没有专业管理软件下如何管理城建档案

陈广

摘 要：基层城建档案馆（室）由于人力和财力等因素限制，还没有配备专业的城建档案管理软件，但又要适应当前城市建设发展的需求，在这种情况下可选择计算机中Microsoft Office和PDF编辑器来构建一个简易的单机档案管理平台，实现近期城建档案快速查询和利用服务。

关键词：城建档案；Microsoft Office；PDF；管理

现在各地隨着城市建设、基础设施建设、城乡一体化建设的高速发展，城建档案与日俱增，如何管理和快速查找档案呢？业内人士都知道是用专业的档案信息管理系统来管理，但是对于某些经济欠发达的小县（市）来说，短期内要政府采购几十万元乃至上百万元的软件和大型的数码工程一体机几乎是不可能的事情，加上地方工资水平低，很难留得住计算机专业技术人员。在城建档案数字化、信息化建设中，基层馆（室）没有人力和财力，基础实力薄弱。在档案量不断增加和没有软件管理的情况下，一些问题日益显现，例如：用人工查找档案时间过长，工作效率低；没有档案信息管理数据库，不能为上级制定工作计划提供统计数据；如何制作完整的电子档案；纸质档案和电子档案如何有效一起管理……这些问题给管理带来了诸多不便，也不能为当地城乡建设发展发挥城建档案应有的作用。基层馆（室）在这样没有人力和财力，又不具备信息管理软件，又要适应当前城市建设发展需求的情况下，选择计算机中Microsoft Office和PDF编辑器来构建一个简易的单机档案管理平台，实现近期城建档案快速查询和利用服务，是一种既便捷又经济的好方法。

1 构建简易管理系统

1、用Excel制表

每类城建档案建一个Excel表格，每行标序号，每列录入信息为：序号、档号、卷次、案卷题名、建设地址、建设日期、编制单位、编制人、编制日期、保管期限、密级、页数、总卷数、建设单位、施工单位、监理单位、设计单位、勘察单位、开工日期、竣工日期、占地面积、层数、建筑面积、预验收情况、备注等内容，制成一个内容比较完整的统计表。（见图1）

2、用Word制档案封面

在同一盘符内新建一个Word文档与之前Excel表的名称一致。打开Word文档——工具——信函与邮件——邮件合并——目录——选取收件人——浏览——找着新建的Excel表——编辑收件人列表——选取目录——其他项目——插入合并域（Excel表中的档号、卷次、案卷题名、建设地址、建设日期、编制单位、编制人、编制日期、保管期限、密级）——调整档案封面内容的字体和间距，与空白封面一致——预览目录——完成合并。这样在Excel表录入档案信息时就已生成该卷档案的封面内容，只要在打印机放上空白封面，打开Word文档，就能打印出该卷档案封面了，十分方便。（见图2）

3、录入档案信息

城建档案整理完成之后，打开Excel表，按照Excel表设置的内容认真录入。每一个工程项目为一个档号，每一卷档案的信息内容填入相应的Excel表格内。在建设地址栏内可以把地址用超链接的形式链接卫星地图，在浏览时可以使工程项目的坐落位置十分直观，十分具体。还在计算机内分别建立每个建设单位、施工单位、监理单位、设计单位、勘察单位的具体信息内容，在相应的Excel表栏内用超链接形式把单位和信息内容链接起来。若这些单位已经建立网站，也可以将网址插入到Excel表栏内，以实现在网络环境下的主页访问。工程项目是否预验收，要在预验收情况栏内填写，并在备注栏内填写档案资料完整情况。这样录入档案信息后，只要打开Excel表就能十分清楚地了解各项工程项目的档案信息了，方便快捷，大大地提高了工作效率。（见图3）

4、制作电子档案并链接

把接收进馆的纸质档案资料进行分类、编排、折图纸和剪切，接着盖页码，然后编制卷内目录，把卷内目录和编排好的文书资料放进扫描仪进行扫描，生成PDF格式的文档。一般设计部门设计的建筑蓝图是A0—A2号图，普通扫描仪无法扫描，但现在设计图纸是用软件设计的，而且一般是CAD格式，只要把图纸格式转换为PDF格式，并用PDF编辑器把文书文档和图纸文档编辑在一起，就可以制作成内容完整的电子档案了。最后在Excel表案卷题名栏内有超链接形式把电子档案链接起来，这样在Excel表内就能打开相应的电子档案了。（见图4）

2 简易管理系统的日常应用

1、查询

在计算机Microsoft Excel表格中查询信息是十分便捷的，按Ctrl+F键或者点击查找功能，弹出对话框，在对话框内输入关键字，点击确定，就可以轻松实现信息检索。例如：查询碧桂园·凤凰城【高州】二期119#楼的档案时，打开Excel表——点击查找——在对话框输入新宝利豪庭——点击选项——选择工作薄——查找全部。这样即可查找到119#楼的各卷档案了；查阅档案内的内容时，可以点击该电子档案进入，查阅档案内的详细内容，无需进入库房提取纸质档案。（见图5）

2、打印

由于在Excel表录入档案信息时已经生成该卷档案的封面内容了，只要在打印机放上空白封面，打开Word文档，就能打印出该卷档案封面，然后把该卷档案钉装成册。如果要打印档案内的文件时，只要打开电子档案，选中该页，按打印即可；图纸也可以打印，选中该图，点击打印，在属性中设置纸张大小，就能在普通打印机打印出来，十分简便。

3、统计数据

开始时介绍每类城建档案建一个Excel表，等于每个Excel表是一个小型的数据库，每类档案的电子台账就显现出来，馆藏情况一目了然。每年上级都要基层馆（室）提供一些城市建设方面的统计数据，便于总结经验和制定工作计划。如果用人工统计的话，费时费力又不准确。基层馆（室）可根据上级需要进入相应的Excel表内，利用Excel表具有的统计和筛选等功能，快速地统计出所需要的数据，既简便又准确。

计算机中Microsoft Office和PDF编辑器是常用的办公软件，安装造价低，可以在所有的计算机中运行，界面操作简单，功能方便掌握，馆（室）内的工作人员学习和掌握起来也十分容易。它适用于基层城建档案馆（室）成立初期，人力、财力跟不上和各项设施不够完善时，作为近期管理城建档案比较好的工具。

用Microsoft Office和PDF编辑器来构成的简易管理系统，虽然在近期内可以节省人力和财力，但是这种管理模式还存在许多不足之处。单机应用管理，在数据存储量方面就是一大难题，不用很长时间数据存储将爆满；而且这些管理活动只能在一台计算机或者很小的局域网内上进行，不能异地管理和查询；再加上检索关键字词辨认能力较差，在录入信息时不能批量上传等。所以这个简易管理系统只能适用于基层城建档案馆（室）成立初期，在没有经济能力购买专业管理软件的情况下，作为近期管理城建档案的暂时性工具。

如果要实现城建档案的数字化、信息化管理，有待政府部门在资金上的大力支持，有待吸收档案和计算机专业技术人员和先进的管理经验，有待运用高科技开发出更为优化的信息管理系统。只有在全社会的共同努力下，基层城建档案馆（室）才能更好地为当地的城市建设和经济发展发挥重要的作用。