自来水企业档案管理探究

吴峻

一、自来水公司建立档案室的意义

创新档案管理模式可以更好的记录自来水公司的各项业务工作内容，其中最重要的几项，比如：施工图纸资料、地下管网资料等，这些都是直接反映工程质量和基础设施存在形式的依据，在进行管路改造施工以及新管路布局业务工作过程中，上面所说的图纸资料都是必不可少的，在工程施工过程中或者后期出现延期、索赔、质量以及安全事故的时候，施工图纸资料以及地下管网资料等都可以成为事故原因分析和责任追究的重要凭证，也是工程技术人员和有关部门实施工程管理、制定技术标准和规范的重要参考资料。

自来水公司的服务宗旨是“为人民供水，服务人民”，而企业建立档案室，进行现代化示范档案的管理模式目的是为了在公司确定的工作和目标的前提下，不断规范工作行为，提高业务实效性，提高人民满意度。目前的自来水企业档案管理模式基本上还是停留在较为传统的地方区域管理和人工管理模式，在信息化发展如此迅速的时代，实施创新的档案管理模式已经成为必然的趋势。自来水企业的业务工作具有区别于其他行业的特殊性，自来水企业不仅要供水于数以万计的用水居民， 还要管理城市和大多乡镇复杂交错的地下管网和大量基础设施，所以，自来水企业要不断创新档案管理模式，科学设置业务分类，集中管理业务数据，形成综合性的档案管理平台，不断提高服务质量和服务水平，提高民众满意度。

二、目前自来水企业档案管理存在的不足之处

1. 档案资料内容不全面甚至弄虚作假

自来水企业的档案资料大部分是来自基层部门，但是很多基层工作人员为了省事，在工作中不按照企业要求来填写工作记录，敷衍了事，所以很多情况下就会造成工作资料和数据的丢失和信息虚假。例如，在施工阶段的工程监理资料里面，其中包括了项目合同、设计文件、监理规划以及实施细则等一系列的重要资料和文件，如果因为相关责任人的责任意识淡薄或者档案管理意识淡薄，导致档案资料不能及时收集，那就会造成工作在已经完成的情况下，参考依据严重缺失，一旦出现主要负责人离开，新负责人接手的情形，整个工作还需要重新开始，会给整个工作带来极大的不便及不必要的损失。更有甚者，有些责任意识极其淡薄的工作人员还会在档案中乱修改，编造虚假数据，掩盖质量问题，给企业带来极大的经济损失。

2.档案管理信息化程度偏低

自来水企业本身的业务工作就比较繁杂，全市复杂的地下管网和大量基础设备都需要进行管理，自来水公司服务关乎着千家万户的用水需求。档案管理需要时刻遵循为用户服务的宗旨，提高管理效率和服务水平。传统的档案管理基本上是以实体为载体的，比如纸质、照片等，并且还是工作人员手工操作完成档案收集等一系列工作，在这个过程中，工作人员的工作量巨大，内容繁琐，档案管理部门对这些散乱的资料很难进行整理和总结，很多档案资料都没有得到充分的利用。有些企业的纸质档案有很高的利用价值，比如给水管道施工图等，可能因为当时的技术落后等原因，图纸由工程设计师手工绘制，然而随着时间的推移，纸质版的图纸保存就会变得越来越困难，保存成本会越来越高，并且地质环境也会发生变化，所以图纸绘制的内容使用率也会越来越低。现在，信息化发展越来越迅速，然而传统的自来水管网资料却是需要消耗很多的人力物力去整理总结，所以在新信息时代的背景下，传统管网资料的修订和整理无法跟得上生产需要。

3.档案管理多个归口缺少统一管理平台

目前有些自来水公司的档案管理部门相对比较松散，会议等资料会集中在行政部门，工程文件主要集中在施工部门，然而这两个部门之间的信息和文件都只能在很局限的范围内流转传递，不能在整个企业里面进行共享，信息孤岛化现象比较严重。所以自來水企业要把重要数据进行集中整理和复制，统一规划和共享，不断形成综合性的管理信息平台。

