浅析无纸化办公下档案资源整合构建的策略

马云

摘要：随着社会中的信息化元素越来越多，社会中的很多行业中开展的工作也逐渐别染上了信息化的色彩，尤其是档案管理这方面的工作，档案管理活动无论是对于企业还是社会来讲，都是一项具有极高的价值的管理任务，而随着企业办公环境出现的变化，一种无纸化的办公理念逐渐出现在现代企业之中，这种新型的工作理念，同样也给整合构建合理的档案资源系统带去了新的思路，本文根据对档案资源的理解，对在无纸化办公条件下的档案资源构建以及整合方式进行分析。

关键词：无纸化办公；档案资源；整合构建；策略

无论是哪一种类型的档案资源的系统构造都比较复杂，而在对档案资源进行应用的时候，需要先对其进行整合，并构建较为完善的档案资源系统，提升使档案资源相关的工作更加具有条理性，而当前的企业办公情况逐渐向无纸化的方向进行发展，这种新型的办公方式，不仅能够提升办公工作的效率，还能减少纸质资源的浪费情况，这给档案资源管理这项工作带来了进行改变的思路，可以在无纸化的档案管理环境中，对其进行整合以及重新构建。

一、将档案资源的主要内容进行信息化转变

在无纸化的办公环境之中开展整合档案资源的工作，首先需要对其内容进行改造，不仅仅要将纸质档案转化为电子形式的档案，还需要将档案中的具体内容加入到计算机的信息系统之中，在对档案资源进行存储的时候，一般是将重要的档案资源进行统一存储以及统一管理，在档案信息相关的数据信息库之中就可以对需要的目标档案资源进行快速搜索，将需要使用的档案信息通过整合的方式，聚集在一起，过去使用的整合方式一般是人工整合，而在无纸化的管理要求之下，整合方式逐渐发展为数字化整合，不仅仅将原来的存储方式进行了改变，还将管理以及整理的方式逐渐朝着信息化的形式进行转变，对档案资源整合的具体工作内容进行了合理转变。

二、推动档案资源管理环节中的网络建设工作

想要将整合现代档案信息的工作顺利地开展下去，必须要借助网络的力量，无论是信息的搜索，还是当那的传递，都需要将网络这一个重要元素作为载体与桥梁，借助网络技术，提升档案信息的整合力度，还要对网络进行基础性改造，主要需要对其原有的分散性进行改变，使其聚合能力进一步增加，将档案资源的共享性也进一步提升，而无纸化的运行模式更是给发展网络整合技术提供了更好的建设性的前提条件。

三、加强标准化的档案资源整合工作

档案属于一种特殊的信息资源，是对整个社会发展过程中所经历的各种具体信息内容的记载，是对我国未来发展过程中能够提供各种参考建议的重要内容，它不仅包括这我国政治经济文化各个方面发展的进程，还包括着我国各种教育事业以及整个社会进展的具体记录。所以档案在我国历史发展过程中起着十分重要的作用，并且在漫长的历史发展过程中，将会成为社会整体所依赖的独特财富。但是却因为在整个历史发展进程中，我国档案信息管理的方式不太科学，缺乏标准化的监督管理方式，无论是在档案信息管理的各种软件还是整个档案信息所保存的数据库，都缺乏标准化的监督管理体制，缺乏标准化统一化的各种管理制度。从而对于整个档案数字化信息的实现起着严重的阻碍作用。因此，这就要求我们针对现存这一问题建立一些的计算机监督管理的统一标准，并且标准要从档案管理具体工作的实际内容出发，要建立一些切实可行的标准化监督管理体系，实现整个档案的信息化。

同时，档案的信息整合工作也需要各种各样的标准，一般来说这些标准可以分为四个方面：档案资源整合的标准、档案资源整合的技术标准、档案资环整合的管理标准以及档案资源整合过程中的工作标准。档案资源整合的总体标准，包括术语标准和其他综合標准。档案资源整合的技术标准，包括数据库建设标准和网络基础设施标准，如数字对象标识、通信标准、字符集标准、置标语言标准、元数据、对象数据、档案信息安全标准等。档案资源整合的管理标准。档案资源整合的工作标准，包括接入系统的各个信息服务机构的日常工作与服务标准规范、工作流程等。

四、提升法律的保障作用

要想实现档案信息资源的整合，首先要制定、整合和建设相关的各种专业法律、法规、条例，因为，只有通过立法，实现档案信息资源管理的法律化，以法律来约定整合进程中可能出现的一些新问题，为整合建设创造良好的法制政策环境，才能有效并最大限度的促使档案信息资源整合进程的顺利发展。在制定整合建设的专业法律时，应对目前我国档案信息资源管理中存在的问题做深入的研究，同时寻求多方面的努力，合理开发多条渠道，学习其他国家在这方面的现金经验，抓住成熟时机来进行。从而确保制定出来的法律法规能够较好地解决实际问题，可以化解尖锐矛盾，同时要符合整合建设的客观规律。在我国法律、法规中规定的原则性比较明确，实施细则不够细化，缺乏适合的实时操作性的条例。所以积极开展档案信息资源整合法律法规中既要有理原则规定，又有实践操作规定。

在信息化环境下进行档案信息资源的整合，信息安全也是整合共享必须考虑的核心问题。档案信息的安全保护，除了技术和管理手段，更重要的是建立健全法律法规，以法制来强化信息与网络安全，给档案资源整合工作提供更好的工作环境。

五、结束语

本文借助对无纸化办公环境的了解，对构建无纸化的档案资源整合体系的主要策略进行分析，想要进行无纸化的档案资源整理工工作，首先需要对原有的档案内容进行转变，无论是档案的外在形式，还是档案资源的具体内容，都需要实现无纸化，信息元素的主要载体就是网络技术，因此与档案资源相关的网络建设工作也需要被发展，整合档案资源这项工作一般属于综合性工作，主要是因为其涉及到的环节也相对较多，档案资源的整合人员需要提升自己在整合过程中的业务能力。endprint