PDCA理论在医院职代会提案管理工作中的实践

金红岩，王 非

PDCA理论在医院职代会提案管理工作中的实践

金红岩，王 非

（南京医科大学附属儿童医院，江苏 南京 210008）

职代会提案管理工作是基层单位民主管理的一项基础性工作，目前在该项管理工作中缺少行之有效的科学管理手段。将PDCA质量管理循环理论应用于职代会提案管理工作中，通过加强质量控制，建立起一个科学、规范、可操作、行之有效的提案工作的质量管理系统，能够促进提案工作质量的提升。

医院职代会；提案管理；PDCA

职代会提案管理工作的质量好坏不仅直接影响广大职工参与医院民主、参政议政的积极性，也直接影响到职代会工作的成效，当前，在提案管理工作上没有统一规范。为此，我们将PDCA质量管理循环理论，应用于职代会提案管理工作中，通过加强质量控制,建立起一个科学、规范、可操作、行之有效的提案工作的质量管理系统，以促进提案工作质量的提升。

一、PDCA循环管理理论

PDCA循环理论由美国著名的质量管理专家戴明提出，又称“戴明环”。它的基本原理是：任何工作都必须有个设想，根据这个设想提出计划、确定目标，然后按计划目标和规定去执行、检查和总结，最后通过工作循环不断提高工作水平。它包含P（Plan）—计划、D（Do）—执行、C（Check）—检查、A（Action）—行动（或处置）四个阶段。计划包括方针和目标的确定以及活动计划的制定；执行就是具体运作，实现计划的内容；检查就是总结执行计划的结果，找出问题并提出具体的解决方案；行动（或处置）是对总结检查的结果进行处理，对成功的经验加以肯定并适时推广、标准化，便于以后工作时遵循；对失败的教训要进行总结，以免重现。对于没有解决的问题，应提交下一个PDCA循环去解决。“戴明环”被广泛应用到质量管理的全过程中[1]。其循环过程如图：

二、当前医院职代会提案管理工作的现状

职代会提案工作是医院职工代表大会制度的重要组成部分，是一项综合性的工作，涉及面广，政策性强，信息量大，蕴含着广大职工的真实想法和真实的民意。代表提案能否落实也是广大职工评价医院民主管理工作质量和水平的重要指标。加强提案工作可以引导职工理性、有序地表达合理诉求，畅通医院与职工之间沟通的渠道，也是落实职工知情权、参与权、表达权和监督权的具体表现。

总结2014-2015年征集的105份代表提案，利用鱼骨图分析发现存在以下问题：1.在提案内容上存在提出的问题不够严谨，主观臆断的、论科室小问题的多。2.有些提案书写不规范。3.提案处理上存在部分职能部门缺少工作的主动性、处理提案不够积极、敷衍和拖拉现象。4.提案落实监督不到位。引发问题的原因有如下几点：1.部分代表对提案工作重视程度不够，不能深入开展调查研究，缺少大局观念。2.对职工代表缺乏有效的培训。提案文本写作缺少规范，不能正确表达职工的真实诉求。3.有些职能部门对代表提案重视程度不够，总认为提案提出的问题是职工在找麻烦。4.提案管理工作缺乏制度化、规范化,缺少有效的可操作的管理手段，随意性较大。5.由于工会组织属于非职能部门只有监督权，无决策权，缺少有效的监督手段[2]。针对以上存在的问题和引发原因，2016年我们将PDCA管理运用于提案管理工作中，取得一定的成效。如图：

