样使用。档案管理是一项繁杂的工作，随着各个机构、组织的人口数目的增长，时间的延长，档案管理的工作负担逐渐增加，因此，对于新技术来简化工作流程，增加系统性的要求十分迫切。信息时代下这一要求有了实现的可能性，利用电子软件对档案进行分类和科学的管理，极大地提高了档案管理工作的效率，减轻了档案管理人员的工作负担，降低了管理档案的成本，此外，对于人员的档案迁移也提供了更加简便的方式。但是，在实际操作过程中，利用信息技术进行档案管理的效果受到很多因素的影响，设计多个方面包括管理设备、建立完善的管理制度以及健全信息化网络技术支持和人才的培养输送等等，效果并不完全令人满意，因此，本文对于信息时代下档案管理工作的现状进行了分析，并对于档案管理工作的问题提出了解决措施。

二、信息时代档案管理工作相较传统工作模式的优势

传统的档案管理方式主要是通过人力进行纸质材料的管理，在这种方式下，一是档案占据的空间大，需要进行专门的管理，相应地，在如此多的档案中想要查询某一个人的档案就会有很大的工作量，给档案信息管理工作带来极大的不便利。而是为了防止纸质材料的受损，遭到虫害、潮湿以及火灾等影响，需要投入人力和财力进行管理，增加了工作人员的负担，也为档案管理的发展增加了阻碍。而信息时代的档案管理工作主要包括档案资料的采集以及录入、在电脑上查看、调阅、共享和传输，它是以无形的信息储存在电脑中，并且按照电脑的软件要求进行分类管理，通过不同的文件夹的建立区别各个机构的档案，并提供查询功能，想要调查一个人的档案，可能只需要轻点鼠标，很快就能得到消息，如果有人的档案需要调走，可能在调出和接受双方协商好的情况下，可以在网络上进行转接，极大地简化了工作流程，为管理人员，也为办事人员提供了便利。信息化手段的引入对于档案管理的帮助是巨大的，能使其充分发挥作用，列社会的发展起到了促进作用。

三、信息时代档案管理工作出现的问题

正如上所言，档案管理实际操作的时候收到很多因素的影响，因此，会出现各种问题，最为典型的分为以下几种：

（一）管理软件各异，未形成统一的软件

这一点十分普遍，尽管信息化技术的引入为档案管理提供了极大地便利。但是各个单位、机构使用的信息输入的软件不同，软件对于信息的要求也不同，很多單位的档案信息管理软件无法兼容，对于信息的转接和共享提出了挑战。目前，各单位尚未形成通用的管理软件，对于档案管理人员提出了挑战，为档案管理工作的开展带来了不利影响。

（二）档案信息化管理体系不健全

因为档案的信息化管理是依靠电子计算机技术的。它本身有着信息化的属性，只有健全档案信息化管理的体系，制定规范的管理标准和程序，才能提高档案信息化管理的效果。但是，目前我国的档案信息化管理水平参差不齐，各单位各自为政，缺乏规范性和统一性，在档案信息的共享利用以及转接上提供了限制。此外，在档案管理部门的编制不完善，在档案的输入过程中对于信息的要求程度、要球项都存在差异，甚至很多软件因为技术原因不能兼容，这些因素都为档案信息化管理的进一步开展增加了阻碍。

（三）对于计算机的依赖过大，其安全性有提升空间

档案的信息化管理通常是利用登录名和密码的验证来确保信息的安全，但是由于这一方法依赖电脑进行信息录入、调阅、共享等等，一旦电脑系统受到侵犯，或者说受到木马、病毒的攻击，档案就很容易被攻破，比如说在最近的勒索病毒WannaCry，波及99个国家7.5万台电脑被感染，许多高校的信息被盗，对于档案的安全性提出了很大的要求。此外，这一电子化手段一旦电脑出现问题，档案的查阅和管理就会难以进行，如此的过度依赖电脑也使档案的管理受到了限制。

四、解决档案管理工作的问题的措施

针对档案信息化管理过程中存在的问题，提出几点措施，以下是详细阐述：

首先，针对软件不统一，兼容存在问题，需要进一步加强信息化建设，引进先进的技术，可以利用软件进行编程，并对文字档案进行识别、存储，实现软件的兼容，进而利用传输平台进行传输和备份，实现大量档案信息的管理。

其次，完善档案信息化管理的体系。对于档案信息化管理的配置进行统一要求，并且根据实际情况对于档案管理的工具进行统一化管理，尽可能实现终端的一致，减少软件的不兼容以及信息的要求不一致的情况出现。

在这，针对档案信息化管理的安全性问题，需要加强验证保密的作用，加强防卫机制，并且及时进行信息的备份。管理部门还可以增加网络系统的监管力度，安装最新的杀毒软件进行保护，同时隔离内网和外网，减少信息被盗的可能性。

五、结论

档案管理是对众多人员的信息的整合，信息化管理系统极大地减少了工作人员的负担，提高了工作效率但是受众多因素的影响，需要管理部门统一规范标准，加强信息化建设，加强网络监管力度等，进而使信息化的档案管理更好地发挥作用。endprint