创建企业职工档案管理新模式初探

黄育贤

【摘要】在企业的不断壮大发展中，企业的职工为企业发展起到关键的作用，越来越多的企业重视员工各方面的管理，其中职工的档案管理作为对职工的工作情况记录、考核，以及个人基本信息的记载，越来越受到企业的关注，有效利用职工的人事档案能为企业创造意想不到的效益。但是由于很多的企业对人事档案管理认识不足，造成很多的企业的职工档案资料不齐全，档案质量不高，档案管理混乱等问题，所以我国的企业急需创建新的职工档案模式。本文研究分析了我国当代企业员工档案管理的现状和存在问题，并给出了档案管理创新的意见，希望能够帮助企业了解创建新的企业职工档案模式，更好地为企业和职工服务。

【关键词】职工档案；档案管理；新模式

前言

企业的职工档案管理是企业日常工作的一项重要的工作，企业通过建立职工档案来了解企业员工的学历、基本情况、工作年限等。随着现代化网络的发展，企业职工档案的管理模式从以往的纸质档案转变为电子档案，但是随着新管理模式的出现，档案管理存在的问题也日益突出。很多的企业对电子档案管理还处于空白状态，企业实行电子档案管理还只是在做表面功夫，并没有深入贯彻执行。所以创建企业职工管理新模式，并且让更多的企业了解和运用新模式是企业档案管理的必然趋势。

一、我国当代企业员工档案管理模式的现状分析

企业职工档案是劳动法的基本要求，并且企业员工可以在合法利益受侵害时根据企业的职工档案来维护自身的权益。目前很多的企业都为职工办理“五险一金”，“五险一金”的办理也需要职工档案来作为依据。档案材料内容的不连贯或者前后不统一都给职工办理相关手续带来很大不便。

二、企业职工档案管理模式存在的问题

1.对新形势档案管理认识不足，档案管理处于原始状态。我国很多的企业对于新的管理模式认识不足，档案管理还处于原始的状态，档案还是以往的纸质档案，档案上交后由专门的档案管理人员进行保存，但是由于档案保存时间长，容易造成很多的档案不同程度的受损，降低了档案的质量。

2.对电子档案和数字化档案管理了解不够。由于电子档案和数字档案新模式不断发展，很多的企业开始实行这种新的模式，但是大多数的企业对于这种新模式的了解还是处于空白状态，同时不能对其进行相关的操作，很多的企业对新模式还处于观望的态度，并没有深入的实行。

3.对档案管理理念的重要性没有足够认识。很多的企业对员工档案的重要性认识不够，认为职工档案的作用不大，并且在档案填写时过于随意，某些内容与实际不符。同时对员工档案只是忠于保存，并没有发挥企业档案的重要性。

4.缺少档案管理人才。很多的企业对档案管理人员培训不够，不能适应现代化管理方式，档案的管理模式循规蹈矩，跟不上企业的发展需求。很多的档案管理人员墨守成规还是采取传统的管理模式，缺乏现代档案管理的人才。

三、创新企业职工档案管理模式的对策分析

1.提高思想认识，创新管理观念。很多企业对档案管理的认识还处于简单地将档案进行整理后的收藏。其实，档案管理是一项系统的工作，并且涉及职工各方面的情况。企业职工的“五险一金”也是依据职工的档案，因此必须提高企业对职工档案的管理，对收集到的档案材料，查看手续是否完备，表述是否准确、精炼，对其进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期整改归档。企业应对档案管理模式进行创新，从而提高管理效率。

2.建立电子档案新模式，创新管理流程。随着电子科技的发展，档案的管理也朝着电子信息化发展。电子档案可以实现信息内容的快速查阅，把不同部门的职工档案进行合理分类，并且减少人工消耗，提高企业职工档案的管理效率。

3.加强档案管理的规范化，创新质量监督体系。由于企业职工档案具有多种用途，所以档案的重要性不容忽视。并且在需要借阅时必须经过有关部门的批准，批准后才可借阅，并按照规定时间进行归还。

4.注重档案管理人员的素质提升，创新综合管理。无论是传统的档案管理，还是现代化的电子档案管理，都需要专业的档案管理人员进行操作，因此，必须提高档案管理人员的素质和基本工作流程。企业可以加大对档案管理人员的培训，使档案管理人员能熟练操作现代电子档案，鼓励管理人员多学习档案管理相关的最新知识，武装自己的头脑，提高自身的素质，在工作中尽量避免因为档案管理不到位给企业造成损失。

四、总结

企业职工的档案管理是一项系统的工作，并且对企业和职工具有重要意义。在电子科技发展迅速的今天，档案的管理模式也需要不断创新。电子档案的管理模式与传统的管理模式相比可以节约人工，并且方便随时查看，提高档案利用率，同时可以避免档案紙张因多次翻阅而造成的损伤，也可以对职工档案及时审查，及早发现企业职工档案的不足，提高企业职工档案的质量。因此企业应积极创新职工档案管理新模式，实现档案管理的专业化、科学化、现代化，提升职工档案的“含金量”。

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