三、PDCA在医院职代会提案工作中的实践

（一）P（计划）阶段

结合医院实际情况提出工作目标，与行政协商确定职代会的主题，根据主题要求明确本次职代会征集提案的主题。开展职工代表业务培训，通过培训让每一位代表明确提案是什么，怎样做提案，如何开展调查研究，写出高质量的提案。通过培训提高职工代表对提案工作的认识，让代表们明确职代会提案工作是医院职工参与民主决策、民主管理、民主监督的重要手段，是广大职工关心医院建设和发展的具体表现，是进一步促进医院内部管理体制改革和决策民主化、科学化的重要渠道，是职工参政议政、提高医院管理水平的重要载体，是广泛调动职工积极性，激发职工主人翁责任感、群策群力建设医院的重要途径，也是全面畅通民主渠道、集中广大职工智慧、促进医院发展的重要措施。引导职工代表顾全大局，树立全局意识。

建立由职工代表、职能科室和院领导组成的提案工作委员会。建立健全工作机构是做好提案工作的前提。职代会代表的提案工作涉及的问题面广，工作量大，在落实提案的过程中会遇到很多问题，只靠工会本身是很难解决的，所以必须建立专门的工作机构——职代会提案委员会来做这项工作。提案工作委员会由主任1人、副主任1人、委员7人组成。提案工作委员会委员的产生由医院工会提名，经职代会审议通过。在医院工会委员会领导下负责职代会的提案工作。

工会作为职代会的工作机关，在职代会召开前从提案工作的重要意义、职代会提案工作委员会的职责、代表提案的基本要求、审查立案的原则以及提案落实的程序等方面做好宣传动员工作。在征集提案前，制订切实可行的提案工作计划，建立具体管理流程。对提案征集内容、书写要求、时间节点等提出具体的要求，以文件的形式下发到分工会和各代表团，使职代会提案征集工作做到有章可循。工会结合医院实际设计出统一的提案表格。加强与院行政领导和职能部门的沟通，提高职能科室领导对提案工作的重视程度，具体处理提案的职能科室领导对提案处理流程不清楚的，工会派专人上门开展业务辅导。

（二）D（执行）阶段

执行阶段是PDCA循环的关键环节。在P阶段工作制定好后，工会将工作责任分解落实到各分工会和工会小组，明确其工作范围和责任，通过任务的层层分解落实到人，严格按照既定计划实施。通过互联网办公平台将提案表发给每一位职工代表，要求职工代表切实履职，深入各自的选区，了解本选区职工的真实想法，开展实地调研，写出相关的提案。

在提案的内容上，通过严把“三道关”提高质量：一是各分工会主要负责人与各代表团组长严把第一道关，对征集到的提案从内容到书写格式进行审核，对不符合要求的提案马上要求提案代表进行修改后再上交院工会。二是院工会办公室把好第二道关，对每一份提案进行检查、分类、编号、登记。三是提案工作委员会把好第三道关，召开专题会议对征集到的提案进行逐件梳理、分类、讨论，对符合标准的给予立案，上报院行政。通过严把“三道关”使提案的立案既要表达职工关注的焦点，又有利于医院的发展建设，既体现出职工参政议政的积极性，又维护医院稳定的大局。强化院行政领导对提案工作的重视程度，在院党委的领导下，责成院行政召开专题会讨论并进行审批后，移交至相关职能科室解决，要求相关职能科室在规定时间里完成提案的处理。对不符合要求或不合理的提案，工作委员会与提案人采用面对面或电话联系的方式沟通，指导提案人重做，或撤回。

（三）C（检查）阶段

组织对提案工作执行情况进行检查，根据检查结果，提出需要改进的措施，确保提案工作质量控制规范化。这个阶段提案已经转交到相应的职能部门，进入解决落实环节。各承办部门要充分重视提案，保证办理质量。凡是有条件解决的问题，应迅速解决；凡是因条件所限不能马上解决的问题，要制定出计划和时间表创造条件解决；凡是目前尚无法解决的问题，应本着实事求是的原则做出合理的解释。在提案的落实中，职能部门要加强与提案人的沟通和联系，让提案人了解提案落实的进度，使提案人感受到职能部门对提案工作的重视。工会作为监督部门，要定期组织职工代表就提案的落实情况，开展巡视工作，监督和督促落实[3]。对于职工关心的热点、难点问题，行政部门解决有一定难度时，工会牵头召集相关部门开展调研工作，协助行政职能科室找出解决问题的最佳方案。C阶段大量的工作是检查评价，这是提案工作质量控制过程的基础。

