信息网络环境下的档案管理

王爱华

摘要：信息系统与网络环境的快速发展推动了档案管理的深刻变革。档案信息化的发展无疑开拓了档案服务的范围和方法，同时也对档案管理提出了更高的要求。做好信息网络环境下的档案管理工作是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是提高档案信息服务水平的必由之路。本文从信息网络环境下的档案管理与传统的档案管理比较入手，对信息网络环境下档案工作的要求与策略，以及需要注意的问题进行了探讨。

关键词：信息化；网络环境；档案管理

信息网络环境下的档案管理是以信息网络建设为基础，以档案信息资源管理为核心，以档案信息共享为目标的动态发展过程。包括档案信息的数字化；档案信息接收、传递、存储和利用的一体化、多样化；档案信息的网络化等内容。

一、信息网络环境下档案管理与传统档案管理的不同

（一）管理内容多样化

区别于传统档案管理模式，电子档案信息资源多以数据库、信息库的形式出现，除了纸质档案以外，档案信息还有图形、图像、声音、视频等多种形式载体。

（二）档案整理一体化

在网络条件下，电子档案从起草、修改、审核、发送几乎完全在计算机网络上进行，文件一旦形成，便可马上储存和归档，做到登记、立卷、著录工作三位一体，由原来的档案人员被动收集、手工开发、人工录入信息，变为由档案形成者直接参与档案信息的管理，这将大大缩短档案开发的周期，减少人员和管理环节，使档案整理呈现一体化特点。

（三）档案利用便捷化

网络技术的发展和应用，大大加快了人们学习、工作和生活的节奏，时间成本成为人们必须考虑的重要因素。人们在追求档案信息服务的过程中，对时效性提出了更高的要求。档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将信息收集到，并在服务器上归档。用户可以通过网络技术和检索功能快速准确地找到所需内容，并可超越时间和地域限制，异地利用档案，大大提高了档案利用的效率。

（四）档案服务多样化

网络技术突破了人们习以为常的人工检索，向人们提供了全新的超文本、超媒体阅读和自动化检索方式，从抽象化的文字扩展为图像、声音、三维动画等多种媒体，使用者平添档案利用的方便和乐趣。

二、信息网络环境下档案服务的对策及建议

档案信息服务要求以先进的服务手段、灵活的方式，高效地为利用者提供需要的相关档案信息，实现档案信息资源的共享，方便快捷地服务于社会公众。信息网络环境下的档案管理有以下几方面的对策及建议：

（一）提高档案管理人员素质，加强培训工作

档案信息化建设，涉及许多技术手段和处理流程，从而对档案管理者的知识和能力结构提出了全新的要求。档案管理工作要求运用多种学科知识，多专业配合、多部门协作、多环节配套。档案工作者除需谙熟档案业务的工作流程和基础数据信息的整理外，还应具备规范操作计算机、网络传送、数据库处理、多媒体应用、病毒防治等技能，使自己成为一专多能的复合型人才，以尽快适应档案管理工作的变革，跟上信息化时代发展的步伐。

（二）制定完善的信息政策和信息法规

信息政策和法规是对信息系统运行机制进行调节的一整套政策体系和法律规范，是指导信息事业发展的原则和策略。首先，在制定信息政策时，是否体现了档案信息化建设的模式、目标、任务、步骤和重点。其次，要建立完善的政策体系，包括信息技术、信息人才、信息投资在内的信息资源政策。再次，要加强档案信息立法工作，不仅包括有关档案信息资源建设组织与开发的法律规范，而且涉及传输中的档案信息安全的相关法律，同样也涉及用户利用档案信息资源所必须遵守的相关法律规范问题。

（三）完善软、硬件环境，推动档案信息化建设

高科技的服务必然要有高科技的硬件、软件设施作为其坚强有力的后盾。建立一个规范的、全面的、完善的档案信息化管理系统将是一个势不可逆的发展发向。但档案工作的现状是投入经费少，基础设施落后，新技术应用不普及，难以达到档案管理自動化的要求。因此，档案信息化将是一个长期的过程，必须在工作中逐步实现档案管理设备和技术的现代化。档案部门应积极创造有利条件，为档案信息化提供必要的物质基础和技术保证，推动档案信息资源开发利用的自动化、网络化建设。具体地说，除了要有必要的高性能硬件设备如计算机、扫描仪、刻录机等外，还必须基于网络技术和数据库技术，大力开发档案管理应用软件。

（四）加强电子档案安全管理，提高防范能力

电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击。由于电子档案的形式和内容往往是相互分离的，使得电子文件信息随时面临着被修改、盗窃甚至销毁的危险，这给保证电子档案的原始性、真实性增加了困难。因此，在电子文件开发、存储、利用的过程中，要采取有效措施，保证其信息安全和载体安全。

1.制度建设：以国家及行业的相关标准、规范来指导工作，建立健全使用计算机和互联网的规章制度，这些制度应包括对档案信息系统建设的安全要求，对档案工作人员和档案利用人员的要求等内容。如：用户标识管理、信息介质管理、密钥管理等，切实做到用制度规范行为，按职责实施管理。形成制度化、正规化的电子档案安全管理秩序。

2.人员管理：加强对档案工作人员的保密意识教育和安全业务培训，使之充分认识电子档案安全管理工作的重要性和必要性，提高档案工作人员的思想业务素质和职业道德修养。另外，还要对信息使用者的行为实行有效的监控，加强用户口令管理，保证只有授权人员可以访问计算机系统中的信息。以防未被授权者对信息的更改、破坏、恶意泄露和非法利用。

3.技术应用：定期进行软硬件检测，设置加密防护技术，做好杀毒软件及防火墙的安装并按时升级。保证档案信息在网络环境下安全有效地传播。

总之，随着信息化、网络化的发展，档案服务工作的内容和方式必须不断地开拓、创新，这样才能与时俱进，跟上时代的步伐。档案工作者在信息网络环境下任重而道远，要不断改进服务方式、提高信息化水平以满足利用者对档案信息的高层次的需求。

参考文献：

[1]曾红. 试论信息网络环境下的档案管理[J]. 档案学研究， 2008（1）.

[2]张建铭，王春晓.基于文档一体化的数字化档案室建设探索[J]. 兰台世界，2017（4）.

[3]钱亚军. 网络环境下档案工作的思考[J].科技资讯，2008（22）.

[4]余厚洪. 网络环境下档案信息资源的整合[J]. 兰台世界，2008（4）.

[5]万滨. 浅议网络环境下档案工作的创新[J]. 科技广场，2008（2）

[6]朱华. 浅议如何管理网络信息资源[J]. 河北科技图苑，2006，19（1）