企业文书档案管理的创新途径探索

马丽烨

摘 要：文书档案记录了企业发展过程中的各项数据，对企业的各项重大决策都提供了重要的参考。但是从目前企业文书档案管理现状来看，很多企业都忽视了档案管理工作，相关的管理措施也比较落后，严重影响了档案管理的质量。本文在分析了文书档案管理的重要意义基础上，对企业文书档案管理的不足以及创新思路提出了自己的观点。

关键词：企业；文书档案；管理创新

随着企业发展速度越来越快，文书档案对企业各项决策的参考功能逐渐凸显。为了保障企业平稳有序地开展经营活动，有必要提高文书档案管理的质量，使这些资料可以为企业的发展提供更多帮助。基于这点，企业有必要结合企业自身发展实际，重新审视档案管理是否存在不足之处，积极探索创新文书档案管理的新方式，为企业的长远发展提供保障。

1 文书档案管理的重要意义

（一）必要性分析

对于企业的自身发展来说，要想实现企业又好又快地发展，持续提升企业的经营业绩，有必要对企业发展过程中的各种信息做出汇总整理，为日后的发展提供大量的数据参考。从目前文书档案管理现状来看，文书档案资料已经成为企业尤其是大型企业发展必不可少的参考数据，也对企业自身工作的反省和提升提供了充足参考。

（二）重要性分析

1.提高文件管理质量

在文书档案管理中，绝大多数的文件都对企业发展来说至关重要，属于重要的文件。这些文件体现了企业发展的方向以及大致的政策方针，对提升企业管理能力具有十分重大的意义。文件是文书的一部分，因此创新企业文书档案管理的途径对于提升文件管理质量起到重要的推动作用。

2.有助于企业未来发展

创新企业文书档案的管理方式，提高档案资料的管理质量与效率，可以充分保证文书档案的安全性，使文书档案得到充分合理的运用。尤其是在这些文书档案中，绝大多数的文书档案都涉及到企业经营发展的秘密，属于重点保护的对象。因此创新档案管理方式，保护文书档案的秘密性，对企业未来发展来说至关重要，也是企业市场竞争力的重要组成。

2 文书档案管理现状分析

（一）领导层忽视档案管理工作

因为部分企业的领导层认为档案管理工作可有可无，导致文书档案管理质量每况愈下，这些档案资源的作用自然无从发挥。随着企业之间的竞争力越来越大，企业将工作的重心更多地投入在了经济效益增长的环节，而文书管理的质量并不能直接导致经济效益的增长，因此也很难得到领导层的重视。除此以外，文书档案多是记载企业过去的发展情况，采用的管理办法，但是现在企业领导所坚持的是改革创新，不断更新企业管理方式的理念，因此对文书档案资料不多关注。

（二）文书档案与现代化办公模式不吻合

文书档案的管理工作必须以纸质版文书为基礎，但是随着信息化技术的迅速发展，很多企业单位都逐渐向无纸化办公的方向发展，很多的文书资料都是以电子化的形式呈现，文字版档案资料越来越少。有的企业的档案管理工作比较落后，还没有开设电子档案的管理工作，这造成了企业每天产生的大量电子档案无法归档，很多电子档案可能因为保管不得力而丢失。

（三）档案管理工作安全性偏低

虽然纸质化档案数量呈现出了逐年递增的趋势，但是很多企业仍然以纸质版档案为主，这些文书档案一旦归档入库，再次寻找和利用都会比较困难。除此以外虽然很多企业都已经认识到了信息化档案管理方式的重要性，但是工作量仅仅停留在将现有的纸质化档案向电子化档案转换的层面，还未普及到更多的领域中。在电子档案管理方面，很多企业未重视对电脑软件的保护，这就容易造成文档资料因为受到病毒的攻击而丢失或者泄露。

（四）文书档案的利用率不高

受到传统文档保护思想的影响，认为文档资料对现在以及未来工作的共享率很少，过多地关注与对文书文档的保存，忽视了对文书文档的开发管理。加上很多企业没有完全实现信息化的档案管理模式，造成许多档案资源无法及时被查找，更不用说对企业员工借阅档案，或者利用档案资源辅助决策。除此以外，因为工作人员对文书档案的重视程度偏低，造成了很多档案资源的浪费。

3 企业文书档案管理创新途径探索

（一）重视文书档案管理在企业中的地位

只有企业领导认识到档案管理工作的重要性，才能自上而下地带动文书档案事业的发展。因此当前有必要克制住领导管理层片面追求经济效益的思想，应当着眼于企业未来的长远发展，认识到文书档案对于企业未来发展决策产生的重要作用，从设备和人员上支持档案管理工作的开展。为了有效督促文书档案管理工作的开展，可以将文书档案的管理情况纳入到领导业绩考核中，直接与薪酬相挂钩。在管理内容上，档案工作者应当系统整理企业建立至今在发展过程中取得的各种成果、数据资料，对经验和教学进行总结，从档案资料中分析出企业的短板，这也是文书档案管理的重要性所在。

（二）档案管理向信息化方向逐渐发展

从信息化发展趋势来看，企业如果仍然坚持文书档案管理这一种管理方式，则会造成档案管理质量偏低，因此有必要引入信息化的大难管理模式。企业应当增加对档案管理室的设备投入力度，增加计算机和网络设备的配备量，辅助信息化档案管理工作。首先利用网络技术将各个部门的档案资源进行汇总，有效地实现档案资源在各个部门之间的信息共享；二是利用计算机储存量巨大的有力优势，将纸质化的档案资源进行编号，并且将目录记录到软件中，方便查找。

（三）建立高素质的管理团队

管理团队素质的高低也决定了档案管理工作的质量。文书档案管理工作中，即使有再好的设备资源，但是缺少高素质的人才团队，管理质量也无法提高，因此企业有必要加强人才队伍建设，选拔出对工作勤勤恳恳，对企业忠诚度高的人员组成企业的文书档案管理团队。在开始档案管理工作之前，企业应当对人员进行专业技能的培训，增强团队的档案管理技能，加强工作人员的保密意识，保证文书档案的各项管理工作都有效落实。

（四）完善档案管理的工作制度

工作制度是保证工作质量的前提，为文书档案的管理工作提供了明确的标准，使档案管理更加规范化。该制度建设包括文书档案的制作、借阅、归档等等，制度目的是为了保证文书档案的安全性和管理质量。从工作内容上来看，该项工作制度又包括了档案制作、移送、入库等工作流程制度、档案保密制度、借阅制度等等。在制定完上述这些制度之后，应当监督该制度的实施情况，将员工对制度的遵守情况纳入到日常考核当中，对遵守制度规定的员工予以奖励，对违反规定的员工做出相应的惩罚，以保证制度的落实。

4 结束语

综上所述文书档案是各个企业档案资源最常见的形式，对文书档案资源管理质量的高低，直接决定了企业对档案资源的利用效率.目前很多企业的文书档案管理质量偏低，导致档案资源严重浪费，因此有必要创新传统的文书档案管理方式，通过制度、人员建设等工作来完善原有档案管理方式的不足。

参考文献

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