（四）A（行动或处置）阶段

在这个阶段，工会将提案处理结果以书面的形式反馈给提案人，进行满意度测评并征求意见。根据测评结果进行分析总结，找出提案从征集、立案到落实、答复整个过程存在的问题，总结经验提出改进措施，制订新的标准，从而指导新的一轮提案工作。

在实践中，我们发现在整个质量控制过程中，院领导的重视程度是做好提案工作的关键，凡是得到领导关注的提案解决和落实就比较顺利。所以提高行政领导对提案工作重要性的认识，是下一个PDCA循环的重中之重。

四、结论

职代会提案工作是职工参与医院民主管理的一项基础工作，是医院职工参与民主决策、民主管理、民主监督的重要手段。将PDCA理论引入提案的管理工作，利用计划——行动——检查——改进循环模式管理提案工作，A（行动）阶段是PDCA循环管理方法的关键阶段。这是因为只有经过这一阶段，把执行计划中成功的经验和失败的教训都总结出来，运用到相关的各项标准、流程和制度中去，作为今后行动的指南，才能使今后的工作在现有的基础上得到进一步提高。PDCA循环管理方法有其自身的特点。首先，它是一个有机的整体，四个阶段缺一不可。P（计划）阶段，计划制定要尽可能详细，具有可操作性，各个分目标、各个时间节点要清晰明确。因为如果计划不清晰，时间节点不明确，就会使提案工作陷入混乱盲目。D(执行)阶段，执行就是具体运作，实现计划中的内容，就是要注重抓落实。一是加强领导，明确各环节的责任。二是密切沟通，加强协调。三是规范流程，严格把关。C(检查)阶段，就是要充分发挥工会和职工代表的作用，加强对提案办理流程的监督，可以组织代表巡视，通过座谈会、情况通报会等多种形式，了解提案的处理过程以及处理程度。虽然工会组织本身并不是职能部门没有决策权，但是通过发挥职工代表的监督作用，对提案的落实能起到促进和监督的作用。工会作为职工和行政之间的桥梁和纽带，可以加强职工与行政的沟通、交流和理解，共同做好提案工作。工会作为一级组织要切实加强与行政领导的对话与沟通，提高行政领导对提案工作的重视程度，为提案的落实提供保障。

总而言之，有了计划目标而不执行和落实，就等于没有计划；有计划且执行了，但不检查和监督，就无从知道成效如何；P（计划）、D（执行）、C（检查）三个阶段都有了，但无A（行动或处置）阶段，工作成果就无法巩固和提高。PDCA循环管理方法是一个不断提高的运动过程。每经过一次PDCA循环，提案工作质量就会提高一步，如此周而复始，提案工作水平就会不断提高和进步。

将PDCA理论运用于医院职代会提案工作，在一定程度上有利于提高医院职代会提案工作的效率和效益。通过系统的管理促进了提案工作的规范性，提高了可操作性，为做好提案工作提供了保障。

[1]宋琳琳，马文江．运用PDCA 循环模式促进临床路径关键环节的持续改进[J]．中国卫生事业管理，2012，31(3):179-181．

[2]陈小芳，王月，刘阿秀等．护士辞职影响因素鱼骨图分析及对策探讨［J］．中国卫生事业管理，2014，31(5):338-341．

[3]马明仙.重视职工提案整改促进科研生产发展[J]．云南科技管理，2009，（6）：28-29.

（责任编辑：张慧琳）

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2095-7416（2017）04-0031-03

2017-06-13

金红岩（1963-），女，南京医科大学附属儿童医院工会副主席，高级政工师。王非（1980-），男，南京医科大学附属儿童医院工会工程师。