浅谈新时期高校院级单位外事工作布局

王盎然

摘要：高校外事工作已經发展到一定阶段，必须由院级单位进行主导。在此形势下，高校院级单位的外事工作必须重新布局。针对这一需求，本文提出院级单位外事工作新布局的可行性方法，为高校外事工作改进提供一定的参考。

关键词：高校；院级单位；外事

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2017）35-0044-02

外事工作是各项对外交流活动和事项的总称，是一项政治性和政策性很强的工作。对于高校来说，开展外事工作对于提高其教学科研能力、展示良好的国际形象等方面具有非常重要的作用。近年来，我国高校的外事工作进入了全新的发展阶段，国际高等学校间的合作办学、学术交流不断扩大，高校外事工作的范围和业务量都有很大程度增加。与此同时，高等教育的国际竞争也愈加激烈。随着高等教育国际化的深入，目前，我国高校外事工作已从原来的由校级包揽全局，到现在的院级单位参与、甚至主导部分对外交流合作。但高校行政方式一直没有大的改变，各类资源都牢牢掌握在校级职能部门手中，导致院级单位进行外事工作的过程中束手束脚，工作积极性和能动性都受到很大限制。

随着高等教育的国际化进程不断加快，大规模的留学生扩招、高密度的国际学术会议、跨越国界的科研与人才培养等渐成常态，国际化已经渗透到了高校的人才培养、学科建设、师资队伍建设、课程设置、学生管理和人员交流等各个方面，传统的自上而下的外事工作机制已不再适应甚至是阻碍了高校的发展。因此，高校外事工作应改变现有行政管理模式，加大力度建设院级外事职能部门，让二级学院逐渐成为高校外事工作的主导者。

一、在行政上，高校要给二级学院增加一个主管外事的院级领导岗位

俗话说，“火车开得快，全凭车头带”。既然二级学院要成为高校外事工作的主导，那么学院本身就需要一位有国际视野的领导来规划和筹谋整个学院的外事工作。这个领导一般来说必须是学院科研业务好、学术造诣高、了解学院历史沿革和现实国际合作需求、同时熟悉国外知名高校及企业优劣和运作模式、有着服务学院振兴学科热情的顶尖教授。唯有站在如此的高度，才能在学院外事工作中有全局意识，从而有的放矢地安排学院教师和行政工作者“走出去”、把对学院科研、学科建设有益的国外学者“请进来”，双方有效互动，真正体现高校外事工作的意义。诚然，这样的教授难找，但笔者相信经过多年来卓有成效的国外引智工作，在中国研究型一流大学的每个专业都能找到这样的教授。当然这更需要学院人力资源工作者去发掘、去引导。同时学校人事部门、外事部门、组织部对学院上报的外事领导人选联合考察，考察合格后赋予其调配学院相关资源的权力，让其在外事工作中起到主导、策划的关键作用。

二、在人员配备上，二级学院需要有1—2名专职外事工作人员

“强将手下必须无弱兵”，优秀的学院外事领导负责全学院近几年的国际交流规划和筹谋，但真正负责实施的一定是学院外事工作人员。如果仅有顶尖的外事领导，而没有高素质的外事工作人员，则上层的想法只能是一纸空文，无法付诸实践。根据一般高校外事工作内容，高校院级外事人员的职责范围包括来访接待、出国（境）手续办理、外事活动翻译、留学生招生管理、外国专家教师的招聘与管理、院级合作交流项目的开发与维护、与校级外事职能部门及相关政府部门汇报协调等。随着高校对外交流的加深和业务范围的拓展，这些工作内容的内涵和外延也在不断变化，对院级外事人员也提出了越来越高的要求。因此，加强对院级外事人员的培训、提高相关人员的专业素养成为当前高效外事工作的当务之急。

1.院级外事人员必须“专人专用”。由于高校行政事业编制的紧缺，从事院级外事工作的人员要么是其他行政人员兼任的、要么是劳务派遣制的。兼任外事工作的行政人员由于有更多其他的工作，对外事工作难免抱有对付心理，“不求无功、但求无过”，机械式地应付日常的外事工作，不会去精益求精配合外事领导在本领域的开拓工作，这样就会使得外事领导空有抱负而难以施展，或很多外事接待、科研交流的工作需要外事领导亲历亲为，让其不堪重负而难以维系。劳务派遣制的外事工作人员虽然相对来说能更专注于这项工作，但是由于劳务派遣制员工归属感不强、工资待遇低等问题，难以招到高水平的外事工作人员，或难以有长期在这个岗位工作的高水平外事人员，这对整个学院的外事工作布局显然是不利的。因此需要高校在行政编制规划上，增加院级外事工作人员的编制，让二级学院能自行招揽相关人才，在外事岗位上扎实工作。

