政府信息公开背景下档案管理制度优化探析

白杨

[摘 要]随着我国民主法治建设的不断发展，政府的管理功能也产生了很大的转变，为了保障人民的知情权，使人民更好地行使民主管理的权利，政府应对一些不涉及个人隐私和国家机密的信息进行公开，但在具体的实施过程中与档案管理制度产生了矛盾，基于此，本文提出几点优化政府信息公开背景下档案管理制度的措施。

[关键词]政府信息公开；档案管理；制度优化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.16.098

[中图分类号]G271；D63 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）16-0-02

随着“阳光工程”的大范围开展，政府信息公开的力度也在不断加强，但在信息公开制度不断深化的同时，其与档案管理之间的矛盾是发展中的最大缺点。因此，寻找优化政府信息公开背景下档案管理制度的策略，是政府工作人员以及档案管理人员工作的重要内容之一。

1 政府实行信息公开制度的重要性

信息公开是政府和各种组织机构向广大人民群众公开或者开放一些不涉及国家机密、企业机密和个人隐私的信息。当政府所拥有的这些信息得到公开或者开放时，我国社会上的其他组织机构或者人民群众都可以通过各种正当手段，在有正当理由的基础上获得公开的信息。政府将不涉及国家机密、人民隐私的信息进行公开，能够方便人民群众行使监督权和民主管理的权利，有利于政府加强自身的建设，加强人民对行政部门的监督，防止政府内部出现一些滥用职权和以权谋私的行为，能在促进政府制度公平、公正、公开的同时，保障人民的合法权益。因为政府信息公开具有重要性，因此，经国务院会议通过了《中华人民共和国政府信息公开条例》（以下简称“条例”），政府以立法的形式确立了政府信息公开制度，并对其基本原则、公开范围、公开方式、程序监督等进行了明确规定。因此，各级政府要严格地遵循条例，对涉及人民群众切身利益的信息进行全方位、大范围的公开，以充分保证人民对政府制度的知情权，为维护人民的利益奠定坚实的法律依据。我国是一个民主的国家，人民当家做主是我国民主建设中的重要制度，政府对信息进行公开符合我国的国情和国体，体现了我国民主建设的发展水平，也是现代社会经济发展的必然要求。信息公开制度的建立，能够提升政府在人民心中的形象，促进社会经济的发展，稳固我国的基本政治制度，能够协调政府和人民之间的关系，从而建立一个人性化的政府，对构建我国的和谐社会也具有重大意义。

2 档案管理制度与信息公开制度的矛盾

2.1 公众查阅档案受到限制

政府信息公开化制度的重要要求就是公众可以以任何正当理由，利用简便的手段查阅公共利益的档案信息。但我国的档案管理制度要求档案具有绝对的保密性，公众在进行档案查询时要受到严格的限制，《各级国家档案馆开放档案的办法》，也对公众查询和利用档案进行了严格的限制要求，在这项规定下，人民要想查询档案的一些信息，首先要提交一个申请，批准申请的过程中也非常繁琐，审批的时间也没有具体的规定，且审批的流程也没有一个明确的标准，如果人们着急使用档案资料，审批时间长、审批流程慢等缺陷根本满足不了人们使用档案信息的需求，给人们获取档案信息带来了不便。

2.2 档案密级的界限不清楚

档案的归档要根据相对应的档案密级进行管理，一般情况下《保密法》是档案进行归档的重要依据。《保密法》规定，涉及国家机密和人民隐私的信息不能公开，但《保密法》没有严格的安装档案内容的划分等级，档案的密级也得不到很好的归类。由于我国对国家机密的范围和等级的规定宽泛且笼统，档案管理人员在工作时不能确定哪一类的档案涉及了国家机密或者个人隐私，也不能确定档案的内容是否符合公开的标准。档案密级界限的模糊与政府信息公开化之间产生了巨大的矛盾，影响了信息公开的开展。

