信息技术让学校教务管理更高效

郑浩

在“互联网+”的召唤下，日新月异的计算机、网络技术取得长足发展，其应用正渗透到社会生活的各个领域。在这一大背景和前提下的学校管理也由以前的传统管理方式逐渐向信息化转变，尤其给学校教务部门带来的便利更为明显。

一、提高学籍管理效率，降低错误出现概率

目前，因学生的学籍管理要求越来越高，规范化学籍管理自然成为教务管理的核心内容之一。每学年初及学年结束阶段，以往每年的学籍管理常常是使用纸质档案，统计比较麻烦，也容易出错，从2006年开始扬州市教育局推出了网上学籍管理系统。从高一新生进校开始教务处把新高一学生的基本信息收集好，使用办公自动化软件中的excel表格设计好相关参数并将学生信息输入，按要求导入到网络平台中的学籍管理系统，此后就可以实现随时查询学生的每一个相关信息的目标。这有个缺点就是录入信息的工作量很大，并且容易出错。2009年江苏省教育厅统一推出了江苏省基础教育学籍管理系统，这个系统功能更加强大，使用更加方便，如以前高一新生的数据都是我们把学生的信息输入到电子表格中，然后再导入到系统中，一个年级几百个学生，在录入过程中难免出错，现在新的系统中学生可以用自己的身份证号登录进行自身信息的完善和修改，大大减少了出错的概率。

二、便捷课务管理，规避重课、缺课现象

教务管理中的课务管理包含多角度的内容，其中有每学期的具体作息时间、课务表的提前编排、任课教师的具体分工安排等。笔者在进行课务管理时巧妙下载使用了“排课通”软件并对其加以适当改造以适应地区需要。经过优化后的软件能够在較短的时间内顺利自动排出课程表初表。笔者还会根据学科特点，学校教师配备状况等因素进一步对排课结果加以微调，使其更具适用性。基于以往的惯例，一个班级语数外学科尽可能安排在上午，学业测试学科则穿插其中，每天最后一课安排为学生自主学习科目，这样编排出的课表打印出来交给教务处主管负责的同仁根据全学校情况再次检查、调整和确认。最后再将课表输入软件检索出重课、空课等情况，有效避免出现部分教师课时不足现象。还可以借助这一软件对平时正常上课中出现的教师调课、请其他教师代课、上课迟到等及时做记载。在信息技术的帮助下，笔者所在的学校课务管理更为科学合理，出现重课、脱课的概率大大降低，教学秩序井然。

三、完善报名管理系统，确保及时、准确报名

每年的11月份都是江苏省高考和学业水平测试报名的时候，以前报名都是学生填写好报名表，然后录入到电子表格中，上报给考试院，这种传统方法不仅费时费力而且还容易出错，如果一个选择理化组合的考生，你给他报成了理生组合，那后果将不堪设想。自从2008年以后，江苏省教育考试院推出了网上报名系统，每个考生一个账号，自己登录上网报名，报名信息直接存入省考试院的数据库中，然后由学校统一打印出报名信息确认表给学生核对、签字确认，这样大大降低了出错的概率。在报名的时候，我还碰到过这样一个问题：学生报名用的电子照片，开始我们都是用身份证号进行命名的，但考试院要求必须用学生相应的考籍号命名，怎么办？最简单的办法就是一个一个手动改，那改上一天也改不完。为此，大家开动脑筋，最终结合兄弟学校的成功做法，根据学校自身特点，参照办公软件自带的功能，笔者和同事们共同探索出用“excel函数结合批处理命令”来批量更改文件名的方法，这样一天的工作量只要几分钟就能搞定。使用信息技术便于学生报名、信息核对及修改，打印出信息表再次学生签字确认这一整套流程一直沿用至今，使得报名系统得到完善并确保了学生报名准确、高效。

四、批处理毕业证书打印，确保打印质量与速度

以前当毕业学生不多的时候，毕业证书上的信息用手写还是能够应付的，但随着招生人数越来越多，一个年级少则六七百人多则八九百，再想手写毕业证那可是有些招架不住了，我就开始尝试用电脑打印，先在word中排好版，对好位置，然后把姓名等信息输入，打印，虽然不需要手写了，但效率仍然很低。在笔者所拥有的全市教务管理工作人员的群里，笔者看到有同仁探索到了新的方法，巧妙使用办公软件word中自带的“邮件合并”功能，将相关数据输入在excel工作表中，通过两者之间的调用顺利实现了毕业证书的批量处理，设定好打印参数并准备打印设备，所打印出的毕业证书不仅仅速度快且极为美观。

“工欲善其事，必先利其器”。总之，在教务管理中，合理利用信息技术可以让工作效率得到大幅度的提升，也会使教务管理变得更科学、高效。

（作者单位：江苏扬州教育考试院）