2.基于高校外事活动和院系外事工作的特点，院系外事工作人员必须具备过硬的政治素质、掌握外事接待礼仪、了解高校及院系学生培养及科研合作方式基本模式和流程等。因此必须经常对院系外事工作人员进行相关业务培训，才能让他们做到与时俱进，在院系对外交流及合作办学中发挥应有的作用。值得一提的是，在这些培训中，专业英语培训是必不可少的。从事外事工作的人员，英语水平必然是高的，但学术交流或联合项目研究过程中会不可避免的涉及到专业相关知识，在口译或笔译时，非专业人士很难把握那些专业名词。这就要求院系外事工作者在每项接待交流任务前都预先学习，必须保证其准确无误地用国际通用或专业用法表达出来，才能促进双方顺利沟通。

三、资源配备上，建议学校每年给二级学院下拨一笔外事工作专用经费，并在经费预算管理上尽量宽松

随着物价节节攀升，公务接待所需经费也逐年增加。外事工作中，人才引进、外宾接待、跨国学术交流等都需要相当多的经费支撑。“巧妇难为无米之炊”，如学校没有相应经费配备，则一切工作都将回到起点，无法深入。每个学校都有一套标准的财务体系，但如果简单用这个体系对外事经费一刀切，学院外事工作将很难开展。一般高校的学科建设经费可以用于支付外宾的差旅和住宿，但是招待用餐、参观等费用几乎没有支出渠道。我国高校的国际化尚在起步阶段，很多国外知名学者都是第一次来华，或是只知道我国的北大、清华，只知道北京、上海，很多周边著名的城市和学府都不为人所知。我国历来有着“礼仪之邦”的美誉，为了宣传学校、宣传学校所在的城市，带来访外宾参观一下本市和周边著名景点、尝一尝有地方特色的饮食非常必要，简要介绍本国本地的文化和风土人情更易拉近来访人员与中方人员距离，也会使得外事工作事半功倍。但由于经费限制，这些工作难以开展。另外，由于各国文化不同，外宾对于住宿的要求普遍比较高，一般不能接受二人同间的标准房配置，但学校周边的酒店房价普遍偏高，超出学校制定的接待报销标准，太偏远的酒店又不方便外宾往返学校，这对于学院外事工作来说是个很大的难题。再者，欧美等国家的教授来访，飞机旅程经常要十几个小时，学院邀请来做学术讲座的专家学者，大部分学术造诣高且上了年纪，一般都要求坐头等舱，然而学校的经费使用标准难以满足他们这样合理的要求，导致院级单位的科研国际合作难以广泛铺开或深入开展。学校如能在外事接待的经费使用上制定相对灵活宽松的标准，将使院级单位的外事工作积极性大大提高。

综上所述，高校外事工作要进一步发展，必须改变现有的自上而下的行政方式，而必须由二级学院主导，由院级单位立足于专业，在外事工作上重新布局、招揽人才，同时校级职能部门积极配合并尽可能提供便利，才能侧重于学术交流和科研合作，主动建立国际化工作模式，打开全新的外事工作局面。

参考文献：

[1]徐菲.高等教育国际化趋势下的高校外事人力资源培养[J].重庆与世界·学术版，2013，30（9）.

[2]姚兰思成.跨文化交际中高校外事翻译探析[J].科教导刊，2016，4（中）.

[3]张海波.略论新形势下的高校外事接待工作[J].黑龙江教育学院学报，2015，34（4）.

[4]孙燕红.浅谈高校外事工作者的人际交往及职业素养要求[J].鄂州大学学报，2013，20（7）.

[5]田敏捷，徐莹.浅析群众路线在高校外事工作中的应用[J].今日科技，2014，（3）.

[6]郑丹，楚中毅.浅议高校外事工作者应具备的几项基本素质[J].教育教学论坛，2013，（13）.

[7]林颖引.新时期高校外事管理工作的改革[J].安顺学院学报，2015，17（1）.

[8]杨龙祥.新时期如何加强高校外事管理工作[J].长春教育学院学报，2014，30（4）.

[9]陈枫.浅谈高校外事工作人员的全局意识[J].赤子，2015，（7）.

[10]吴倩.高校外专外教聘用与管理工作现状与问题探析[J].海峡科学，2013，（9）.

[11]张海波.高校外事管理工作专业化研究[J].兰州教育学院学报，2014，30（5）.

[12]马小飞.高校外事工作管理人员专业化发展的必要性及实现路径[J].求知导刊，2015，（23）.