研究纸质档案管理前端控制与文书工作

王蕾　张洁

[摘 要]电子文件产生后，随着电子档案的数量逐渐增多、形式逐渐复杂，档案工作的难度也在逐渐增加。在此情况下，前端控制思想就产生了。然而，前端控制不仅适用于于电子文档，同时也适用于纸质档案的管理。前端控制思想是档案管理工作适应现代发展的一种必然，是档案工作理念的一种转变。伴随档案管理前端控制思想的研究逐渐加深，档案管理工作的源头从最开始的案卷存档归类提早到文件形成前的设计阶段，与其相应的文书工作和档案管理前端控制的步骤有更深层的联系。文书工作的质量在一定程度上影响着档案管理工作。

[关键词]纸质档案；前端控制；文书工作

中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）25-0317-01

1 前言

前端控制可以确保档案齐全与完整、可靠，前端控制在电子档案的应用已逐渐成熟，但却较少探讨关于前端控制在纸质档案中的应用。前端控制是指在一个文件周期中，把档案工作提前到前期阶段，使文件真实可信、完整、有效期长等。在文档逐渐向综合化趋势发展的情况下，人们越来越认识到文书工作是档案管理工作的根本，在文件形成之前就要对档案管理进行前端控制。文书工作也理应反映纸质档案管理的前端控制，纸质档案的前端控制属于文书工作的范畴内[1]。

2 纸质档案前端管理和文书工作的关系

现代文书工作应用了纸质档案前端控制，档案前端控制也涵盖在文书工作中，使档案的管理管理工作和文书工作相互联系，互相结合，避开了重复工作，提高纸质档案管理工作和文书工作的效率。纸质档案的前端控制管理就是要从文件产生之前就对文件从形成到存档这一过程采取一系列的管理措施。一般而言，文书工作主要是指相关的部门领导、文档工作者以及有关的文字工作者等共同参与到文书从形成到完成归档的工作过程。文件的形成属于档案管理的前端，文件形成后到文件归类存档前的一系列工作属于档案管理的中端，最后档案的归类存档则是档案管理的终端。本文旨在研究纸质档案管理的前端控制阶段，为纸质档案管理与文书工作人员提供有效的参考意见，提高档案管理与文书的工作效率。

3 前端管理控制在纸质档案管理与文书工作中的应用

3.1 对档案人员的管理

档案工作人员是档案文件前端控制的关键，规范档案工作人员的行为，才能完善这项工作。档案管理工作人员要有责任感、有担当，对工作认真谨慎，精通档案管理专业知识，不能用片面的、落后的观点来衡量档案的价值，这样不利于保证档案管理的工作质量，也就无法积累经验，对培养高素质的档案管理队伍有一定的影响。因此，档案管理人员要深入到文书形成部门，对文书形成的过程了解清楚并检查，对每个环节和细节进行相关的指示，并根据档案管理人员的专业程度进行相应的培训，鼓励有经验的档案管理人不断的学习新的技能和知识，增强档案管理工作人员的工作能力和专业技能，从而保证档案的质量，使档案逐渐朝着标准化、规范化的方向发展。这就要求档案管理人员要具备良好的职业素养。档案管理人员撰写或记录有质量的文案的前提是具备良好的文字编撰能力，工作人员在起草文稿思路务必要清晰、立题要准确、逻辑要严谨、用词恰当等，这样才能确保公文或文档的质量。

3.2 参与文书形成工作

档案管理人员要把文书工作的标准化以及纸质档案管理工作的规范化作为工作目标，努力参与到文书处理的工作步骤中，以档案管理标准化为目标，给予科学合有效的意见，在文件形成的初期，对关键词的备注、图章的规范、编号的编排、到文书形成过程中的備案规程以及存档范围的拟定等给予有效的建议，确保文书工作的流程的规范化。对文件产生的过程查验，对材料的笔迹、图章、签名等每个步骤提出相关的建议，予以指导。档案部门要拟定每个部门之间的存档范围，对每个部门存档范围制度的实施进行督促管理，档案部门要通盘筹划存档归类的范围，保证档案的齐全完整。存档的条件越细化，就更能表现档案的规范化和标准化，保证档案的质量[2]。

