应用型高校科研经费内部控制研究

包芸山

摘要文章分析了B学院科研经费内部控制存在的问题，随后基于事先防范、事中控制、事后监督的原则对B学院科研经费内部控制制度进行了优化设计。最后用一个实例检验了优化后的科研经费内部控制制度，结果显示科研项目的投入产出效率得到有效提高。

关键词高等学校 科研经费 内部控制

随着我国对科研工作事业的不断重视，而高校作为承担科研任务的重要机构，其科研经费投入也不断增长。在中国高校体系中，应用型本科院校占高校总数比较大的比例，与传统研究型高校的培养目标定位不同，应用型本科院校培养的是适应生产、服务和管理一线所需、面向地方经济与社会发展需求的高级技术应用型人才。故这类高校的科研侧重点与传统研究型高校也不同，他们侧重的是应用型研究，与基础研究在科研经费的获得渠道、使用范围、科研结果评价等方面都不甚一致。“管严就死，管松就乱”也一直是这类高校科研和财务管理部门绕不开的结。为了避免高校特别是应用型本科高校科研经费内部控制水平与新环境不相适应，本文结合最新出台的各类会计规范和借鉴相关理论，根据应用型本科高校的特点以一所所新建的应用型本科高校B学院为研究对象，针对目前国内高校科研经费内部控制现状、高校科研经费在管理和使用过程中存在的一些问题进行具体分析，基于内部控制、风险管理等理论对B学院科研经费内部控制制度进行了一系列优化，并以一个具体项目为例验证了优化后的内控制度能有效减少科研经费使用过程中的违规现象并提高了科研经费的使用效率。

1高校科研经费内容控制的内涵与目标

（1）高校科研经费内部控制的定义：高校科研经费内部控制，是指高校为了实现科研经费管理的目标，遵循科研经费管理的原则，制定有效的管理规章制度以及科研经费预算、使用等流程和程序，对科研项目以及科研经费进行动态的管控过程。五个要素是内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。

（2）高校科研经费内部控制的目标有以下几点：使得高校所有科研经费的申请和使用在国家法律法规、校纪校规下进行；保证高校科研经费相关信息真实和完整；充分整合学校各类资源，促进制度建设与流程优化；预防、杜绝舞弊与腐败。

（3）高校科研经费内部控制相关规范。当前我国高校的科研经费来源一般有中央财政、地方财政和社会机构或企业三个渠道。“统一领导，集中管理”的财务管理体制是多数高校对于科研经费的管理制度，近年来财政部、教育部等部委也出台过许多规范性的文件，如表1。

根据上述管理办法，会计师事务所负责完成科研项目的审计以及财务的验收工作，因此高校财务部门和科研部门应加大对科研项目资金的监管力度。与此同时，各级管理部门也对各地区高校的科研经费管理出台了相应的政策。

2 B学院科研经费内部控制存在的问题及分析

2.1审计监督职能不完善

B学院的审计监督是内控建设中相对较薄弱的环节，主要表现在审计部门对科研经费管理监督不够重视，审计工作着重于对采购询价、工程项目核算等“大额交易”；对科研经费全过程审计缺乏，仅仅依靠财务部门使用传统的财务审计方法；内部审计人员及业务知识不足，学校审计处审计人员从审计专业毕业的较少，大部门从是财务人员转岗而来。

2.2相关职能部门各自为政

B学院与科研经费管理相关的部门主要有科研处、财务处、国有资产管理处、审计处等，各部门分工明确：从科研项目申报、合同签订，到科研经费报销审核，再到科研项目中期检查、项目验收、成果鉴定、奖励申报等工作由科研处负责。科研经费的管理和核算，指导项目负责人完成其职责，审查项目决算等工作由财务处负责；全校仪器设备采购、验收以及日常管理由工作国有资产处负责。对科研经费管理和使用进行不定期审计或专项审计工作由审计处负责。学校采用直线职能型管理组织结构。这种组织结构的特点是：以直线为基础，在各级行政主管之下设置相应的职能部门从事专业管理，在直线职能型结构下，管理快速、灵活、维持成本低且责任清晰。但它的缺点也很明显：各职能部门之间的横向联系较差，容易产生脱节和矛盾。

