关于艺术院团艺术档案信息化和数字化管理的几点思考

屈亚栋

随着电脑在工作中的普及和网络的发达，如何实现艺术档案数字化管理已经是一个必须面临和思考的问题，由于各艺术单位产生的艺术档案虽有共同点，但在细节处又各有不同，根据多年实际工作经验，现就院团艺术档案信息化、数字化建设重要性和具体工作方法谈几点感受。

一、艺术档案信息化、数字化管理功在当今，利在千秋万代

1.拿交响乐这一艺术门类为例，乐谱的数字化已成为当前乐谱管理和应用的趋势。

相对于办公电脑化普及之前，乐谱基本只有单一的纸质载体，随着电脑自动化办公的普及和网络的受众面不受区域限制的特点，乐谱的管理和流通已经进入了一个新的时代，对于交响乐这一高雅艺术，传统的乐谱交流方法是通过复印，邮寄等形式，有时，地方乐团为了得到一份珍贵的总分谱，需要派专人到国家乐团或其他兄弟乐团去复印，或是邮寄复印件，既耗费人力、财力、物力，又耗费时间。实现乐谱数字化管理后，通过网络便可在各单位间交流，大大加快了谱务人员的工作效率。通过电子扫描仪，打谱软件等工具，将纸制乐谱转换为电子版保存和应用已经是国内外多数乐团的首选，这既有利于节省存储空间，避免纸张浪费，又有利于乐谱的交流推广，使之得到更广泛的应用。并且，打谱软件的诞生大大加快了抄谱效率，作曲家完成总谱后，通过打谱软件的转换，便自动完成各声部分谱，即便作曲家是手写的总谱，谱务人员也可通过打谱软件制作分谱，给演奏者呈现更加清晰的声部分谱。

2.海報、节目单、剧照、录音、视频、演出日志等艺术生产资料实现电脑管理的优势。

如交响乐的重要演出分几大类别，有：音乐季，指令性专题音乐会，原创作品首演、巡演，大型商业演出，进校园、下基层普及性演出等等，每演一场都会产生大量艺术生产资料，演出前有宣传海报、音乐季宣传册、发布会等，演出期间会产生节目单、剧照、演出照、花絮、录音、录像等，演出后有观众反响、媒体报道、研讨会、演出日志等，这些艺术生产资料如果全部存实体档案，那将需要一个足够大的库房和多名工作人员来管理维护，而这些资料如果利用电脑管理、分类、存档则既可以节省空间、人力、物力，相对于实体资料更有利于长期保存，同时通过电脑的检索、分类功能，可以快速准确的实现存档管理和查找利用。

二、艺术院团做好艺术档案信息化工作的经验

1.艺术档案数字化管理首先要建立目录数据库。

传统实体档案是利用目录检索册来实现对实体档案的管理和检索，建立与实体档案相对应的电子目录数据库，便于艺术档案目录的检索和查阅。如：交响乐乐谱目录首先可以按照曲目类别分为：交响乐作品，重奏作品，影视音乐作品，原创作品，改编、配器作品等，分出一级目录后可按照作曲家或作曲家的国籍对交响乐作品再分类，建立二级目录，如此类推，直到能够准确快速地通过电脑检索查找。

2.对于艺术生产档案。

首先做好采集、鉴定、归档，按照以同场演出建立和存放在一个文件夹的方式收存本场演出所产生的所有海报、节目单、照片、音频、视频等电子版档案，在采集过程中确保及时准确归档，不重复，不储存无效无利用价值档案，重要的演出档案可以刻录光盘备份。同一年份的不同演出按照演出时间先后储存于同一个文件夹，便于日后查找使用。

3.传统艺术档案的数字化。

传统艺术档案主要包括纸质档案、图片档案、声像档案等实体档案，纸质档案容易受到光老化、受潮霉变、虫害等困扰，档案一旦受损，将会出现不可逆转的损失。将纸质档案转化为电子文档的工作迫在眉睫，将老剧照、胶质底片，老乐谱，获奖证书等纸质艺术档案通过扫描仪、数码相机、DV录像等数码设备，扫描或者拍摄成影像存入计算机实现档案数码化管理，音像资料可以通过刻录或转换成映像文件保存于计算机。

4.做好安全性工作。

在艺术档案信息化工作过程中，要有法律和安全意识，本单位艺术档案内容受《知识产权法》的保护，也受《档案法》的保护，在艺术资料存档和使用过程中，要有知识产权意识，首先要按照国家关于计算机信息化管理办法办理，信息的对外利用也需要单位授权共享，维护作者的基本权利。同时对信息资源进行密集划分，通过单位授权，根据不同对象提供相关的信息数据。通过合理有效的管理技术和管理手段，既保证所有者的权利，又能合理快速有效地达到利用效果。

5.单位在硬件设备上给予支持。

对于艺术档案的信息化管理离不开硬件设备的支持以及网络支持，艺术档案网络建设能够有效地实现艺术档案的交流开发和利用，是艺术档案信息化建设的平台。

6.做好信息化人才的培养和使用。

单位应重视信息化人才的培养工作，争取培养一专多能型人才，既具备管理能力同时具备技术技能是人才培养的重点，鼓励负责相关工作的人员通过培训与自学提高业务技能和对信息化管理的深刻认识，鼓励工作人员热爱岗位，对工作认真负责，单位领导要善于开发细致耐心的学习型人才，在工作过程中鼓励这些人才发挥主观创造能力做好艺术档案管理工作。

艺术档案管理信息化和数字化是为艺术档案的管理利用开辟出的一条新道路，在这条道路上，我们既要保持饱满的学习热情，同时又要善于在工作实践中摸索总结经验，为以后的工作打好基础，并进一步开发研究新的工作方法，艺术档案信息化管理这条路势在必行，越走在前端受益越。endprint