三、自来水企业档案管理原则

1. 真实可靠性

自来水企业的档案记录着自来水公司每一项业务进展的详细情况，也反映了公司整体精神面貌，具有很高的参考和指导价值。所以，在这个前提下，档案管理人员就要时刻遵循真实可靠的原则去认真对待每一份档案和文件，必须要坚持以事实为根据，保证档案文件的真实性、准确性和完整性。有些文件除了含有纸质文件，还有照片、影像资料等，这种情况就需要档案管理人员利用科学合理的管理方法进行整理归档，避免出现材料缺失，数据对应不上的情况。

2.及时有效性

自来水企业的业务很繁杂，而且其档案整理是一项比较繁琐的工作，企业的档案管理制度也需要与时俱进，形成一种科学有效的档案管理制度，对于归档资料内容、时间、相关负责人、档案提交和查阅方式，再加上档案借阅和安全保密制度进行科学规范的管理。所以档案管理人员要随着信息时代的变化不断推进档案管理工作的改革步伐，形成及时有效的档案管理模式。

3.分工负责性

自来水企业作为民生企业，就要求业务工作人员秉承认真负责，细心的态度去对待完成业务工作。对于档案管理人员来说，这种态度尤为重要，因为自来水企业的档案资料都掌握在档案管理人员手中，企业档案资料的收集和归类都需要通过档案管理人员。所以，档案管理人员要提高责任意识，档案管理不容出现差错，管理人员在做好各项管理工作之后也要做好资料归档工作，不断优化档案使用率和档案管理水平。

四、加强自来水企业档案管理信息化建设

在如今信息化时代发展迅猛的背景下，档案管理信息化也将会是自来水企业档案管理的重点。利用信息系统规范档案管理，让档案更有利于人们查询和使用，这样一来，不仅缩短了人们在查询过程中花费的时间，也提高了查询资料的准确性，也减少了档案管理人员的重复工作，加强了档案管理的工作实效性以及工作效率，加快了自来水企业的现代化水平。

1.建立数据库入侵保护系统、病毒预警系统、数据备份系统

档案管理中计算机的安全管理是重中之重。所以在利用计算机网络系统的时候，需要安装必要的安全防护软件，服务器也要设置身份认证等安全措施保护。另外，病毒防御系统的建立是安全防护中最重要的一部分，所以档案管理人员应该建立网站检测系统，全天监控网站出现的所有文件，发现病毒或者可疑的文件就会自动报警提醒管理人员，通过IP地址定位等方法，来锁定病毒根源，并生成病毒产生的日志和报告，记录病毒活动细节。值得注意的是，不同的档案资料要通过科学合理的分类法进行资料分类，一些重要的文件档案也需要实施加密处理，并且要备份所有档案资料以防丢失。

2.提高档案库房的安全性

自来水公司的档案资料大部分还是纸质版的，而且其中的内容价值含量也比较高，保存的时间相对也比较久，所以自来水企业就要做好纸质版材料周围环境的防火防水防盗系统，要做到对档案资料安全防护事无巨细的程度。档案库房要设置温湿度监控系统，它可以对档案的安全监测起到很重要的作用，它可以对档案材料起到防潮湿、防发霉、防变质等作用。而且温湿度监控系统可以根据档案室的环境进行设计，综合运用先进的环境测量等各项技术，相对来说比较稳定可靠，而且使用起来也比较方便，功能先进、扩展性强再加上方便维修这一点，温湿度监控系统的优势在档案安全防护上就显现了出来。

3.加强对档案数据的挖掘

目前自来水企业的档案管理都主要侧重于对资料数据的整理和收集，然而对于数据的归纳和分析相对比较缺乏，在一定程度上降低了信息资料的使用率，然而受到专业范围的限制，部分档案管理人员只能对档案进行整理和收集，归纳和分析的能力就比较弱。所以自来水企业可以加强对档案管理人员的管理能力进行培训，让他们清楚的了解档案管理的工作流程，提高和拓展他们的管理能力，在能够整理档案信息的同时也可以对档案资料进行归纳和分析，同时也能学会用科学合理的方法对档案进行分类和保管。

（作者单位：北京市自来水集团禹通市政工程有限公司）