2.3科研经费内控制度存在随意性

科研经费支出控制较弱，很多是似而非的可以“浑水摸鱼”；科研经费内部控制制度不够统一、规范，科研经费管理规定在内容上还不够细化，由于每个财务人员对财务制度的理解存在一些偏差，这导致了在报账过程中的尺度掌握不相同，从而导致同一类型的科研经费有的财务人员拒绝报销，改换另一个财务人员则可以报销，甚至同一财务人员对同一科研经费存在昨天拒绝报销，今天又给报销的现象；同时，科研资产回收也存在随意性。

2.4经费报账环节容易滋生违法违纪现象

在科研管理过程中，由于B学院的校领导、科研处仅关注科研项目的多少及科研成果，对过程重视不够。而有些科研人员认为项目是自己辛辛苦苦申请来的，作为项目负责人应该可以自由决定经费如何使用。此时，财务处又只负责审核原始凭证、报销、支付，即使发票是真实的，但是其用途也无法去核实。

之所以存在上述问题，除了内部控制意识淡薄、缺乏预算管理意识、审批权监督管理缺失和审计、纪检监察部门监督不到位之外，从客观上看，原因有二，一是现有的规章制度难以适应当前的经济体制，因为随着经济的发展，科研经费的来源也将越来越多，高校内部科研经费的管理应与各种经费来源相匹配；其二是内控制度不够完备，且在执行时不够严格。高校科研经费的内控机制还存在许多薄弱环节，但是一方面，如果体制过于严格，会挫伤教职人员的科研积极性；另一方面，如果过于宽松，则会使得科研经费起不到应有的作用，且易滋生贪污腐败现象。

3完善B学院科研经费内部控制管理的对策

3.1强化B学院科研经内部控制意识

强化学校科研经费内控意识，主要从三个方面着手：一是学校管理层，提高學校领导对加强科研经费内部控制制度建设的思想意识，思想上克服对科研项目和经费“重争取，轻管理”的倾向；二是财务管理部门，财务管理部门是高校科研经费内部控制的关键部门，作为业务部门，应主动接受审计部门的监督，加强科研经费的管理与控制；三是科研负责人，作为高校科研人员，首先是一名教师，学校应通过各种活动加强师德师风建设、督促科研人员学习法律法规和科研项目和经费的管理规定，让科研人员明白，科研经费是财政拨款，不是自己挣来的“辛苦钱”，要主动接受相关部门监督，依法依规使用科研经费。

3.2加强B学院科研经费内部控制全过程控制

通过完善科研项目内部控制制度和科研经费预算控制，建立科研项目管理平台、成立专门的高校科研管理机构，加强资产审核验收，防止国有资产流失，建立激励机制，强化科研经费审计力度等手段。做到事前防范、事中控制、事后监督的全过程控制。

4优化B学院科研经费内部控制设计

4.1内部组织机构优化设计

建立一个非实体部门：科研项目管理委员会。该委员会由审计处、财务处、科研处、图书馆、资产管理处、纪检监察室等部门的骨干人员构成。为使该机构具有权威性，主任由B学院校长担任，副主任由负责分管以上机构的副校长担任，并明文规定各部门的具体职责和权限。

4.2预算管理的优化设计

在科研项目管理信息平台的作用下，建立一个完整的预算管理机制。该机制旨在从科研经费预算入手，完善和加强内部控制制度，建立健全监督责任制，优化设计预算编制的目标、执行、评价、结果和反馈机制。也同时解决了科研项目核算中预算与实际支出不相符的问题。预算管理的优化设计由预算的编制、执行和调整三个方面构成。

