学校人事档案信息化管理中存在的问题及对策

邸玉

人事档案是指有关组织在人事管理过程中形成的，记述和反映个人经历、德能才绩等情况，以个人作为单位进行集中保存、以备查考的各种历史记录的集合。人事档案信息化管理主要是结合网络信息化技术和档案管理软件，对人事资料信息进行管理的过程，是源于高科技软件以及高速度和大容量硬件基础之上的一种新型的人力资源信息管理模式。学校人力资源管理信息系统作为典型的管理信息系统，开发的内容主要有前台的应用程序开发和建立、后台数据库维护两个方面。前者要求在具有功能完备的同时拥有容易操作的特点，而后者要求建立起数据安全性能好，数据一致性和完整性强的数据库。人事管理信息系统是对学校工作人员信息进行统一的自动化管理的信息系统，可以方便的进行查询、录入、修改、删除、退出等操作，随时把握人员的变动情况，使管理人员更方便地进行人事管理工作。目前，学校人事档案信息化管理过程中存在诸多问题，笔者就其解决对策作初步探讨。

1 学校人事档案信息化管理存在的问题

人事档案信息化是指国家档案行政管理部门在人事档案管理活动中统一规划和组织，全面应用现代信息技术，处置及整理人事档案信息资源，并对其提供利用服务。这样，传统的人事档案管理模式是面向人事档案实体保管的，如今转型成为为社会提供服务。为推进人事档案信息化建设的进程，中组部、人事部在1996年底又把配备计算机和有关多媒体作为人事档案信息化的必要装备，并纳入人事档案室“达标升级”的重要考核指标。当前，有许多学校开始实行人事档案信息化管理，但是因为缺少系统的理论学习和具体的实践指导，信息化建设过程中出现了许多问题。

主要表现在：①软硬件基础设施不齐备。很多学校由于经费问题，没有配置相应的人事信息管理基础设施，阻碍了人事档案信息化建设的进程。②人事档案信息数据库中的数据一般录入的都是按照职工自己填写的内容，即使人事管理部门硬件设施跟上了，但如果相关部门不加以核实，往往造成数据不准确。所录入的数据一般都是些基本数据，动态信息录入不及时，以至于数据不能反映现实情况，这就造成了数据库信息质量低下，降低了人事档案管理信息系统的使用率和可信度。③在实行人事档案信息化管理的同时，还必须认识到信息安全保密问题，人事档案管理使用信息化技术，能够带来很多的便利，但同时也增加了人事档案保密和人事档案安全工作的难度。主观上，人事档案部门的保密意识和安全意识有待加强，忽视对档案网页内容的审查和信息的管理；客观上，由于技术原因，电脑病毒横行，黑客大肆攻击，给人事档案信息安全和保密带来了严重威胁。④人事档案信息化进程中的关键就是人的因素，在当前的人事档案管理转型时期，管理队伍中既懂人事档案管理又懂得信息管理和法律应用的复合型人才很少，管理部门又忽视了对这种复合型人才的培养和引进，以至于延缓了人事档案信息化建设的进程。

2 完善学校人事档案信息化管理的对策

1.增强人事档案信息化管理意识。学校人事档案信息化管理工作要想扎实有效推进，就必须先解决个别领导和管理人员对人事档案信息化管理工作的片面认识，使其在思想上足够重视，行动上切实支持。一方面，针对个别学校领导不重视人事档案管理工作、对人事档案管理工作投入有限、不支持进行信息化管理的问题，档案部门要加强宣传、勤于沟通，讲清人事档案信息化管理的意识和作用，获得领导的支持和认可，并给予必要的人、财、物支持。另一方面，学校人事档案管理人员要强化信息意识和服务意识，积极主动地学习信息化管理知识与技能，并能有效应用于人事管理和人事信息服务之中，为学校人事档案信息化建设提供充分的人力资源。

2.选择优质的信息化管理系统。人事档案信息化管理系统的选择决定了人事档案信息化管理的成效。因此，选择一套合理的、科学的信息管理系统，充分利用计算机网络技术将人事档案分类、归档，并做好查找、备份等系统化设置，是学校进行人事档案信息化管理的重要环节。系统应具备强大的统计和计算功能，便于人事信息的录入和更新，并能够在网络上实现资源共享。同时，人事信息的录入要做到准确无误，并定期进行更新。此外，做好系统的定期维护和检测工作，完善安全保护措施，避免被网络黑客侵入，造成信息的破坏和泄露。

3.加强人事档案信息化管理人才的培养。人才是行业发展的根本，是保证行业稳定快速发展的基石。在政府信息公开视阈下，人事档案管理人员要在掌握一定的计算机基础和法律知识、熟悉人事档案工作的业务的同时，熟悉政府机构的运作机制、有较高的政策解读水平。但就目前的水平而言，人事档案管理人员并不能满足这样的需要，这就需要实施人才建设战略。培养、引进人事档案管理工作需要的复合型人才。人事档案工作人员应树立信息意识、质量意识、创新意识和法制意识，加强计算机应用等专业知识的学习，学会运用现代化管理理论技术、方法和相关法律规定，做好人事档案信息化工作。

参考文献

[1]何雪梅.学校科研档案的管理和作用[J].四川职业技术学院学报，2007.4

[2]龐海青.学校学生档案管理工作刍议[J].大家，2010.17