浅谈网络环境下档案信息化管理与服务机制的创新

罗莹木子

【摘要】一个企业的管理工作中必不可少的部分就是档案管理，只有做好档案管理工作才能提高工作水平及效率。能否对档案进行科学有效的管理，是评判该企业管理水平的一个重要标准。而在当前网络时代这一大的环境背景下做好档案管理工作，不断挖掘档案背后蕴含的广泛资源，是积极带动地方经济建设进而全面建设小康社会的必要条件。

【关键词】网络环境；档案管理；信息化；创新

引言

伴随着当前我国经济的飞速发展，互联网的发展也十分迅猛，因此在进行档案管理时必须不斷创新管理理念并完善服务机制，以真实的数据来体现整个企业的发展与经营情况。企业内部的资源如何分配取决于互联网环境下档案管理的水平与精细程度，它对企业未来的发展起到了不可或缺的作用，对调整企业的营销策略及提高管理效率有着重要意义。

一、贯彻落实档案管理工作规范化、标准化、网络化

1.做好公文制发。档案最早的出现形式是公文，即由公文逐渐演变而来。而公文本身的质量如何，取决于公文制发的是否标准，而由公文与档案的关系不难看出，公文制发的水平也对后期档案管理工作能否实现规范化、标准化、网络化产生了极大的影响。所以，相关工作人员在平时制发公文时必须要谨慎小心，不能忽略任何一个环节，为今后提高档案质量和在网络环境下做好档案的信息化管理为打下坚实基础。其一，印发公文要选用质量较好的纸张，排版细节等要符合国家有关标准。具体规定是：横写横排，左侧装订。其二，严格审查公文在制发时是否按规定走完了所有手续，能否通过资格审批，有无具体签发日期等等内容。其三，字迹必须清晰、辨识度高。

2.提高案卷质量。根据大量的实践工作可以得出经验，能否挖掘出档案的潜在价值取决于案卷材料收集的完整性，而影响档案管理工作操作的原因有立卷方法及装订案卷时的质量。于是在网络环境下推进档案信息化管理工作与创新服务机制的进程中，我们不得不既要注重解决立卷方法方面的问题，使其在档案标准化管理工作中能做到迅速的分类和搜索；还要提高案卷装订质量，以便在对档案进行管理是实现规范化与标准化。

二、网络环境下档案管理的创新服务

1。创新服务手段。第一，利用互联网创建档案管理平台。在档案部门内部引入局域网，充分发挥网络寻找数据与信息的优势，做到管理人员在网上能够搜索档案信息，更好地为用户服务。相关工作人员要从已有的网站出发，大力扩充档案的数据信息库，特别是电子类信息必须实现实时管理，做到档案管理工作的信息化、自动化、法制化。

第二，创建档案信息管理中心。要求档案管理部门与企业信息管理部门积极合作，建立档案信息管理中心。管理中心应位于企业中的档案室，它作为关键一员构成了企业的信息资源后台，并在网站上为企业提供了有价值的商业信息，实现了企业对电子信息的利用并与其他单位做到资源共享。

第三，自动上传电子信息。档案管理部门目前正为档案信息的上传问题感到头疼。较之于之前的纸质档案收集方式，电子信息传输的不同之处在于它仅仅依靠简单的下载和上传就能完成。所以档案管理部门可以利用电子信息的这一特点，一改以往的信息上传模式，通过网站自动上传电子信息，并以最快的速度归档至档案室。

2.拓宽服务领域。第一，信息服务的对象多元化。起初信息化管理只在企业内部使用，而在今后要面向社会的各个方面。因为档案管理部门不仅要协助机关单位与企业单位利用档案获取信息，也要有针对性地为特殊人群提供相关服务。

第二，利用实体带动档案产业发展。随着我国社会逐步进入信息时代，档案管理人员不再只是身担一职而是全方面在网络环境下为企业档案管理进行服务。在这样一个全新的时代背景之下，必须坚定不移地走信息化改革的道路，在保证社会档案信息化管理的前提下，建立与之配套的信息检索、加工等内容的实体。

第三，加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统。

结束语

由以上论述可知，实现网络环境下档案的信息化管理对我国当前社会的发展起着强有力的推动作用。只有在网络时代这一新形势下与时俱进，才能打开企业档案管理工作的新思路。一个企业的管理水平如何，档案管理工作做得怎么样是一个评价的重要指标，因此必须做好档案的管理与服务创新工作，最大程度挖掘出档案中所蕴含的信息价值，为地方经济建设和我国全面实现小康社会贡献一份绵薄之力。

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