4.3科研项目核算的优化设计

科研经费核算在科研经费管理过程中占据重要地位，核算人员可在财务上监控科研经费的使用进度。要明确报账审核的标准，规定报销的范围，不在规定范围内或国家、学校禁止的消费如香烟、土特产等不得在科研经费中列支，对财务人员进行培训，确保科研经费报账的审核标准一致。课题组利用科研经费购置图书、设备、家具等固定资产的，财务处必须要求课题组填写资产登记表，并由资产管理处、图书馆等管理部门验收，由负责验收的人员签字并加盖部门公章后，方可报账；课题组的开支如住宿、采购，尽量使用公务卡或对公转账；支付劳务费超过100元的，要求提供劳务者的银行卡号；在报销科研经费时，课题组要提供发票等原始报账材料并附上课题组开展课题开支的说明，相关负责人审核后签字，并对该款项的使用情况承担连带责任。

4.4科研项目结题的优化设计

B学院的每个课题组的科研项目进度都可以在科研项目管理信息平台内进行实时查询。项目延期的申请在管理信息平台上进行，通过平台填写网络申请书，再向科研项目管理委员会提交。科研处负责审批并直接在平台上调整项目进度。同时，科研处需在项目结题后向相关部门发放科研结题通知书，部门包括：财务处、资产管理处、图书馆、审计处和纪检监察室。

4.5科研项目监督的优化设计

从科研项目立项开始，科技处、审计处、财务处即通过科研项目管理信息平台对科研经费进行实时全方位、全过程的跟踪与监督。具体分工是：科研处负责日常监督；财务处负责审核；审计处和纪检监察室负责全过程的监察。科研处在项目立项时项目进行预算编制指导，并在项目执行过程中不断掌握项目进度；财务处通过科学合理的途径对科研经费的使用情况进行监督，主要包括预算编制、预算考评、报账核算等方法，优化科研经费的使用方案，确保科研人员合理使用经费。审计处将对科研活動全程进行全方位的审计，审计工作将贯穿科研项目的始终。

经过优化的B学院科研经费管理控制流程图如图1所示。

5案例检验

K研究项目是B学院的一个材料组织性能影响的应用基础研究项目，其研究目的是通过对汽车轮毂铝合金加入不同稀土元素并通过一定的热处理方式来改善汽车轮毂铝合金成分和微观组织结构以研发一种新铝合金材料，制备一种强度更高、更轻的汽车轮毂铝合金材料。

课题立项后，课题负责人在科研项目管理信息平台向B学院的科研项目管理委员会提交了80万元预算申请，同时提交的还有各项经费预算明细。管委会科研项目管理信息平台上要求转至职能部门提出意见及修改建议，图书馆提出发现课题组要求购买的一部分图书资料，在学校图书馆中已有存书，且学校电子图书馆也有电子文档，不需要重复购买；资产管理处提出物理学院有部分设备可借给K项目使用，亦无需购买；财务处指出预算中的劳务费、专家咨询费、交流费、和管理费四项经费预算不得高于除设备费之外总预算的规定比例：40%，科研处提出K项目的科研在省内高校考察、调研，并邀请必要的专家指导即可，国际交流适当降低预算；教务处提出所购实验设备中有两台设备在将来的教学科研中使用率不高，建议采取租赁而非购买方式；纪检监察室指出，根据国家最新的《机关事业单位接待管理办法》）有关规定，邀请的专家应一律安排在食堂用餐。管委会将各部门建议在管理信息平台上转给项目课题组。项目课题组根据各职能部门的意见和建议，重新修改预算申请，合计为63.6万元，学校科研管理委员会批准了课题组修改后的预算申请。

在项目执行过程中，科研处按学校科研项目管理的有关规定定期对项目进行检查，资产管理处、财务处、审计处对涉及项目的设备采购、经费使用与报销进行实时监控与审核、管理。K项目经过结题验收后，认为基本达到了项目预期目标，财务处对课题组的经项目经费决算进行了审核，决算金额为59.03万元。

通过科研经费的内部控制优化设计，K项目的申请预算、批复预算、决算分细项对比如图2所示。

事后，在审计处组织的科研经费专项审计中，没有发现K项目有违规使用经费的情况。K项目由于B学院对科研经费内部控制进行优化后，在预算批准阶段节省了16.4万元的科研预算，节约比例为20.50%；K项目预算执行率为92.81%；其中四项经费（交流费、咨询费、劳务费、管理费）占项目除设备外总费用的33.24%；违规使用比例为0。科研经费内部控制优化效果良好。