模式优化 管理升级——基于互联互通的招标代理项目管理信息化

信息化时代的到来，“互联网+”浪潮风起云涌，各行各业积极探索专业服务与信息化、互联网深度融合，增效降本，优化模式，探索业务转型升级。招标代理服务作为社会服务的一种，受招标人委托，由中介组织通过自身的专业服务，在遵守招标投标及相关法律法规的基础上，促成招标投标双方交易。随着市场竞争日趋激烈，为避免杀敌一千自损八百的红海局面，一些有远见的中介机构开始积极导入信息化，利用信息化手段的效率、程序、规则、沉淀、通透等优点构建企业自身的竞争优势。重庆开源工程项目管理有限公司招标代理项目管理信息化正是基于此背景建立和发展起来的。

一、招标代理信息化管理基础工作

1.线下招标代理业务流程梳理

根据多年的招标代理项目实践，重庆开源工程项目管理有限公司组织资深的业务专家和管理骨干梳理了招标代理业务流程。把整个招标代理项目划分两个阶段：第一个阶段从接收业务通知开始，到项目的台账登记，初步确定项目牵头人和组员，此阶段为招标代理项目业务前期阶段。第二个阶段根据项目管控的需要，细化为组建项目组、项目沟通、收集分析资料、合同拟定、合同谈判、合同签订、要素撰写、要素送达、要素沟通、招标文件征求意见稿拟定、招标文件征求意见稿送达、招标人交流、招标文件业主确认、主管部门复核、挂网前内审、挂网环节管理、挂网下载复核、关注质疑时间、答疑、补遗、限价、开标前准备、接收文件开评标、异议与投诉、拟订评标结果公示、中标公示业主盖章、中标公示上网、拟订中标通知书、中标通知书招标人盖章、中标通知书送达、对招标人相关建议的函等三十多道环节及对应的流程。每个流程根据重要性、管控特征等因素设置审核审批权限，在组员、公司以及外部机构进行权力配置。

2.线下招标代理表单模板优化

根据各个环节及流程需要管控的要素，针对性的设置表单字段，便于采集原始信息。由于招标代理程序性很强，数字型的字段相对较少，时限性很强的特征决定了表单字段中时间字段需要准确到某工作日的某个时点，同外部公共资源交易中心、招标单位的要求匹配对应。由于表单字段侧重作为快速展示，以及作为后续统计报表中的数据源，分类、查询、统计等字段，因此表单字段设置需要整体统筹考虑。

每个环节除了表单之外，需要考虑上传的附件名称、数量、表现形式及归档路径。附件名称解决的是该环节需要提交流转的文档名称。为了规范文档管理，防范文档风险，对文档实行标准化、规范化管理，重庆开源工程项目管理有限公司组织专业技术人员梳理了招标代理文档模板，文档操作人员只能从模板库中选择对应文档进行编辑，不允许自行制作文档。文档的表现形式分为可编辑电子版、扫描件、软件版、影像等，各种表现形式的文档可同时上传，方便流程下环节的操作人员便捷的再加工、核实确认。根据有物必有类、有类必有位、有位必标识的原则，上传的附件必须归档到公司预置好的档案目录中去，方便后续文档的归档、查找和统计。

3.招标代理项目管理体制机制构建

信息化倒逼管理升级，在招标代理信息系统上线之前，线下管理优化不可或缺。基于流程的招标代理组织结构梳理就此展开。重庆开源工程项目管理有限公司根据招标代理项目的特征，包括但不限于项目类型、专业类别、项目规模、业主类型等，搭建了招标代理服务的机构设置。公司设立招标代理业务承接岗位、技术负责人、部门经理或者区域经理、项目经理、项目助理、专业顾问、综合助理等岗位角色，人员编制根据项目复杂程度和工作量的情况予以考虑，采用一人多岗或者一岗多人的专兼职方式担任。

为更好管控融合信息化招标代理项目，对招标代理项目实行了绩效考核和薪酬激励制度。项目组按照贡献进行发票收入的切块，项目组员包括项目经理按照工作环节的贡献在项目组收入中进行收益划分，工作环节的贡献由公司统一进行价值评估，明确各个环节的贡献比例和提取系数。明确清晰的薪酬分配体系激发项目组员工快速高效保质保量完成项目推进。

二、招标代理项目管理信息化系统

1.一个平台

招标代理项目管理信息系统基于一个平台打造，可为招标代理单位、招标单位等多方参与单位搭建一个共同的协同工作平台，并支持多个项目在平台上运行。根据管理的需要，又可为每一个参与者设置不同的角色，分配不同的权限，即提高了各方协作的效率，又规避了可能存在的泄密风险。

2.两类客户端

系统支持网页版、桌面端等电脑客户端，也支持安卓系统的手机移动端。迎合了现在移动办公的需要，随时随地可进行系统查看，任务处理，充分利用了审核人、管理层和决策层的碎片时间进行项目管控。

