档案管理信息化建设对策思考

张园园

摘 要：对于现今档案管理工作而言，科学技术的应用已经越来越凸显出對档案管理的至关重要性，尤其表现在对档案管理信息化的建设方面，越来越彰显出对档案管理实践操作的有效作用。同时，在档案管理信息化建设理念、加强档案数据库管理建设、建立健全档案管理机制、确保档案管理信息化的安全性等方面必须加强工作力度。在推动科技应用的基础上，应高度重视档案管理信息化建设的重要作用，提高档案管理的运行质量，使之与时俱进，并充分发挥档案管理信息化建设的高效作用，更好地为经济社会发展助添新的发展动力，为档案管理谋求新的发展思路。

关键词：档案管理；信息化建设；发展战略

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2017）06 — 0103 — 03

提到档案管理信息化，一些人以为把档案资料输入到电脑也就实现管理信息化了，这是一种简单化的理解。过去，由于客观条件限制，以及思想观念和知识水平所限，导致人们对新技术、新流程、新理念不去主动接受和学习，在实施信息化过程中，会受到人为观念的影响。实现档案管理信息化是现代社会快速发展的必然要求，是以信息技术广泛应用为主导、信息资源建设为核心、信息网络为基础、信息人才为依托、政府财政支持及各类政策为保障的综合体系。

现代科学技术水平的应用、发展、推广与提高，推动了档案管理的发展进程。信息化的应用加快了档案资源的开发进程，有效提升了现代化档案管理的发展水平，推动了档案管理信息化建设的发展。与此同时，在有效储存档案信息与文件管理的实践操作中，进一步促进了信息记录收集、查询检索、储存管理以及人员素质等方面的提高，使得档案管理信息化建设水平得到了整体性提升。档案管理信息化有效地保存了机关、企（事）业以及个人在社会活动中所直接形成的具有价值的文字、图表、音像等各种形式的历史记录，完整地记述了人类活动的相关重要信息，为推动社会发展奠定了重要的信息储存基础。

一、档案管理信息化建设理念确立

何为档案信息化？就是指在档案管理实际工作中，利用现代计算机技术、网络技术、信息技术对所记录的档案信息进行录入、检索、管理与开发等，全面记录信息存储的全过程。档案信息化可达到为社会发展提供良好的服务支撑作用，有效保存人类社会活动在历史发展进程中的重要信息，具有深远意义和重要影响。简言之，档案是具有保存价值的文字、音像等形式的历史记录，是信息资源，是信息和载体的统一体。针对传统档案管理方式存在的各种问题，实现档案管理信息化建设迫在眉睫。当下，档案管理的发展也应顺应新形势的要求，在积极推进档案管理工作中，应逐步加强档案信息数字化建设，实现以信息化建设为核心。在推进档案管理信息化建设进程中，要有效整合和利用信息资源为经营管理服务。充分发挥对档案信息的储存、检索与管理作用，将档案管理模式从实体模式向信息化模式转变，改变传统纸质档案的形态，形成档案信息的收集、保管与使用于一体的完整数字化形态，使之在信息化的时代下，能够提供更加有效、方便、快捷的档案信息服务机制。

同时，档案管理信息化建设是实现档案管理现代化建设的关键环节，也是发展档案管理的重要途径。因此，在档案管理发展过程中，要大力提升档案管理工作人员现代化理念，加强对档案管理工作人员进行定期、全面、系统培训，从源头提高档案管理工作人员的管理水平，强化档案管理工作人员素质，健全现代化的档案保护与管理技术相互配套的机制，进而能够更好地发挥档案管理信息化建设的功能与作用。在档案管理工作实践操作中，要加强对档案管理工作人员科学技术水平培养，实现对档案管理信息化建设的人才储备。一方面，牢固树立科技进步与现代管理理念，提高对档案管理工作人员的培训力度，使其能够及时有效地更新档案管理的知识储备与技能的熟练程度，充分调动广大档案管理工作人员的积极性，形成良性竞争机制；另一方面，通过引进精通计算机网络和软件开发等技能专业人才，加快推进档案管理信息化建设工作进程，使之从源头上强化现代档案管理理念，提高档案管理工作效率，逐步提升档案管理信息化的建设，适应现代化发展方向与要求，与当前经济社会发展方向相一致，努力提升档案管理的发展步伐。

