浅析医学院校学生档案管理的问题和对策

摘 要：医学院校学生档案记录着医学生在高校学习期间完整的成长过程，关系到医学生的就业和生活，是医疗单位选拔人才的重要参考。然而，目前医学院校学生档案管理存在着制度不全、重视程度不高、模式落后、专业性得不到体现等诸多问题。针对这些问题，本文提出了一些对策。

关键词：学生档案；医学院校；学生工作

学生档案是关于学生专业素质、道德品格、个人能力的历史记录，反映了学生的成长足迹和综合素质，尤其在医疗行业，医学生档案对培养和选拔合格的医疗人才，提高医疗质量和改善医疗环境具有积极意义。

1做好学生档案工作的意义

（1）对高校来说，学生档案是教学评估和反馈的重要资料。学生档案不仅能够帮助教学管理人员掌握学生的实际情况，进行针对性的思想教育，还能够帮助高校及时发现教育教学中存在的问题，改进教学工作。因此，做好学生档案管理工作对高校提高办学质量，寻求可持续发展具有重要意义。

（2）对用人单位来说，学生档案可以帮助他们从学校更多地了解应聘学生的真实表现和真实能力，在众多的毕业生中选择适合岗位的优秀的高校毕业生[1]。尤其是医疗机构对人才的要求更加严格，除了成绩，还需要医学生有着扎实的专业知识、熟练的临床技能、科研创新精神、健康的心理素质和良好的诚信情况。洽谈会和各种面试只能作初步了解，学生档案才是最能全面真实反映医学生综合素质的材料。因此，做好学生档案管理工作是医学院校对社会负责的重要体现。

（3）对个人来说，学生档案能够记录、帮助和监督学生的素质发展，在进入社会后，对学生的就业选择、社会保险、职称评定、退休养老和出国审查等都有着密切关系。因此做好档案管理工作、普及档案教育是学校对学生应尽的义务。

2学生档案管理中存在的问题

（1）重视程度不高，管理体制不健全。由于国家缺乏具体的法律法规，各高校的档案管理制度不够严谨科学，学生档案没有得到足够的重视，档案管理工作往往由某个行政部门兼职，或者分散到院（系）管理，人员和经费缺乏。各个管理环节没有统一的标准，在收集归档、转递和查询借阅等方面容易出现混乱，阻碍学生个人和用人单位了解和利用档案。

（2）档案内容不完善，专业性无法体现。目前许多医学院校的学生档案的归档材料仍然是基础性文件，仅包含学生成绩表、学年鉴定表、学位证书和奖励处分材料等，医学生的专业技能、科研创新能力等专业素质得不到体现，医疗单位很难对学生进行全面了解，严重影响了医疗单位选拔高素质医疗人才。

（3）档案管理模式陈旧，利用率低。目前大部分高校学生档案管理电子化、网络化程度不高，在材料的收集、整理、保存和转递过程中容易出现资料丢失、纸质档案长期存放中受损等问题，查阅起来材料繁多、程序复杂，造成了现在学校内部只统计少分析，用人单位放弃通过档案了解求职人员素质的局面。

（4）宣传程度不够，学生档案意识淡薄。一些高校档案管理不规范，宣传工作不到位，档案知识没有普及。种种原因造成学生对档案相关知识所知甚少，很少利用档案、不知道如何利用档案，没有意识到其重要性和价值，填写时不认真，事后不关注，毕业后对档案更是采取无所谓的态度，这也是造成学生档案利用率低的一个原因。

3应对医学院校学生档案管理问题的具体措施

（1）完善学生档案管理制度。明确高校档案部门与各部门在学生档案形成、转递和管理工作中的关系与职责，实行“谁主管，谁负责；谁经办，谁负责”的原则，形成层层负责、职责分明、齐抓共管的档案工作机制[2]。其次，学生档案管理应当规范细化基础标准、文件标准和程序标准，根据本校实际情况，建立健全的规章制度，确保学生档案的科学管理和有效利用。

（2）適当扩大收集范围，充实档案内容。由于目前社会上医疗环境复杂，医疗任务艰巨，为构建和谐的医患关系，改善行业环境，医学院校除了做好基础性材料的管理工作外，还需要根据实际情况，增加以下一些内容：①关注学生实践能力和创新精神，建立完整的临床实习档案。②建立诚信档案，包括考试不作弊，不剽窃他人研究成果等学习情况；不出具虚假贫困材料，不蓄意拖欠应交费用等经济情况；参加社团、社会实践等实践情况[3]。③完善大学生心理档案建设和管理。每年对学生进行心理健康普查，筛选出有心理障碍的学生进行动态跟踪并及时提供帮助，培养积极健康的医疗后备人才。

（3）建立电子档案系统，提高档案利用率。电子档案的建立，有利于提高档案的完整性、真实性和可利用性，节省各部门人力物力，提高工作效率。学生档案实现电子化、网络化后，档案部门可以全面完善学生信息，及时跟踪录入学生发展过程；教务部门可以对大数据进行分析统计，调整专业课程和教学情况；学生工作部门可以根据学生情况进行动态跟踪教育；用人单位查询毕业生信息简便快捷，可以及时、全面获得求职学生信息。总之，推进高校学生档案管理现代化，是提升高校管理水平、服务人才的现实需要，是适应社会发展需求、服务用人单位的现实需要，也是高校学生档案管理工作自身发展的现实需要[4]。

（4）做好校园宣传工作，加强学生档案意识。一是采取多样的宣传形式，可通过校报、广播站、大学生新媒体中心等校园宣传系统进行档案知识普及。二是设置档案课程，使同学们了解相关法律法规、认识到档案价值，学会利用档案，从而更加重视和支持档案工作，促进档案工作的发展。

4总结

医学院校学生档案是记录医学生成长过程的重要材料，能够全面地反映医学生的综合素质，是医疗单位选拔人才的重要依据，是党和国家检验医学院校教育质量的重要指标。因此，医学院校应重视档案管理工作，完善档案管理制度，普及档案知识，充分利用现代化信息技术，使学生档案能更好地服务于学生就业。

参考文献：

[1]吴国登，张杰.高校学生档案管理中存在的问题及对策探讨[J].科教导刊，2009（16）.

[2]张妍.高校学生档案信息资源的前端控制与全程管理[J].黑龙江档案，2012（6）.

[3]陆赋生，阮积晨，陈慧，刘正炼.医学生诚信档案的建立和作用探讨[J].高等医学教育，2006（7）.

[4]郑瑾.浅析全面提升高校学生档案管理现代化水平[J].常州信息职业技术学院学报，2014（6）.

作者简介：

陈戈（1977.11—），男，汉族，河南郑州人，在职研究生，助理馆员，河南省中医院，研究方向：档案管理。endprint