做好不动产登记档案信息资源利用的思考

文/黄蔚

做好不动产登记档案信息资源利用的思考

文/黄蔚

不动产登记档案作为房地产交易登记过程中形成的重要凭证，其社会影响力正在不断被社会所认识，特别是近年来国家加大房地产市场调控力度，各种相关政策密集出台，有些举措都是首次使用，对房地产市场的走向和需求产生了很大影响，也给不动产登记档案的收集、整理、利用产生影响。

一、不动产登记的意义

不动产统一登记制度是不动产物权的确认和保护制度，是完善社会主义市场经济体制、建设现代市场体系的必然要求，也是贯彻落实十八届三中全会提出的“完善产权保护制度”、“赋予农民更多财产权”、“健全自然资源资产制度”的一项基础性工作，这对于保护不动产权利人的合法财产权，提高政府治理效率和水平，方便企业和群众，尤其是对进一步健全归属清晰、责权明确、保护严格、流转顺畅的现代产权制度，夯实社会主义市场经济基础具有重要意义。第一，有利于保护不动产权利人合法财产权。市场经济本质就是产权经济，不动产统一登记制度就是不动产物权的确认和保护制度，通过不动产统一登记，可避免产权的交叉或冲突，保证各类不动产物权的归属和内容得到最为全面、统一、准确的明晰和确认，以不动产登记较强的公示力和公信力为基础，有效保护权利人合法的不动产财产权。第二，有利于保障不动产交易安全。通过不动产统一登记，可促进不动产登记信息更加完备、准确、可靠，根据准确有效的信息来进行不动产交易，保障交易安全，为建立健全社会征信体系创造条件。第三，有利于提高政府治理效率和水平。通过不动产统一登记，可最大限度地整合资源，减少政府行政成本，进一步厘清政府与市场的关系，完善政府运行机制，发挥市场的积极作用。通过整合登记职能、减少办证环节、采取“一站式”服务等措施，节省登记费用，更好地方便企业、群众申请和办理不动产登记。

二、不动产登记中房地产交易登记的性质

房地产交易是房地产交易主体之间以房地产这种特殊商品作为交易对象所从事的市场交易活动，是一种极具专业性的交易。按交易形式的不同，可分为房地产转让、房地产抵押、房地产租赁。

房地产登记，是指经申请人申请，由房地产登记机构将申请人的房地产权利和其他应当记载的事项在房地产登记簿予以记载的行为，是将房地产权利现状、权利变动情况以及其他相关事项记载在房地产登记簿上予以公示的行为，是一种不动产物权的公示方式。登记管理的实施流程为：提交申请、审核、制证、发证、归档、利用。

三、徐汇区不动产登记档案利用的情况

目前，徐汇区拥有不动产登记档案80余万卷，每个月查阅量在800人次左右，查询档案数量1000卷左右，而正常情况下每月的接收档案数是3000卷左右，每月的查阅量与接收量之比约为1:3，房屋土地产权档案信息资源利用的主要形式如下。

1．土地房屋的社会属性不断被重视，房屋产权越来越成为人们重视的个人重要资产。随着土地房屋价值的重要性越来越被重视，房屋为个人所有的比例越来越大，人们对于房屋产权的维护意识不断增加，围绕房屋的经济活动和社会活动越来越频繁，房屋的居住价值与经济社会价值同步发展，人们需要了解更多的房屋产权信息。

2．国家宏观调控政策及相关税收政策促使房屋拥有者对于房屋资产实施新一轮优化组合。许多人将手中多套房产置换成更为合理的房产持有状态。另外，80后逐渐成为社会的中坚力量，而且逐步成为家庭的栋梁，鉴于独生子女家庭所涉及的父母照顾及子女教育等情况，改善型住房置换的需求推动了市场交易数量的增长。

3．经济领域企业重组、社会管理、文化发展等，都会涉及房屋土地资产的再配置及相关资产评估，随着房屋土地的利用属性不断被重视，相关的需求促使查阅这一类资源信息的人越来越多。