3.三大特点

（1）过程管理为主线。系统可以灵活定义工作阶段和工作事项，灵活定义表单字段及其属性等，根据招标代理项目程序性强的特点，可任意细化项目阶段工作，从细化项目管控，可做到实时知悉招标代理项目任意阶段工作的信息，从而为可能带来的不规范、不及时、不完整等及早发现，及时纠偏，保证项目的顺利进展。多个阶段工作中的多个事项既可以根据实际建立严密的逻辑先后关系，也可以根据实际进行弱关联，保持系统使用和线下管理的灵活性。总的特点就是遵循招标代理项目的主流程，依着主流程顺次开展，体现了过程为主线的特征。

（2）规范管理为核心。系统流程发起与审核审批的过程中，严格执行业务规范和信息系统操作规范。配套系统应用的有流程表单填写规范、流程附件完整性规范及流程操作时限性规范、表单模板等。通过严格统一的标准及规范，保障采集的信息易于识别、便于统计、方便理解，大大提升协同工作效率。配套系统应用的还有公司的督导体系，制订了督导标准，宣贯了督导标准，强化督导执行，结果关联薪酬等，使规范管理真正落到实处。

（3）互联互通为特色。系统支持多个单位参与，每个单位均有自己的管理员，建立本单位的组织机构、内部流程、人员配置和档案台账。每个工作事项对应一个流程，一个完整的流程分为外部流程和内部流程，通过多个单位的内部流程和一个总体外部流程把一个工作事项连接起来，形成了从A单位发起，内部审核到B单位审核，再到C单位的审核审批的互联互通的协同工作系统。单位之间只能看到外部单位末级审批人的意见，从而有效的贴近现实情况，既强化了协同，又强调了数据安全性。

3.四类文档

系统流程操作后，自动形成底稿、台账、报表和档案。每个流程的每个环节操作之后自动会形成一个底稿，底稿信息以一览表的形式呈现。每个流程结束之后，会形成一个台账，台账可以根据表单类型查询筛选；上传的附件可以手动归档到指定的档案目录去，也可以自动归档到指定的位置，档案目录可以根据公司的实际情况任意设置，个性化定义电子档案目录。系统会根据各个审批过后的表单采集的信息，建立数据抓取关系，形成报表，方便领导决策分析。

三、信息系统助力市场拓展和模式创新

重庆开源工程项目管理有限公司在导入招标代理信息系统后，着力进行管理规范，积极借用信息化的力量拓展市场，并整合社会资源，转型升级发展。

1.建立流程权威，增强管理规范

系统运行推行初期，员工有些不习惯，通过系列课件的制作与辅导，以及强力的奖罚制度，员工从最初的抵触到中期的磨合，到后期的接纳，再到现在的习惯，信息化已经开始在公司扎根立足。以前随意上报，任性作为的现象通过系统执行刚性强行扭转，必须按照流程进行业务操作，且需在规定的时限内完成，按照规范和标准进行操作。从混沌无序逐渐走向了井然有序，从对人负责逐渐走向了对事负责，从无轨公交走向了有轨电车，秩序化管理在公司蔚然成风。人际关系简单了，流程运转顺畅了，授权管理变得顺理成章了，各层级的一把手也逐渐开始得以解放了。

2.信息实时通透，强化风险管控

招标代理项目管理信息化使得过程管控成为现实，只要信息采集动态实时，真实准确，齐备完善，管理层可通过手机客户端随时随地的对项目进展进行监控，对过程质量进行把关，并利用碎片时间发号施令，遥控项目管理。管理看得见，使得招标代理项目全程透明，可能存在的风险隐患及时得到暴露，有利于操作者自身和管理层及时发现问题，及时分析，及时采取措施进行纠偏。同时，对可能存在的灰色工作阳光化，对项目的廉洁工作作风落到实处提供了极佳的工具支持。

3.通透赢得信任，助力市场拓展

招标代理信息系统不仅仅在公司内部使用，而且可以开放给招标单位、交易中心等关联单位使用，大家在共同的平台上跟踪关注招标代理项目的进展工作，相比传统的线下项目管理，优势不言而喻，也使得公司得到委托单位及相关单位的高度信赖，公司的行业影响力得以迅速提升，竞争优势逐步增强，市场拓展工作相对以前更容易开展。互联互通的系统使得协作单位的流程高效运转，过程透明，放心托付，信息化成为业务拓展的有力法宝。

4.互联强化协同，积极整合资源

互联互通的信息系统不仅使参与各方实时了解项目的动态进展，同时因为外部力量的介入，强化了对公司内部的监管督导，使得公司内部的业务操作要与行业规范接轨，有利于规范公司内部管理。其次，外部监管力量的存在，部分替代了公司内部的监督资源，有利于社会资源的整合。再次，利用系统管理者的身份，可以聚集更多的合作伙伴信息，沉淀业务相关的案例、模板、人员信息等，有利于扩大公司的影响力，促进公司的进一步发展；角色扮演从纯项目操作业务转型为平台业务操作模式提供了一种潜在可能。