医院档案管理工作的有效解读

黄增丽+李海亮

摘 要：医院档案作为医院和医学界的重要财富，在医院管理方面有着极为重要的作用。强化医院档案管理工作能够帮助医院做好经验总结，查找工作不足，提高医疗质量，提升工作效率，赢得经济利益和社会效益。在当前科技信息化水平不断提升的背景下，医院档案管理工作方式也在发生着变化，改变和创新医院档案管理工作方式，才能为医疗工作提供更多的便利。本文结合医院档案管理工作的问题现状，就优化医院档案管理做一解读。

关键词：医院；档案管理；问题；有效策略

1 现阶段医院档案管理工作中存在的问题

（一）医院档案管理体制缺乏统一标准

当前，医院针对内部各科室之间的工作人员都给予了明确的职责，而在档案管理工作上却缺少明确的制度和职责规范，更没有建立一个健全的管理模式，造成医院内部档案管理机构设置过于复杂和分散，各部门档案分别管理，造成医院信息资源缺乏连贯性和完整性，不能为医院提供有价值的资料，给医院信息收集工作增添了难度，影响了医院网络档案管理工作的有序开展，使得医院档案不能满足时代的需求，影响医院档案管理作用的发挥。

（二）医院专业管理人员缺乏

多数医院档案管理工作非专业出身，更多是由其他科室兼职担任，这样造成医院档案管理人员水平参差不齐，人员流动性大，加上专业档案管理人员的缺乏，兼职的档案管理人员不能提起对档案管理工作的重视，更不能将所有的精力都放在档案管理工作开展中，给医院档案管理工作的创新和发展产生了严重的影响。此外，医院档案管理人员法制意识的淡薄，没有熟读和全面掌握《中国人民共和国档案法》的有关知识，使得档案管理人员在执行工作时无法可依。

（三）档案管理现代化水平相对较低

医院档案管理分散、管理人员积极性较低的状况，影响了医院档案管理的现代化水平。过去传统的医院管理方式都是次年第一季度收集上一年档案资料并进行整理总结和分类归档保存的方式。介于医院档案室较小，储存空间有限，这种传统与档案收集管理的方式往往受到空间较小的阻碍，而不能将医院档案资料全部归档，那些不能归档的资料很容易丢失，影响医院整体的档案信息量。此外，医院整年的工作总结数据都来源于各个科室的统计报表，这种整理操作方式较为麻烦，更需要从多个资料中进行有用信息的提取，这样大大增加了档案管理人员的工作量，手工操作也无法确保数据的准确，影响了医院档案管理现代化水平。

2 医院档案管理工作的有效措施

（一）提升对医院档案管理工作的重视

提升医院档案管理工作水平需要医院现有档案管理人员和基层工作人员全面了解档案法，积极的学习档案法，更要在思想上意识到档案管理工作对整个医院各项工作开展的重要意义，特别是医院管理人员更要从行为意识上提升对档案管理工作的重视并给予大力支持，为医院档案管理工作提供坚实的基础和必要的条件。此外档案管理工作是医院平常工作的重要部分，加强医院档案管理工作和医院之间的联系，并采用完善医院档案管理工作的方式，推动医院整体的发展和进步。医院内部其他岗位的工作人员更是要全面认识到档案管理工作的重要性，并在日常工作中为档案管理人员提供帮助[1]219。

（二）强化对档案管理人员的素质要求

专业素质的管理人员能够推动医院档案管理人员的前进，所以引进专业的档案管理人员尤为重要，首先医院在选聘档案管理人员时，要优先选择那些专业性强的人员和那些能够清楚认识医院档案管理工作同其他行业档案管理工作之间本质区别的人员。其次就是做好现有档案管理人员的培养工作，在提升医院档案管理人员专业技能的同时更是要做好职业道德培训，让他们树立一个认真、负责的态度，掌握先进的管理理念，提升自身的专业能力，实现医院档案管理的科学有效[2]150。