二、加强档案数据库管理与建设

档案管理信息化建设，是以现代科学技术手段来实现的，通过将档案信息的全部内容录入到电脑等电子设备中，并按照一定格式形成分门别类的档案材料，使之形成电子档案的形式，实现档案信息的整理、录入、分类等有效集合，达到档案资源的高度共享，提高档案管理的工作效率。因此，档案管理信息化建设，有效解决了传统档案管理的严重弊端，更加安全可靠地保存了档案信息的完整性，从而为更好地研究档案材料和开发档案资源提供重要的物质保障。

档案管理信息化建设同样也离不开对档案数据库管理的建设，这是对档案信息化建设更深层次的发展与深入，能够有效地推动档案资源的合理存放与相互共享，实现现代化的档案信息存储，促进相关数据资源的整合与联动，强化档案信息之间的数据关联，为推动档案管理信息化建设提供重要的动力支持。因此，档案管理信息化建设的工作应紧跟时代步伐，应用现代化的技术装备，加快提高档案数据库管理建设的发展步伐，努力发挥档案管理信息化的处理功效，充分提升档案信息化发展水平，使其在档案管理信息化建设的基础上，加快构建现代化档案数据库管理建设。利用所配备的先进技术与设备条件，充分运用大数据、云计算和档案数字化技术，大力推动档案数据库管理系统建设，实现档案信息全程跟踪与记录，确保档案信息的客观性与准确性，使之能够有效地利用档案信息资源，实现档案信息的全程监控与管理。

在档案数据库管理的系统中，实行档案资源的自动化处理装置。首先，配备统一的管理设备，将低质量的档案信息转化为数字化信息，这也就必须依靠网络，配备现代信息化设备。现实中，实现计算机在档案部门的全覆盖，采用高容量的储存载体，运用行业“地面通信骨干网”实现档案信息传递、交流共享等尤为重要。同时，我们还要通过对档案信息的收集、整理、查询、全程跟踪与记录，更好地发挥档案数据库管理潜力，努力开发出丰富的档案信息以满足现代经济社会发展需要，使之为档案工作发展注入新鲜活力，实现档案数据库管理广泛应用，为档案工作现代化可持续发展提供充足的动力保障。

此外，在档案数据库管理实践过程中，应充分利用数据化档案信息的优点，加快纸质档案的快速转化与分类归档，确保电子档案储存的品质与质量，努力构建一整套完整的现代化的档案数据库管理，使之能够更加有效地保护好现存的档案信息，实现安全、高效的档案数据库管理模式，建设更加强大的数据化档案信息数据库。

三、建立健全档案管理体制机制

在档案管理的发展进程中，健全档案管理机制，能够有效地保存档案信息的收集、储存与使用，并以此适应现代化档案管理的建设要求，满足现代化档案管理机制的健康运行，这是档案管理信息化建设内在调控装置的客观要求。因此，应当努力健全档案管理机制，严格规定档案管理业务的技术流程，使其能够充分细化构建电子档案工作的各个环节与步骤。在此基础上，将纸质档案快速转化成电子档案，确保电子档案的安全性与可靠性，使其能够充分保管好现存的电子档案，发挥其功能与效用，实现档案管理的服务机制。

在保障机制上，进一步地加强监督与检查力度，利用现代化仪器设备，做好对文档病毒查杀以及漏洞检测等问题，及时处理这些相关文档所存在的漏铜，防止信息被篡改、删除等现象。同时，加强对档案管理工作人员责任心培养，档案管理工作人员应当及时整理与归类相应档案信息，协调各个档案部门之间的配合，加快整合电子档案工作，使其能够有效地提高档案管理的工作效率，促进档案管理工作能够高效、合理地运行，保证档案管理信息化建设发展进程。

