论秘书如何处理人际关系

黄琳

【摘要】人际关系，属于社会心理学的范畴，是指人与人在相互交往的过程中所形成的心理关系，它其中包含了认知成分、情感成分与行为成分，表明了人在彼此交往过程中心理关系的亲密性、融洽性和协调性的程度。人际关系在现代生活、工作中越来越重要，有时甚至成为工作成败的决定性因素。而秘书，作为上下级、各部门、单位与公司之间的联系纽带，在日常工作中需要与不同的人交往，处理大量、复杂的人际关系。因此，人际交往的好坏往往对秘书的情绪、工作的质量有着十分重要的影响。因此，我将在这篇论文中试着论述秘书应该如何处理与领导、下属的人际关系，以提高人际交往效果。

【关键词】秘书学；人际关系；方法

一、秘书在人际关系中的个人形象塑造

我认为，要与人顺利地开展交往，第一印象很重要，所以秘书的形象如何会影响他人与其打交道的意愿，塑造好个人在别人心目中的形象有助于开展交往行动。而个人形象又包括内在形象与外在形象。

（一）内在形象

内在形象即个人的性格特点，我们首先应对自己有一个比较清晰的认识，去了解自己性格上的长处与缺点。每个人有每个人的特点，不能一概而论，我谨分析个人认为在秘书工作中最重要的几点。

1.乐于、善于与人交往：反思自己与人交往是否过于胆小、害羞，这在秘书中十分常见（尤其是从事秘书的多为女性，或者受“领导身后默默无闻的工作者”的自我定位的影响），如果存在这样的心理障碍，就要靠积极的心理暗示、观察与实践去克服；

2.需要自律与宽容：严以律己，宽以待人在秘书身上非常适用。一方面，秘书既是领导的助手，也是上级的门面，个人的言行要管理好；另一方面，秘书应具有更多的包容性，去接纳上级的缺点与错漏、从容应对下级的交接。

3.是否角色固着：一个人在生活中扮演着许多不断变化的角色，即人们在社会中身份是不断变化的，人的行为特点也得有相应的变化。秘书因为工作涉及面广，尤其要注意角色的转变，比如一会儿向上级汇报工作，一会儿向下传达任务……需要秘书学会调节角色身份以便更好应对工作。

（二）外在形象

外在主要指个人的言行与着装。在面对不同场合的时候，秘书应选择不同的言行方式与着装风格以适合该情景。

1.言行：语言（口头与肢体）是交往的工具，作为秘书，要掌握各种称呼用语、注意敬谦语与避讳语，以体现秘书的职业、礼仪素养。同時，秘书在谈话中要注意有效沟通。

2.着装：比如，往夸张了说，跟随领导去大排档谈生意和在五星级谈生意是不同的。如果我们穿西装、打领结去大排档，给对方实际上造成了高高在上的疏离感，不利于深入交流；如果我们穿背心、人字拖去五星级饭店，这却过于随便，是对客户的不尊重。因此社交着装应根据实际情况和礼仪要求随时变通。

二、秘书如何处理不同对象的人际关系

（一）秘书如何处理与领导的关系

秘书的根本职能是辅助领导者实施管理，即辅助领导者进行决策和协调，为领导者全面处理信息事务，因此在秘书的人际关系中最重要的就是和领导的关系。首先秘书应先认识到，其与领导者本质上是主从关系，这是两者之间一切关系的基本点。所以一方面，秘书要找到自己的位置，提高自身工作责任感与荣誉感，另一方面，不管情愿与否，秘书都必须与领导交往、为其服务。我们也许无法改变领导的风格，但通过自身对人际关系处理的优化，能更好提高交往质量与工作效率，赢得领导的认同与尊重。

1.秘书与领导相处的原则

（1）对领导要有充分的了解

正所谓“知己知彼，百战百胜”，要与领导处理好人际关系，首先需要了解他是一个怎样的人。不同的领导有不同的风格，有的习惯与下属称兄道弟，有的比较寡言温和，有的严厉苛刻……再加上领导不可能事无巨细地向秘书交代清楚所有事情，所以如果秘书了解领导和他的处事习惯，交往与工作就有了更多的主动权。通过细心的观察与了解，与领导形成默契的配合，以形成良好的人际关系。

（2）尊重领导

一方面，关于领导的决策和意见，秘书应肯定在大多数情况下是有其合理性与正确性的，对领导的指示秘书应该尊重领导的决定并贯彻实施。如果确定自己的意见比领导的要好，在给领导提意见的时候要准备充分的理由，考虑领导的性格与场合，并用委婉、温和的态度尝试沟通；另一方面，作为秘书，完成领导下达指示，不能自以为是、自作主张，任务进度、工作情况要及时反馈，遇到无法解决或者需要领导拍板的事情不能越权批复，而要及时向上级请示，使领导感受到对他的尊重。而如果一个秘书面对多个领导，则需要一视同仁，不可根据个人喜好厚此薄彼，避免多头请示。

（3）维护领导尊严

领导讲究一定的体面与规矩，而秘书作为其下属，尤其在公开或正式场合，首先，应该遵守规矩、讲究礼仪。比如用餐、会议、坐车的位置，秘书首先要想到的是把领导安排在正确的主位上，自己再落座，不可随便。再者，秘书的从属地位决定了自身必须收敛锋芒，即便领导理亏有错也不可立刻批评指出，避免刺激领导的自尊，维护他的威信。

