信息化背景下档案管理改革初探

李宁

摘 要：随著网络技术和信息化技术的普及，人们获取信息的形式变得更加方便快捷。与此同时，人们也更加渴求在获取档案信息和资料的时候能够获得更加快捷方便的有效途径。因此，采取何种措施使档案管理更加科学规范，以更加更加简便、安全的方式实现档案信息传递，已经成为档案管理和服务较为关注的课题。

关键词：信息化背景；档案管理；改革措施

1企业档案管理信息化建设的重要性

企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段。企业档案管理不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据，也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。首先，档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。其次，决策的及时正确，管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误，有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次，档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动，是企业文化、知识的历史积累。档案信息化可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性，并提供丰富的具有企业特色的知识，提升企业文化。

2我国档案管理信息化建设存在的诸多问题

虽然档案管理信息化给档案管理工作提供了便捷的通道，并取得了一定的成绩，但是，运用信息技术进行档案管理工作也存在一些问题。主要体现在以下几个方面：

2.1信息开发观念墨守成规，企业档案所记载的内容是企业在经营活动当中所产生的核心资料以及其他重要资源，而对企业档案的管理和整合，都是依靠企业档案部门这个资源管理中心来完成的。在实际的经营过程当中，企业档案信息管理部门规模逐渐缩小，档案管理人员不足大幅度的提升了企业档案管理的难度。在处于信息快速、多元化发展环境下，企业档案管理部门只有转变档案管理观念，增强信息化档案管理设备和技术的引进，保证企业档案部门的可持续发展。

2.2更新意识太浅，创新意识更是淡泊，在工作中得过且过，普遍存在“为了保管而保管”，人员对电子文件的归档观念较弱，安全保密意识也仍需增强。

2.3管理人员素质良莠不齐，无论是传统的企业档案管理还是信息化的档案管理，都需要依靠档案管理工作人员来完成相关操作，因此，想要提升企业档案管理的质量，就必须全面提升企业档案管理工作人的综合素质，强化企业档案管理人员的服务水平。目前，企业档案管理部门的工作人员整体素质较低，具备专业化的档案管理开发知识和较高的计算机操作水平档案管理工作人员相对较少。管理人员的素质良莠不齐阻碍了企业的市场调研、信息分析、网络检索、信息咨询等工作的顺利进行，使企业档案的信息化管理出现瓶颈。

2.4档案管理信息化的基础设施相对薄弱，可以说落后了，有的甚至被淘汰了。这里所说的基础设施建设主要指的是档案管理信息网络系统与档案管理数字化设备，这是档案管理的硬件。同时也是现代档案管理信息数据传输、替换与资源共享的基础条件。现在多数单位依然停留并运作在维持本单位档案日常的简单管理方面。

3信息化背景下传统档案管理改革策略

3.1创新管理理念、改变传统的档案管理方式

任何一种实践活动都需要先进的思想理念作为指引，无一例外，档案管理工作也必须要有先进的管理理念作为支撑。在信息化时代背景下，传统的管理理念已经不能完全适应信息化时代下的档案管理工作。因此，就必须创新管理理念，要在更加充分认识档案管理的基础上，坚持创新信息化管理理念，改变传统的档案管理理念。我们要充分认识到，传统的档案管理方式已存在着弊端，不能只是单纯地局限于纸张的形式等，要认识到档案管理信息化的重要性。只有这样，才能最大限度地保护档案，延长档案的寿命，最大限度地是实现档案资源为社会各个领域所共享。

3.2加强档案管理信息开发力度

信息化技术的快速发展加剧了高科技设备的更新换代速度，硬件的更新为更多的档案管理信息系统创造发展环境。企业为了更好的适应当下的信息化发展潮流，就必须要对企业档案管理设备进行更新，然后引进先进的档案管理技术和管理系统，支持企业档案管理工作。而企业在运营都是以项目为主要依据进行的，这就造成了企业开发项目是按照发展先后的顺序形成的现象。通过使用先进的档案管理设备对企业的发展活动进行系统化和科学化的分类，然后按照项目的原则对企业档案资源优化和整合，以的满足企业对档案的储存、拷贝、管理、检索等要求。

3.3提升档案工作者的信息技术应用水平

随着科学研究发展进程的不断加快，新兴技术也不断涌现。为了适应社会发展的需要，要不断提高档案信息工作者的信息技术应用水平。这不仅要求档案工作者掌握必备的档案学专业知识，还需要他们有一定的计算机应用技术、信息管理技术以及其它信息化专业知识。特别是一些电子文件的整理工作，要求档案工作者不仅具备一定的数据库管理知识，还要掌握具体电脑操作的应用技术。因此，不断提高档案工作从业人员的数字信息采集、数据库管理、计算机操作等水平，使档案管理者成为不仅具备档案专业知识，而且精通信息技术应用的高素质人才，是不断适应社会发展的需要，使档案工作实现健康有序发展的必由之路。

4结束语

当下为信息技术高速发展展的时代，企业代利用信息化技术完成档案的管理工作，全面地构建具有信息化的企业档案管理系统能最大限度地提升企业档案管理的效率，增强企业档案的实效性和科学性。企业通过及时地引导档案管理人员转变观念适应企业档案管理的信息化发展，加强对企业档案管理人员信息化知识和技术的培训，有助于全面的提升企业档案管理的工作效率和管理水平。为加快企业档案的信息化管理，推动企业信息化进程提供保障。

参考文献

[1]张莉.信息化背景下傳统档案管理工作的改革研究[J].现代信息科技，2017，1（03）：30-31+34.

[2]牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质[J].中国中医药现代远程教育，2010（12）.

（作者单位：保定市建筑设计院有限公司）