对当前行政事业单位档案管理的实践性建议

张金凤

【摘要】：行政事业单位档案管理工作是指档案管理人员依照规定对本单位档案进行信息收集整理与分类统计，保证在单位部门需要时能够快速找到需要的档案。行政事业单位的档案就是单位所有部门信息的汇聚地，所以档案管理工作是行政事业单位的一项重要工作。但随着我国社会的发展，行政事业单位经历了一系列行政改革，原先的档案管理工作已经渐渐不能够满足改革后的行政事业单位工作效率，对行政事业单位的档案管理工作进行深入探讨是十分必要的。

【关键词】：行政事业单位；档案管理；建议

1、当前事业单位人事管理作用

1.1优化企业内部人力资源结构

事业单位人事档案主要包括人才详细信息和履历以及学历工作经验年限和工作奖罚等各方面的内容，事业单位对员工考核主要通过对员工人事档案，但是要确保人事档案信息的准确性，考核过程要保持公平公正，除此之外人事档案还可以给员工的升迁作为主要依据，还可以根据人事档案中员工奖罚等对员工进行升迁决策，也可以及时清理在工作中不积极的员工，因此事业单位人力资源档案可以优化企业内部的人力资源结构。

1.2强化企业事业单位控制度建设

企业内部控制建设主要包括了财务管理以及各项安排工作和人员管理等工作部分，这些工作主要是为了事业单位社会职能发挥促进单位发展，这些都离不开企业人事档案管理工作。强化事业单位人事档案管理工作可以促进其它管理方案进行，做好事业单位人事档案管理工作可以有效对企业内部与员工进行真实有效管理，提高员工工作效率和目的，事业单位内部控制建设和企业人事档案管理工作之间密不可分，所以在实际工作中事业十分有必要强化企业人事档案管理工作，以此来确保事业单位改革工作顺利进行。

2、行政事业单位档案管理工作存在的问题

2.1对于档案管理流程出现不规范

为了确保行政事业单位档案工作有序展开，应当确保当管理工作的严密性、规范性，然而在一些行政事业单位当中，对于档案管理工作的重视程度不够，因此会造成工作过程中的疏漏，由于档案管理工作具备着较为繁杂的工作过程，因此一些细微的疏漏往往会造成工作过程当中的较大损失。由于领导对于档案管理工作的重视程度不够，往往会带动下属都当管理人员在工作的过程当中产生散漫、随意的工作行为，从而造成了档案管理流程的不规范问题。

2.2档案管理体制有漏洞

由于行政单位部门众多，各部门负责的工作也不尽相同，所以对应就产生了多个存放档案的库房，而且各个库房就近放置在部门附近，这样虽然方便了部门工作，但也大大增加了档案管理的难度与保存档案的成本，同时由于各个部门工作有交接点，各部门的档案内容也有所重复，这样也浪费了纸质资源。其次，档案管理工作缺乏奖惩制度，不能对档案管理工作人员进行有效监督，一旦管理工作出现失误，又有谁能来为这个失误结果负责呢？

2.3档案管理工作人员素质不齐

虽然管理档案过程繁琐复杂，但这项工作平时都是按部就班的，长期工作后，管理人员会往往会产生消极怠慢的情绪，对管理档案这项工作重视度也不高，很容易产生工作失误。而且这项工作专业性比较高，还要求工作人员具备一定的安全意识，能够杜绝安全隐患，所以这方面工作人员职业素质有待加強。最后，通过对行政事业单位档案管理工作人员的年龄进行分析，发现工作人员普遍高龄，缺乏快速行动能力，而且计算机操作能力也不强，这些因素对档案管理工作十分不利。

3、行政事业单位档案管理完善措施

3.1创新档案管理制度，强化单位档案管理能力

从目前来看，我国大多数行政事业单位的档案管理模式以及相应的管理方法都比较落后，严重缺乏创新意识。为了能够顺应时代的发展，需要对档案管理的方式进行一定的完善，从而对档案管理的整体水平进行进一步的加强。除此之外，还应在现有的管理基础上对其进行不断地创新，并与数字化、智能化、科技化的手段相结合，不断完善管理技术，不断加强档案管理能力，才能全面提高行政事业单位档案管理的质量。

3.2提升档案管理的信息化水平

当今社会处于信息化高度发展的时代，因此行政事业单位在进行档案管理工作的过程当中应当抓住这一契机，实现档案管理工作的现代化发展，将档案管理工作的信息化水平提高到一个全新的高度。在行政事业单位进行档案管理工作的过程当中有效地借助当代的发达信息技术，不断的引入新的信息管理平台，并且应当确保信息管理平台的易操作性，保障每一位从事档案管理工作的人员能够轻松上手，从而有效地提升档案管理工作的效率。行政事业单位的档案信息资源量大，利用计算机网络平台实现对非保密档案的资源共享，能够确保最大量的最大化利用，从而提高社会服务水平，这也是提高行政事业单位档案管理水平的关键一步。

3.3综合提高档案管理工作人员素质

管理档案的工作人员应该熟练掌握档案的收集、整理、分析、分类、归档、统计、计算机操作等能力，还要能够熟练操作档案管理信息化平台。但如今人社局档案管理人员呈现高龄化趋势，对他们进行再次培训困难较大，将高龄工作人员辞退再补充更加不现实，但我们可以首先完善团队人员结构，高层管理人员中不仅要有工作经验丰富的人，还要有懂得专业知识的人，两方互补，共同管理。同时在日常工作时，可以慢慢培训工作人员的档案管理能力，并且分工合作，每位工作人员负责自己较擅长的，高层管理人员则最好能够熟练掌握多种能力。为了保证档案的安全性，每年档案管理人员都应该进行相当数量的安全演习，确保工作人员能够在最短时间内进行档案移交与安全保护。最后。每年都应该进行一次内部资格考核，考核不合格者除了会影响内部评定，还要再次重点培训，并再次考核，仍不合格就会被考虑辞退。这样，不仅能够保证管理团队的专业性，还能够调动工作人员工作积极性。

结束语

总之，在信息化时代的大背景之下，加强行政事业单位档案管理工作的质量，需要行政事业单位做到上下一心，对每一个工作的环节做到仔细考量，有效弥补管理工作当中存在的不足，确保管理工作得到有效展开。并且需要管理部门具备“现实性”，也就是应当对本单位的实际情况展开深入研究，在此基础之上开拓工作思维，探索符合自身单位当管理发展之路。

【参考文献】：

[1]强飚，曹兴华，唐明，王颖.基于用户需求的高校档案资源建设研究[J].兰台世界，2013（17）

[2]任相苏.浅论行政事业单位档案管理创新思路[J].中国科技财富，2010（18）：171.