（4）为领导提供充分支持

秘书也是领导的助手，本身在专业知识、工作能力、为人处事上都有很高的要求。因此在工作中应多为领导分担挡驾、出谋划策，多为领导考虑方便。领导交代的工作，尽心尽责完成；领导可能遗忘的行程，及时提醒；领导与下属之间产生矛盾，帮忙调解；领导需要建议，诚恳作答……说到底为领导提供充分支持也是秘书的本职。多做事，做实事，这样才能赢得领导的信任。

2.与领导在不同场合的交往要求

（1）随同出访

首先出访前，秘书应该确定好出访来回交通食宿安排、出访行程、随行人员名单、当地气候人文状况等一系列准备工作。在随同出访中，秘书与日常办公室工作不同的是，更多需要照顾到领导的生活起居（提醒领导休息或注意人身安全、及时安排就餐……），同时也是公司与领导之间信息传递的纽带（汇报公司近况、传达请示……）。外出中不确定因素增多，秘书遇到的压力与矛盾也会增多，被要求做好本职工作的时候更要做好情绪管理，要细心耐心地与领导交往。endprint

（2）宴请、会议

宴请、会议最重要的就是维护领导的形象。这一点在与领导相处的原则中有所提及，不再赘述。另外秘书也要注意倾听席间、会议间的对话，适当调节场内气氛；如果应酬中饮酒，秘书也要保护好领导，适时为领导挡酒，保证领导清醒、不失态，这也是某些情况下赢得谈判的机会。

（3）工作外

秘书与领导的工作关系非常紧密，但不代表他（她）不需要与领导保持一定的距离。其一，由此产生的恋情肯定是不提倡的；其二，秘书与领导称兄道弟可能会招来嫉妒，使人以有色眼镜待之；其三，过分密切的关系久而久之会令双方之间的矛盾暴露，比如，领导担心秘书比自己优秀、知道自己的太多秘密，反而对秘书丧失信任。所以工作外，秘书与领导之间应保留私人空间，公私分明，这样两者的人际关系才会更和谐。

（二）秘书如何处理与下属（下级部门）之间的关系

秘书与下属的工作联系在于，秘书需要向下属传达领导布置的信息与任务，了解下属工作进展与意见，并反馈给领导。因此秘书扮演着“传信人”的角色，处理好与下属的关系，一方面为自己的工作提供效率与便利，另一方面也影响着领导与下属关系的好坏。

1.秘书与下属（下级部门）相处的原则

（1）对待下属不卑不亢

秘书直接受命、服务于领导，不代表秘书低人一等，也不代表高高在上。秘书在与下属相处的时候既要有作为上级的分寸，也要有作为平级的亲和力。布置任务要明白工作的底线，面对下属不合理的要求要懂得拒绝（特别是某些部门领导向上级领导秘书施压的情况，秘书要懂得表明自己代表的是领导的立场），同时也要多为下属着想，形成良好的互动。

（2）远离是非，管好嘴巴

一方面，秘书在工作中常常会遇到领导之间、领导与下属之间的矛盾，面对这些矛盾，秘书切忌自作主张，贸然介入调停，如果矛盾解决得不好反而容易引起反感，得不偿失；另一方面，秘书能常常接触到高层的机密，所以要有保密意识，绝不能把机密告诉相熟的同事，更不能以机密换取与下属的深入交往。这不仅是个人道德的遵守，也是职业素养的体现。

（3）谦虚处事与赞赏他人

秘书所处的位置不能太露锋芒，工作的成绩要懂得向上级展现，但不必四处吹嘘。别人指出工作中不足的地方要虚心接受，认真向别人学习、改正；面对下属的工作成绩，要真诚地赞赏，并主动反馈给领导。

2.与下属（下级部门）的交往要求

工作中的交往要求在论文里已论述得较完整，这里论述的是秘书处理与下属工作与生活之间的关系，有时候秘书与某一下属来往较多，就不免产生密切的关系，可能与其私交较好，在生活中互动频繁，这无可厚非。但要注意的是不能把私交关系在工作中摆得太明显，以免遭嫉妒、排挤，更不可为此给予公务上的便利或传播机密消息，这要把握好分寸。

三、结论

秘书处理好人际关系也是工作的一部分，这不仅能使得工作顺利开展，也为秘书积累了人脉、增加升职机会。但“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”，秘书不仅要懂得处理的方法，更要投入实践、多多积累经验，如此才能真正提高自己的交往水平。

参考文献：

[1]赵中利，史玉峤.现代秘书心理学[M].青岛：青岛出版社，1996

[2]向国敏.现代秘书学与现代秘书实务[M].上海：华东师范大学出版社，1996

[3]苏山.高校秘书工作手册[M].北京：北京工业大学出版社，2014

[4]李兴桂.企业办公室秘书如何处理好人际关系[A].秘书[C].上海：上海大學出版社，2006

[5]秘书如何处理好与领导的人际关[A].http：//www.docin.com/p-347832771.htmlendprint