3.3 增强服务意识

档案管理人员要改变传统的管理观念，从被动变主动，把过去“坐等收集”转变为“主动收集”，从最基本的档案库做起，从个别档案管理人员积极主动转变为整个档案管理部门的积极主动。整理与收集的工作同时进行，而不能像过去一样，先收集再整理这种分先后顺序的工作。把档案库的工作作为重点对象，使纸质档案的存档工作从根源做起。要改变查阅利用工作方式，从过去的“坐等客人上门取档案”转变为“主动提供信息”。纸质档案管理的前段控制的执行者要有较强的专业技能，在书写、记录还是文案草拟等都对相关共作人员有较高的要求，命题要正确、逻辑要合理、词语运用精确等都是工作人员要做好的工作内容。此外，对文件格式的把控要得当，文档标题要简明扼要，文件格式要根据《国家行政机关公文格式》的要求，确保文件格式的准确和规范。要注意关键词的备注、公文名称、盖印发行、保密程度等级等一系列辅助标示的规范完整。

3.4 举办档案管理培训或讲座

为了提高纸质档案收集的工作效率，相关负责人应该举办一些培训课程。例如，一些规模大、涉及范围广的建设项目档案，建设单位档案部门可以结合我国相关的档案工作制度，拟定合理的档案文件存档的范围，在项目开始之前，要求相关的档案管理人员参加培训讲座，学习如何归类整理、了解存档的条件、提高自身的专业技能以及业务水平，这样有利于工程项目文档资料的完好齐全。

3.5 提高档案管理人员的档案法律法规意识

相关负责人应该对每个档案部门加大法律法规的宣传力度，使档案管理人员提高自身的档案法律、法规意识，促使他们在工作中自觉主动依据法规办事，与此同时，要完善档案管理规章制度，明确有关的要求，使档案管理工作人员有章可循，照章办事。同时，可以建立适当的惩奖制度，激励纸质档案管理人员做好本职工作，保证档案管理的质量。通过考核、工作评定等存在的不足给予修改建议，对工作出色，能力出众的管理人员或部门给予嘉奖，这样可以激发纸质档案管理人员工作的积极性[3]。

3.6 提高纸质档案的加工以及利用率

纸质档案资料在利用的过程中，会出现材料损坏、具有价值的文件内容遭到破坏的情况，因此，就必须对纸质档案材料加工处理，使纸质档案文件得到更好的保存，减少损毁几率。在文件产生之前，就要注意文件原材料载体的选用以及打印方法，使纸质档案能够有效延长存储期限，节约修复成本[4]。

4 结束语

前端控制思想在电子档案管理方面迅速发展，在纸质档案管理工作中的运用程度不深入。档案管理的前端控制是改变档案管理方式，完善档案管理的质量，提高档案管理的工作效率，对整个文件从形成到入库保存或损坏的过程视为一个综合环节进行衡量，档案管理通过前端控制进行管理，也将会对终端的管理工作产生积极的影响。在档案管理的前端控制过程中，档案管理人员要积极参与到文书形成过程的工作中，增强服务意识、定期参加职业技能的培训，提高职业素养、法律意识，管理工作人员职业技能的增强，有助于纸质档案利用率的提高，和保存的永久性[5]。

参考文献

[1] 张琳.前端控制在档案中的运用[J].兰台世界，2015（06）：83.

[2] 岳素芳.项目档案前端控制探析[J].《机电兵船档案》，2014（02）：41-43.

[3] 顾文婷.企业文化档案管理需要前端控制思想[J].陕西档案，2014（03）：34-35.

[4] 段梦艳.浅谈文书工作与档案管理的关系[J].信息化建设，2015（06）：227.