探究Word软件在日常办公中的应用

【摘要】：在计算机技术不断普及的形势下，Word軟件开始被广泛的应用在办公系统中，此软件作为office软件中的一种，具备了强大的文字处理功能，在企业的日常办公中发挥着重要的作用，因此，办公室工作人员需要掌握此软件的应用方式。本文从文档处理、恢复、数字化处理三个方面分析了Word软件的应用。

【关键词】：Word软件；日常办公；应用方式

引言

Word软件为用户提供的是文档创建和出处理的相关工具，让操作者能够更加简单便捷的处理文档。在信息技术不断发展的形势下，Word软件也会进行相应的技术更新和功能添加，此软件创建文档的专业程度在逐渐提高，为越来越多的工作者提供了便利条件。

1.文档处理方式

1.1多个文档之间的切换

在日常办公中，经常会出现需要同时打开多个文档的情况，为此，操作者可以采用以下方式：先选中需要的全部文档，按回车键，此时Word软件就会自动打开所选中的文档；在选择文档时，如果要连续选择文档，可以先按下Shift键，随后用鼠标单击所需要的文档名称，如果要不连续选择文档，可以先按下Ctrl键，随后用单击所需文档。如果所需要的文档过多，则不能在同一界面上显示，此时应用任务栏切换文档比较麻烦，因此，操作人员可以单击窗口菜单，会在下拉式菜单中发现文档列表带有数字编号，单击所需文件的数字编号就能实现快捷切换。

1.2取消自动添加的符号

例如，系统在换行时自动添加的项目标号和特殊符号，取消过程如下：在编辑文档的时候，单击“格式”菜单，选中“项目符号”这一选项，在弹出的对话框中选择“取消操作”；想要进行永久取消的话，可以先单击“格式”菜单，选中“自动套用”的选项，在弹出的对话框中选择“选项”，再选择“自动更正”选项，随后在“自动套用”选项中取消“自动符号”前面的对号，接下来在对话框中选择“键入时自动选择格式”，并取消“自动项目符号”前的对号，最后单击“确定”选项。

1.3文档保密操作

在编辑和处理一些与政务相关的文档时，操作者要做好相应的保密工作，但是在Word软件中，基础的文档隐藏不能起到任何的保密效果，其他人员在接触计算机时依然可以找到并打开文档，因此，操作者需要应用设置密码的方式来对文档进行保护。密码保存文档的过程如下：选中文档，单击菜单中的“另存为”选项，并打开操作界面，在保存文件名的位置上输入新的保存名称；在“工具”的菜单栏中选择“安全措施”选项，在“文件加密”选项中分别设置打开文件的密码和修改文件的密码；设置好后单击“确定”选项，会弹出在此输入密码的窗口，重新输入后点击“保存”选项即可[1]。

1.4重复使用文档格式

在复制格式时，要先选中所需要的格式，随后应用格式刷，实现对所选格式的重复使用，但是格式刷在每次应用过后都会恢复原始状态，此时，如果需要反复应用统一文档格式就需要重复上述过程。其实操作者可以在选中所学文档格式后，对格式刷进行双击，经过这样的操作后，该格式刷就可以被多次应用，如果需要更换文档格式或者是不再需要所选格式，单击格式刷便可以退出。

2.文档恢复方式

2.1自动恢复

在应用Word软件的过程中，避免不了意外的发生，如：停电、死机、程序响应较慢等，此时，操作人员来不及对文档进行保存，给文档带来了丢失隐患。在计算机和系统恢复后，操作者再次打开软件时，会弹出文档恢复的对话框，为了最大限度的找回未及时保存的文档，可以选择恢复自动保存时间较晚的那份文档。另外，还可以将自动保存的时间直接设置成自动恢复的时间，具体操作如下；打开“工具”菜单，选择“选项”，在弹出的对话框中选择“允许后台保存”选项，并在“保存时间间隔”中选择最短的时间间隔，这样操作者就可以通过“Ctrl+s”这一快捷键来快速保存文档，进而提高文档保存的效率。

2.2修改启动

如果操作者在文档编辑过程中应用了宏命令，经常会出现文档无法再次打开的现象，为了解决这一问题，操作者在打开文档之前，应当修改软件中的基本参数设置，进而有效禁止宏命令。首先，操作者需要打开“我的电脑”，找到Word软件的相关程序，将其中被命名为“Winword.exe”的文件，将其复制到桌面上，在形成快捷方式后打开其属性菜单，在“目标”选项后添加“/m”，随后将所需文件拖动到快捷方式中，便可以有效禁止宏命令的启动[2]。

2.3文本的恢复

在恢复文档中的文本时，操作者可以应用“在任意文档中恢复文字”这一功能，具体操作方式如下：选择“工具”菜单，单击“常规”选项，选择“打开时确认转换”这一选项，再单击“打开”选项，在弹出的对话框中选择“查找范围”，选择文档保存的途径，最后选择“在任意文档中恢复文字”选项，同时选中需要打开的文档即可完成恢复工作。

3.文档的数字化处理方式

3.1调整文本缩进

在文档的段落格式设置中，文本缩进属于基本操作，通常情况，操作者将鼠标直接定位到游标卡尺上，便可以通过直接拖动相应图标的方式来调整文本的缩进情况。但如果操作者想对文档进行更加精确的调整，就需要应用到“段落”菜单，操作者可以单击对话框中的“间距和段落”，在相应栏中输入所需要的文档数据，随后单击“确认”键即可。为了节省操作时间，操作者还可以直接应用快捷键来调整文档，即按住“Alt”键的同时单击游标尺上的相应图标，此时，游标尺上会显示出相应的数据，操作者便可以结合这些数据展开文档的调整工作。

3.2调整图片的大小

操作者在文档中插入所需图片后，往往需要对图片的格式和大小进行调整，操作者要双击要调整的图片，在弹出的对话框中选择“大小”這一选项，通过调整按钮直接调整图片的大小。为了确保图片能够被全方位的裁剪，操作者可以在上述操作的基础上调整图片的旋转角度。

3.3调整表格

在文档编辑中，经常涉及到表格的绘制和插入，设置表格相关属性的方式如下：选中整体表格，随后单击鼠标，在弹出的对话框中选择“表格属性”这一选项，在接下来弹出的对话框中依次选择需要调整的表格项目，在“指定宽度”一栏中输入相对应的数字，便可以实现对表格属性的多方面调整。另外，在调整表格的过程中，操作者也可以调整表格和周边文本的排列格式和距离，单击“表格”菜单，点击“文字环绕”选项，便可以实现对表格和文档的调整。

3.4调整文本框

当Word软件处于默认模式下时，文本框和文字之间有一定距离，此时操作者要想调节两者之间的距离，就要选中调整文本框的边缘，在弹出的对话框中选择“文本框”选项，进而对文本框的内边进行调整，调整文本框和文字之间的距离。

总结

掌握了Word软件在日常办公中的基本应用方式能够在提高工作效率的同时，减少工作的失误次数，有效避免了大多数的文件丢失问题，提高了工作时间和资源的合理配置程度，有利于企业的发展和进步，并且Word软件还具有操作方式简单等优势。

参考文献：

[1]李小珍.Word软件在日常办公中的应用技巧[J].计算机光盘软件与应用，2015，06：93+89.

[2]廖祁勇.Word软件在现代办公中的应用[J].全国商情（理论研究），2013，19：32-33.

作者简介：谭娟，女，黑龙江哈尔滨人，学历本科，毕业于哈尔滨师范大学，现有职称：助理工程师，研究方向：计算机科学与技术。