4．国家城市综合管理的不断深入和规范，需要更多的大数据信息资源。

5．中国法制环境改善，老百姓维权意识不断增强，打官司已经成为老百姓日常生活中越来越普遍的事情，过去有事找政府的意识逐渐向寻找法律支持的方向转变。

6．移民、海外留学兴起，国外相关部门需要申请者说明大额资产的来源情况，交易登记方面的相关材料成为重要的证明依据。

7．公检法维护社会稳定需要了解更多的信息。

不动产登记档案信息资源查询呈现三个方面的扩张。一是查询数量增加，随着新建房屋数量增加,存量房屋交易的不断易手，房屋权属信息资源的查询数量增加在意料之中；二是接待服务对象范围扩大，国家改革开放后实施房屋产权确认，一段时间后，一些老房子的业主年老、病故等出现办理遗产继承、析产等情况，另外境外人士也在不断出售以前购置的房产，需要调取老材料的人越来越多，老弱病残幼、外籍人士等都会经常光顾查阅窗口；三是查询的目的增多，过去只涉及房产交易及公证、诉讼等，现在还涉及税收、限购、移民、申请廉租经适房、拆迁、优秀保护建筑修缮保护、政务信息公开服务、资产重组、物业纠纷、拆违、群租整治、腐败查处等。

四、新形势下，做好不动产登记档案信息资源管理与利用的建议与措施

当今社会，已将信息资源与材料和能源等重要资源列为战略资源，在国家经济和社会发展中发挥着日益重要的作用，在各类信息资源中，档案作为人类社会的记忆工具和知识结晶，以其所承载信息的原始性、真实性等特殊性质而占据独特的地位，是信息资源的重要组成部分。运用好档案信息资源，是提高国家、城市综合竞争力的必由之路。

1．强调不动产登记资料归档及时化。档案资料是否完整、准确、系统，直接影响到档案信息资源的开发利用。档案资料的准确搜集是档案信息资源利用的基础。及时归档可以保证原始凭证的安全性。如果不及时归档，一则会在流转过程中出现材料丢失的风险。二则会影响档案的利用，增加查阅人员的工作量。三则会影响有些密级的原始材料的保密。因此，保证档案管理的基础性工作，必须强调登记结束后的及时归档，而且必须做到实体档案与数字化档案归档同步化。

2．强调档案质量的全过程管理。接收前，在登记管理部门与档案归档部门建立起畅通的操作信息平台，实施严格的移交管理制度。针对今年不动产登记档案外包的情况，一要保证实体档案的质量，安排专人对实体档案的目录记载、装订质量实施标准化检查，发现问题及时纠正，保证入库档案符合归档要求，二要保证档案数字化制作质量，要求交易中心实施专人抽查制度，杜绝数字化档案信息出现张冠李戴、空白模糊等劣质档案信息资源，保证数字化档案信息资源的质量和利用水平。接收后，要不断完善档案信息资源错误纠正制度，建立事前控制、事中防范、事后纠正的防范控制规范流程，对于实体和数字化档案的质量问题，有及时纠正的工作职责和工作流程，保证档案信息资源质量合乎规范要求。

3．强调动态管理在不动产信息资源管理中的运用。加大资金投入，改善软硬件环境，建立相关数字化档案查阅的规章制度和存储设备系统。动态管理就是与时俱进。当今社会发展瞬息万变，经济和科技高速发展，人们利用信息资源的需求也会随之变化，要以动态适应性管理措施来应对社会发展变化。首先，应注重把握不同时期社会各方面的中心工作和动向，简单地说，就是“以用户需求为导向”。档案管理部门不是世外桃源，改革大潮和经济发展已经将不动产登记档案管理部门推到了前台，直接面对企业、老百姓。逆水行舟，不进则退，墨守成规，将会作茧自缚，正视现实、练好内功是必须的选择。了解服务对象、开展调研和数据分析是必须开展的经常性工作，以减少服务过程中的盲目性。切实跟上现代科技的发展速度。采用现代化手段推动不动产登记档案的利用步伐。随着网络信息技术的飞速发展，我们必须加快档案管理的现代化，以现代化手段取代传统的人工管理档案。现在，徐汇区已建立了不动产登记档案信息存储、处理、保护、纠正、利用的信息近远程传递，利用计算机及网络技术实施不动产登记档案快速检索、输出。根据社会反馈和对实际工作的总结，徐汇区不动产档案查询系统已经进行了两次升级，为进一步推进各部门信息资源共享、有效提高档案利用的效能提供信息储备支持。配合市交易中心对其开发的不动产登记档案影像查询系统实施了升级，电子档案管理为档案信息资源利用实施全覆盖，窗口查询可以做到在90%的情况中即时提供服务对象所需的原始材料，有效地提高了不动产登记档案的查询效能。