（三）进行医院档案管理体制的创新

首先是要在医院内部建立完善的档案管理制度和专业的档案管理部门，而不是像以前一样将档案管理工作作为一个辅助工作，并用后勤人员担任档案管理工作，这样不但加重了后勤人员工作的压力，也会因为管理人员的不专业而影响了医院档案的专业性。其次就是要明确医院档案管理的标准，明确医院管理人员的工作职责，并做到责任到人，让医院档案管理人员有据可依，避免医院档案管理工作的不规范和不专业。提升医院档案管理人员的责任感和归属感。再者就是制定有效的监督和处罚措施，对那些不按规章办事的人进行严肃处理，提升档案管理人员的危机感。最后就是选择分级保管，将那些价值较低、保存期限较短的纸质档案放在基层，并做好备档工作，这样方便基层利用也减轻了医院档案存在的压力[3]42。

（四）引进现代化的档案管理技术

开展医院档案现代化管理工作，为医院档案管理降低档案储存空间，为医院重要档案的保存提供便利条件，也为医院节省了更多的人力、财力和物力，特别是在网络信息如此发达的今天，开展医院档案管理已经成为时代发展必然趋势。

1.储存方式的多样化

在过去传统的档案管理过程中，医院主要是用纸质文本的方式进行档案资料的储存，这种文本储存的方式本身存在占用空间大、查找和保存困难以及共享性差等不足。在计算机网络得到广泛应用的今天，档案储存的方式也更加多样化，医院档案除了采用纸质文本的储存方式外，还可以通过建立电子文件的方式进行储存，这种储存方式大大缩减了档案的储存空间，为资料查找和共享都提供了极大地便利，当然医院还需要结合自身情况进行储存方式的选择。

2.建立电子管理网络，实现档案网络管理

传统档案管理受人的主观因素影响，大大降低了档案管理工作效率，开展计算机管理程序的档案管理方式能够有效的解决这一问题，提升档案管理的效率和质量。实现档案网络管理需要从以下几方面入手：首先是人事档案的网络化；其次是文书管理网络化；最后是病历档案的网络化。同时我们也需要认清楚网络化档案管理还存在一定的不足：一是医院各部门在档案数据库建设中难以实现协调统一，缺乏标准；二是医院内部封闭的办公环境也影响档案管理网络化的开展；三是网络技术难以解决更影响档案网络化管理的开展。总之，医院档案网络化管理是形势所需，医院还需要結合自身状况进行调整和布局，避免资源的浪费。

3.拓展档案服务领域

医院档案管理的最终目标是利用，是激发起潜在的社会效益和经济效益，所以医院档案管理人员需要研究出更多检索工作，做好编研工作，为医院提供服务，强化各级医院之间的联系，提升医院档案信息利用效率。同时需要医院定期举办医学档案座谈会，针对医院不同的发展需求，拓宽科研选题的思路，为医院今后科研和教学工作提供优质的服务[4]281。

医院档案管理本身涉及医院、医护人员的档案资料以及整个医院发展的历程记载，还包括就医人员的医疗记录等。这些也就充分说明了医院档案管理工作本身的复杂性和重要性。一旦医院档案管理工作受到损害，势必会对医院日常管理工作造成严重的影响，更有甚者会导致医院事故的出现，给医院就医人员的身心健康产生了威胁，更不利于医院社会效益的提升。所以强化医院档案管理即是医院发展需求更是时代发展的必然。

参考文献

[1]张秀良.新医改下医院档案管理的改进方法[J].科技资讯，2012，（6）：219-219，221.DOI：10.3969/j.issn.1672-3791.2012.06.180.

[2]张芹.新医改下医院档案管理的改进方法[J].中国管理信息化，2015，（22）：150-150.DOI：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.22.119.

[3]郭雷蕾.新医改下医院档案管理的改进对策研究[J].卷宗，2014，（10）：42-42.

[4]李玉红.探究新医改下医院档案管理的改进策略[J].大家健康（中旬版），2015，（2）：281-282.

作者简介

黄增丽（1976-），女，汉族，山东惠民，滨州医学院附属滨州市中心医院，大学，副研究馆员，研究方向：医院档案管理、人事档案管理。

李海亮（1978-），男，汉族，山东惠民，滨州医学院附属滨州市中心医院，大学，经济师（人力资源），研究方向：医院人力资源管理、人事档案管理。