实现档案管理规范化措施

叶巧玲

摘要：随着我国社会经济的快速发展，对各行业的工作要求越来越高。在目前的档案管理中，存在着很多的问题，主要以管理方式、管理人员素质、管理制度等几个方面的问题较为明显。本文根据市场调查的数据分析，经过探讨研究，针对档案管理中的归档、建档等细节问题进行规范化，以提高档案管理的工作效率，增加档案资料的利用率，应用科学的手段，实现档案管理的规范化。

关键词：档案管理；规范化；措施

档案是记录社会资料的重要手段，是对社会以及人员的资料统计。具有复杂性、统一性、综合性。包含了社会人员丰富的信息资料，对用人单位提供资料，带来了很多的便利。而在我国目前的社会发展中，档案资料的管理有着诸多问题，对企业的查阅、研究等工作带来困扰，而怎样有效的解决这些问题，也成为了档案管理工作者一个非常严重的问题。

1.档案管理的现状

在我国目前的档案管理工作中，随着社会的发展，出现了很多新的问题和矛盾，而造成这些问题的主要原因有管理人员的素质、档案管理的资料不完善、管理制度的松懈等方面。

1.1管理制度的不完善

在很多的企业当中，档案管理的工作主要由管理者一手操办，而企业以及单位并没有明确的相应管理制度，这导致了管理人员的松懈，使档案的管理工作形同虚设。在管理人员的流动过程中，对企业的档案管理造成了很严重的阻碍。

1.2档案资料的不合格

根据多年的调查数据分析，在我国目前的档案管理工作中，存在着档案资料的不合格，这主要有档案资料的不规范、档案质量的不合格等问题。

在档案资料的不规范问题中，主要有档案纸张的不符合规格、皱褶、破损，以及人员在填写的过程当中，字迹潦草，模糊不清等问题

对于档案质量的不合格问题，主要表现在人员为了自身的利益，刻意伪造虚假的信息，导致了档案资料的失真，给用人单位对人员档案资料的真实性造成了很大的困扰。

1.3档案管理的滞后性

人才是各大用人单位持续性发展的基础，这就要求企业对于人员的选择有着详细的了解，也意味着档案资料要具有真实性、及时性。而在我国目前的档案管理中，由于管理方式的不当，不能适应社会的发展，造成了档案管理的滞后性。

1.4管理人员的素质问题

管理人员是档案管理工作的重要环节，直接决定了档案管理的质量问题。因为很多公司没有相应的档案管理制度，这造成了管理人员的松懈，对档案管理工作的不够重视，从而导致了很多问题的发生。

2. 实现档案管理规范化的必要性

根据目前在档案管理工作中的诸多问题，为了适应新环境下的发展，企业对于档案管理工作的规范化有着必要性。

对于目前各单位在档案管理工作方面的零散、独立，企业有必要要求档案管理工作的规范化，对人员的档案资料保证统一、共享、真实，为各大用人单位提供便利，为档案管理工作提高效率，对社会的发展起到促进作用。

3. 实现档案管理规范化的内容

档案管理是根据文字、图像等形式经过一定的综合整理，建档，归档，进行资料保存的管理工作。是根据多年的实际经验总结而成，是社会传播资料的重要手段，是人们工作资料的记载。实现档案管理规范化有助于企业对人员的选择，有助于社会的发展，有助于提高经济的效益。而实现档案管理规范化的主要内容有建档的规范化、归档管理的规范化以及档案信息的开发与利用规范化。

3.1建档规范化

在档案管理的建档过程中，社会企业首先要保证人员档案资料的真实性，档案质量的合格，再经过统一的综合，对文件档案资料进行分类的保存，实现档案资料的建档符合规范化。

3.2归档规范化

在建档管理规范化的工作完成后，要同时保证归档管理的规范化。归档是经过对档案资料的整理，进行审核，鉴定并归档。归档管理的规范化，可以实现档案资料的真实性、可靠性。在归档的管理规程当中，要对建档工作资料进行审查，要确保档案资料的填写符合规范化、档案资料质量的合格化、档案资料的正确性。

3.3档案信息开发与利用的规范化

档案信息的开发与利用是档案资料管理的最终目的，是对社会的发展做出贡献，是为我国的经济建设服务。从而企业要加强对档案信息的开发与利用规范化，制定相应的检索制度，保证档案资料的质量合格化，为用人单位提供便利，为视会提供信息资料。

档案管理规范化的工作有利于档案资料的准确性，推进社会的发展，有利于提高管理人员的素质，有利于提高档案管理工作的效率。

4.实现档案管理规范化的措施

档案管理的规范化实施有着必要性、持续性，而在当前的社会发展下，实现档案管理工作的规范化，就必须提高档案管理人员的素质、完善档案管理的制度、保证档案资料的合格。

4.1提高管理人员的素质

管理人员是档案管理工作的根本，企业必须提高管理人员的素质，进行相应的指导，并培训，要以职业道德教育为基本，利用科学技术的发展，为档案管理工作的规范化进一步改善。

4.2完善档案管理制度

在企业内部，要制定合理的档案管理制度，要求责任落实到岗位，树立起档案管理人员的质量意识，避免在管理过程中，建档归档工作的不规范，为档案资料的不合格造成问题。同时，完善的管理制度，有助于提高档案資料的开发与利用，为用人单位提供便利。

4.3保证档案资料合格

档案资料信息的开发与利用是一系列档案管理工作的目的。而信息共享与利用的前提是，必须要保证档案资料的质量合格。只有这样，才能够有效地提高档案信息的利用率，才可以深度的开发档案的资料。

5.结束语：

综上所述，实现档案管理工作的规范化有着必要性，社会应根据目前档案管理工作中的问题，针对性的解决，要保证档案资料的质量合格化，要完善档案管理工作的制度，要提高档案管理工作人员的职业素质，使档案管理工作中的建档规范化，归档规范化，这样才可以有效的提高档案资料的利用，才可以深入的对档案资料进行开发，为用人单位提高信息帮助，为我国社会经济的建设起到促进作用。

参考文献：

[1]王东强.档案管理规范化措施分析[J].China's Foreign Trade，2010，12：180.

[2]马卫东，李丽红.实现档案管理规范化措施分析[J].经营管理者，2010，21：108.