3 政府信息公开背景下档案管理制度的优化措施

3.1 变革档案管理制度，提高机关档案的透明度

信息公开是我国政府内部一项新增的制度，在此基础上，政府要变革档案管理制度，重新定位机关档案室的职能。政府机关部门首先要建立一个专门的部门，以执行档案分级管理和監督档案工作，在这个过程中，政府信息公开化最需要解决的是如何在现有体制的基础上，以最低的成本建立专门组织政府公开信息的机构。在实际的工作中，我国并没有一个相关的规定，来指明政府机构的内部由什么部门进行政府公开工作的管理，如果在现有的部门基础上再建立一个专门的机构，就会消耗很多的人力、物力和财力，而且也不利于政府内部对人员的管制。机关档案室本质上就是政府内部信息的管理基地，也承担着部分信息管理的职能，在政府信息公开的工作中能够发挥很好的作用。因此，改革档案管理制度的第一步就是将机关档案室作为政府信息公开工作的基础，这样不但可以避免政府内部增设机构带来的成本，又可以充分发挥档案室对档案信息以及政府内部信息的管理职能。现阶段，我国机关档案室的工作职能仅仅局限在机关的工作、生产和科研活动，其自身职能的发挥具有很大的限制。因此，要想改变档案管理的制度和机关档案室的工作职能，相关人员就要从根本入手，修改相关的法律法规，其主要包括《档案法》以及《机关档案工作条例》，并对机关档案室进行重新定位，发挥机关档案室对信息公开化的管理者职能；法律法规要赋予机关档案室提供政府信息公开的职能，这一方面可以提高政府信息公开化的服务质量，另一方面还能为人民提供所需要的档案服务，且不会增加政府建设专门管理信息化部门的成本。法律赋予政府机关档案的信息公开化的管理职能，不仅能够大大缩短人民得到档案信息的时间，还能提高政府的服务质量，树立政府的公信力。

3.2 赋予公民利用机关档案的权利

政府信息公开的出发点和落脚点是为了保障人民的知情权，既然是可以公开的政府信息，就不能受到任何时间和空间的限制，因此，我国档案管理工作的实施可以吸取美国的经验。美国制定了一项保障公众对政府信息获取权的法律，为公共获取政府信息提供了必要的法律保障，使公众大大增加了获取政府信息的机会。这项法律的制定使美国公众可以从政府的档案馆、图书馆、互联网等渠道获取信息，这种权利不受时间的限制，只要是政府保存下来的信息都能让公众从各种渠道中获取，这项法律的颁布赋予了公民利用机关档案信息的权利，进一步促进了美国政府的信息公开化工作。我国可以借鉴这种法律规定，根据我国的国情制定适合我国政府以及人民的相关法律。我国现有的档案管理制度一方面倡导政府信息的公开化；另一方面又限制公众获取信息的权利，这本就是自相矛盾的，因此，要从根源上解决这种矛盾，还是要修改相关的法律法规，在法律上明确赋予公民利用档案机关的权利，其前提是一些合法的档案信息，在此基础上，还要建立监督机关档案进行工作的机制，保证政府内的机关档案的工作人员能够按照法律的标准进行工作，保障人民利用档案的权利。除了赋予公众利用机关档案的权利外，还应该规范档案申请利用的相关程序，例如，对档案利用的申请时间和答复申请的时间进行明确规定，最好是设立一个专门通道，以此来方便人民利用档案信息，这能够强化机关档案室工作人员的责任意识，促进档案管理工作和政府信息公开化的实施。

3.3 建立明确的档案保密法和信息公开法

档案保密等级要有一个严格的划分，这样档案工作的管理人员才能根据档案的保密等级，确定档案是否可以无条件的给公众利用。明确档案设密的范围、划分密级的标准需要相关法律做支持，范围的划分以及标准的建立要符合社会发展要求的保密原则，尽可能地使公众能够充分利用其所需要的档案信息，保障公众对信息的知情权和使用权。档案工作人员根据明确的档案设密范围和密级划分标准，能够提高自身的工作效率，促进档案管理工作正常开展的同时，解决档案管理工作与政府信息公开化之间的矛盾，同时，在相关法律规定和符合信息公开化标准的要求下，相关人员要保障信息的可操作性，尽可能多的开放档案信息，满足公众的不同需求。

4 结 语

要想保障公众行使档案利用的权力，优化档案制度的管理工作，政府就要顺应时代发展的潮流，在政府信息公开化的基础上，建立明确的档案保密法和信息公开法，并赋予公众利用档案信息的权利，协调档案管理工作与信息公开化之间的矛盾，推进我国民主建设的进程，保障我国公众的权利。

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