开展标准化运行的工作流程，应当通过制定统一的标准，规范相应的技术流程，使之能够完整规定电子档案从制定、采录，以及最后的存贮，都要按照一定的标准进行，细化分类各个环节与步骤，确保各项工作都能按照规范的技术流程进行。严格档案的分类与管理，使其有效发挥档案管理工作各个环节上的使用效率，落实严格的监督制度和责任制度，有效保证档案信息的准确性，提高档案信息保管的安全性，从而能更好地实现档案资料和信息的准确性与科学性，为档案管理工作的有效开展提供充足的保障，进而更好地实现档案管理机制的更加完善与创新。

建立规范的档案管理机制，是档案管理现代化的客观提要求。因此，在建立健全档案管理机制中，要创新档案管理制度，健全和完善档案管理业务流程和技术关键、规范，细化电子档案工作和步骤；制定必要的措施，确保电子档案的完整性；要统一档案管理的标准，因为标准規范化是档案信息化建设的重要基础之一。

四、确保档案管理信息化的安全性

档案管理信息化的安全问题不容忽视。一方面，档案管理者在档案管理信息化过程中，可能只注重档案信息的流转和沟通，只是注重档案信息的参考和借鉴作用，忽视档案凭证作用这一根本问题。档案的实体是档案发挥凭证作用的现实表现，档案实体被忽视，其安全性就得不到不保障。在档案信息使用过程中，一些人会只注重档案信息使用，忽视信息使用过程中存在的安全问题。这里有信息存储实体安全和档案信息流转安全，这就要求档案管理者注重档案管理系统和设备的稳定性、安全性。另一方面，个人档案信息的泄露也是一个不容忽视的问题。对于个人档案信息，要规范取阅，不能任其借阅，要严格程序，避免流失。对于那些弄虚作假行为坚决制止，避免虚假档案出现。

另外，建设复合型档案管理队伍任务艰巨。这里，我们要提高档案管理人员的信息化意识，提高档案管理人员的信息化工作技能，没有一支过硬的档案工作的管理和技术队伍，是干不好档案工作的。对于档案管理人员来说，档案管理信息化可谓是一个全新领域，每个现代档案人都要学习通信技术、网络技术、计算机技术，更需要学习与档案管理信息化相关的标准和规章制度。要积极与计算机系统管理人员沟通，并参与到管理系统的开发应用中去。实践证明，只有业务素质高的档案管理队伍，才能保证档案管理信息化建设的顺利进行。

五、实现档案信息价值的深层次挖掘

强化信息意识和信息理念，变静态信息为动态信息搞好信息资源开发利用，克服“等”的思想。要重视档案的继承性，对现有档案进行全面开发利用。档案的开发利用是档案价值实现的必然趋向，很多有价值的档案信息资源需要我们档案人深入挖掘，实现其为地方经济社会发展的助力作用。现实中，我们有许多有价值的档案被闲置，多数有历史文化价值的档案信息未被开发利用，实在是一件可惜的事情。为此，档案工作者或档案研究者要潜心研究有文化价值的档案资源，为地方经济社会发展提供支持。实现可分类检索拷贝、按类储存、实验传递等，加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库管理。

档案管理工作在经济社会发展进程中扮演着十分重要的角色，能够有效地记录档案信息全程，实现信息资源有效利用与相互共享。因此，在建设档案管理过程中，应当进一步健全有效的档案管理机制，加强对档案管理工作的重视。在保障信息化建设以及数据安全正常运行前提下，结合实践经验，运用现代科学技术，健全科学、合理、高效的档案管理机制，从而为更好地建设档案管理信息化提供助力，更好地实现档案管理工作的全面落实。

结语：

眼下，档案管理信息化建设是档案管理发展主线，是时代发展和现代档案管理的客观要求。我们应紧跟时代的步伐，积极探索、勇于实践，努力推动档案管理实现信息化高效和快速建设。在实践中，我们要总结经验，借鉴国外或发达地区的先进做法，使其更好地保障档案管理信息化发展建设，为经济社会发展助添新的发展动力，为档案管理的大发展谋求新的发展路径。

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〔责任编辑：谭 蕊〕