企业档案工作如何从管文件向管数据转变

◎徐红艳

企业档案工作如何从管文件向管数据转变

◎徐红艳

基于当前信息技术的发展背景，企业想要提升市场竞争力与运营的效率，必须大力建设企业信息化的管理机制。针对企业的传统档案管理的工作，加快转变档案管理模式，利用现代信息技术实现档案管理工作革新，提高企业档案管理的工作效率。本文从传统档案管理工作的层面上探讨企业档案管理信息化工作中如何从管文件向管数据转变。

目前，档案管理以一种原生信息资源的重要性在工作生活中体现越来越明显。面对传统档案管理革新的问题，企业还需不断加强信息建设，为档案管理工作提供数字化服务，加快企业由传统型的档案管理向信息化的管理转变，传统档案管理工作的转型并不是一蹴而就的，它是一个循序渐进的过程，企业需要在这一过程中掌握信息技术的知识，引入现代化的信息技术系统，规划企业的信息化转型之路。所以，在信息化的今天，如何进行企业档案的信息化管理成为企业发展中的关键问题。

企业档案管理信息化建设的必要性

企业信息化发展的要求。企业要适应新形势，必须提高档案管理工作信息化水平，尤其是网络的普及，使得企业在生产与经营活动中产生了大量的文件与数据，它是企业进行各项经营的活动的前提，为企业提供了信息的参考，同时具备了长期的保存价值。

现代企业档案管理发展的需要。信息网络的技术革新，使得传统纸质化的档案管理模式越来越不适用于现代化的办公管理。企业档案管理信息化的建设对企业办公自动化与工作效率的提升具有重大的现实意义。档案管理工作是企业的日常经营活动中重要的内容之一，企业只有通过信息化建设，提高档案管理的软硬件设施，才能满足企业档案管理工作现代化的发展需求。

工作效率及工作成本的需要。档案管理的信息化的建设能够有效提升企业的工作效率，优化企业的人员配置，降低企业的人力成本。我国的传统的纸质档案管理工作在资料搜集中不仅需要大量的人力，还要投入大量的物力与财力，在查询过程中也要耗费大量的时间。应用信息化的技术，有利于企业的档案管理的收集、录入、查询的一系列过程，提高企业档案管理的效率，实现了企业资源的共享。

传统档案工作管理的不足

档案管理需要专门的场所。传统的实体档案需要专门的场所管理，随着时间推移，档案数量的不断增加使得管理档案场所也会增多，这在一定程度上造成了企业资源的浪费。

档案的寻找耗费时间长。传统的档案整理需要按照一定的次序进行，它在寻找某一具体的档案时，耗费了大量的时间，增加了档案管理的难度。

档案管理过程中失误较多。传统纸质档案整理过程中可能涉及到个人的政治面貌、教育背景、工作表现等多个方面，众多材料的整理需要企业聘用专门的人员，并且在整理过程中容易出现错误，影响个人信息的完整性。同时，使得档案管理准确性缺失。

传统档案管理工作向信息化转变的对策

实现传统档案的电子化和网络化。企业档案管理由文件管理向数据的转变，首要条件是加强计算机的硬件、软件、网络服务设施，信息化资源系统的建设，减少企业对档案信息处理与运用时间的耗费。其次，企业要完善基础设施建设，实现纸质化向电子化的转变，实现企业的档案有序有效的信息化管理。最后，建立企业档案的共享利用平台，将企业的相关资料汇总，建立电子档案数据库，充分实现企业资源共享，为企业提供更好的发展。

加大档案管理软件的开发和推广力度。档案管理工作的转变，需要加强企业档案管理数字化建设，改变档案管理信息的存储方式，尽量减少纸质版文件的使用，除非是在必要的条件下，一般情况下都采用电子文件建立档案。网络信息超时空流动，让企业的数字化档案变成了无墙界档案，传统的档案资料库已经不是文件资料保管的基地，已经成为了信息控制中心。因此，企业要不断推广信息化的软件力度，保证企业的档案管理软件的先进性、实用性、功能性、全面性，与时俱进，

使用档案数字化管理技术。档案信息管理是融合了计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术和存储技术等全方位的技术，从而形成的一种新型的档案管理形态，它能够承载各种载体的档案，并转化为数字档案信息，以数字化的形式存储，实现了网络化的连接。因此，企业可以使用档案数字化的管理技术，建立档案信息化管理的平台，对传统档案管理工作进行创新。实现档案材料的收集、整理、鉴定、保管、传递、统计和利用等工作的数字化管理，以及办公系统浏览、查询、借阅的功能。根据档案业务管理的流程，经过系统管理员授权，中心领导和部门管理人员等中心内网协同办公系统用户都可以在办公室查阅所需的电子档案目录和电子文件。通过提升档案的服务质量，使档案管理工作朝着信息研究的方向发展。

提升档案工作者的信息技术应用水平。科学技术的发展对档案管理工作者有了新的要求，他们不但要掌握传统的档案管理专业知识，同时，还需掌握计算机技术的基本知识，提升档案管理工作的技能。首先，企业要做好档案工作者内部培训，丰富其知识结构、强化其信息化意识，其次，引进复合型人才，通过开展积极培训、组织外出学习等，建立一个强大的集信息素质与文化素质、技能与德行、知识与实践于一体的高质量人才队伍。

企业档案管理从管文件向管数据转变已经成为必然的趋势，企业档案管理工作信息化是一项系统工程，任重道远。因此，在信息化革新过程中要采用有效的方式，更好地推动企业的档案管理信息化发展。

（作者单位：中国航发湖南动力机械研究所）