4．强调人员培训重要性，提高服务水平和服务质量。努力提供档案接待人员的素质。档案管理人员的业务能力决定了档案信息资源有效利用的服务水平，拓展知识面、优化知识结构势在必行，重点从档案知识运用水平、信息化网络化操作水平、对外接待沟通水平三个方面入手。大量不同领域的社会团体、企业和个人来查询，说明徐汇区房地产档案利用工作为徐汇区区域经济发展、社会保障、城市管理发展起到了积极的推动作用。积极探索适应不动产登记档案利用服务的新路子非常重要。要紧紧围绕区域房地产建设、管理、服务工作的重点推进不动产登记档案服务。不动产登记档案服务的接待人员是构建这种服务的纽带，其职业道德、业务素养对档案利用工作有着直接影响。因此，在档案工作中应调动工作人员的主观能动性，培养爱岗敬业、文明服务的思想意识。另外，针对电子档案的广泛运用，做好新形势下不动产档案信息化工作必须树立以下意识：（1）高度重视信息技术的规范化，日常工作中加强信息化理论的学习和研究。如档案信息资源的开发，档案数据结构、档案数据库知识的掌握等。（2）积极推进档案部门计算机管理系统建设和人员培训，努力造就新型档案复合型人才。（3）建立相关激励机制，鼓励档案人员钻研信息化专业知识，重视一线档案人员提出的各类合理化建议，通过不断完善档案管理工作机制，提升不动产登记档案信息化管理水平。

5．强调传统服务的重要性。不动产登记档案信息资源的利用还要把握好数字化档案管理利用与实体档案管理利用的同步发展，不能有了数字档案就轻视实体档案，就放松对实体档案的保护力度，导致实体档案管理质量下降。有些方面，实体档案具有不可替代的利用价值，比如公检法、公证、继承、企业重组等都有利用实体档案进行鉴定的要求。只能说，数字档案出现以后，档案工作的任务更多了，保护档案的途径更多了，利用档案的方式更广了，工作效率更高了，这是顺应不动产登记档案不断增长的一种新的方法，数字档案不能取代实体档案。另外，从档案历史价值属性的角度考虑，实体档案中的许多具有人文价值的材料是了解历史、传承文明的宝贵资源，是不可替代的原始凭证。

6．做好不动产登记档案的宣传，一方面，利用受理窗口等服务区域，积极推进政务信息公开，利用多种形式向社会宣传不动产登记档案的社会效能，制作办事指南等小册子，提供便民咨询服务，在“国际档案日”走进社会，为居民答疑解惑。另一方面，提高不动产登记档案在徐汇区的知晓度，增强全民的档案意识，从而增强全社会对于档案利用工作的认可度，使得潜在的利用者了解不动产登记档案的性质。档案用户的档案意识对于档案利用有着较大的影响，要逐渐削弱档案的神秘感和陌生感。这些多种形式的宣传活动对于不动产登记档案利用的长远发展一定会起到积极的促进作用。

总之，房地产市场的发展必然要求不动产登记档案管理工作要有新突破，不动产登记档案管理工作的发展反过来又会促进房地产市场合理有序地发展，利用好档案信息资源、充分发挥档案信息资源的有效价值，是档案事业发展的需要。

(作者单位:上海市徐汇区住房保障和房屋管局档案中心)