学校办公室文档管理存在的问题及对策探析

刘怀珍

【摘 要】随着经济社会的飞速发展，文档管理的模式、系统、方法等都发生了变化，文档管理的效率较以前有了明显的提高，文档从保存到管理使用有了科学的系统。在新的历史条件下如何更进一步地提高学校办公室文档管理的水平和能力，成为办公室文档管理人员必须思考的现实课题。

【关键词】文档管理 管理模式 管理方法

中图分类号：G4 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2017.13.192

当前绝大部分学校为了追求教务管理的实效性，大都设置了教务科、学生科、后勤部、伙食科、资助管理科等具体的部门科室。这些科室每学期都需要积累大量的文档，对于这些文档的处理有些科室选择了盲目、随意处理的方式，将大量的文档堆积在一起，没有分类，也没有做科学的处理就存放了起来。久而久之，这些文档就随着岁月的流逝而流失掉了。因此，本文就学校办公室文档管理工作的现状及存在的问题提升文档管理工作的路径展开讨论。

一、学校办公室文档管理工作的现状及存在的问题

（一）管理的条块化分割较为明显，为文档的收集和整理工作带了潜在的压力

对于学生而言最为核心的文档是学籍，目前每个学校都有专门的人员管理学生的学籍，但是受过专业化培训的人员却很少，对于学生有关学籍管理的文档的保全、使用、整理等方面都存在很大的盲目性和随意性。学校的行政管理的条块化分割虽然有助于教务管理工作的高效运行，但是在文档的管理方面却存在很大的隔阂，需要不断的加强部门之间的交流协作。

（二）缺乏硬件设施导致文档管理工作徘徊不前

通常在中学阶段，学校领导对文档管理工作不重视，致使文档管理工作既没有制度性的安排，也没有相应的硬件设施，几个档案柜、几名业余的管理人员就构成了文档管理工作的全部。对重要的文本资源的留存没有清晰的制度设计，没有专门的人员对重要的文档负责。由于硬件设施的长期缺乏，导致文档管理工作漏洞百出，遗失、破损、混淆等现象常常出现。如果遇到自然灾害等不可抗力时，学校的文档将会遇到重大挑战。

（三）文档管理手段落后，文档信息利用率普遍低下

与过去相比文档管理的手段已经大大提高了，各类计算机软件的为学校文档管理提供了便利，但是由于受主客观方面因素的影响，中学文档管理的手段依然很落后，譬如：信息的录入、数据库的建立、资料检索、调阅文档等方面都存在很多的问题。在信息录入方面：绝大部分的学校在信息录入方面很有限，只是将急需的一些信息录入了电脑系统，对于学生的学籍、档案、德育成长记录、班级管理经验、学校人事档案等信息则没有全面的登记收录。在数据库的建立方面，没有采取用科学的数据管理系统，将有效信息录入，只是对于一些具体的信息做了登记，数据的可信度低、数据散失比较厉害。资料检索方面更是落后，对于文档的信息一般不能通过微机调阅，必须通过人工查阅。

（四）文档管理人员专业知识欠缺，管理能力低下

尽管地方教育部门会经常举办一些有关文档专业知识方面的培训，但是真正将文档管理工作当事业干的教职工几乎没有。由于从事文档管理工作必须具备过硬的文字功底，能够熟练的掌握计算机，必须细心、用心、有耐心，而这样的人在中学有很缺乏，既是有合适的人选，本人也不愿意从事文档管理工作，因为从事文档管理工作的人员一般不会进入领导的视野，在评先选优方面也不占优势。因此文档管理工作成为被人忽视、被人淡漠的工作。

二、提升文档管理工作的路径

（一）创新文档管理工作思路

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。创新行为，首先要有创新意识，有强烈的创新欲望，也只有如此才能有创新动力。学校文档管理工作要创新，就要改变既无动力，又无目標的状况，努力文档管理工作从“伸手派”变成先行官、创造者，形成文档管理工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的文档管理工作理念。只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得市场、赢得利用者的满意，才能让文档管理工作在学校范围引起重视。

（二）创新工作方式，优化文档结构，提高文档管理质量

作为文档管理人员首先自身要强大起来。学习能使人由柔弱变大强大，在办公条件受限的条件下文档管理人员可以通过自学的方式提升自身的业务素养。首先计算机技术必须灵活掌握，要做到能够灵活的掌握打字技术，能够熟练灵活的掌握各种计算机软excel、word、ppt等应用软件，对于学校的各种办公软件必须先知先会。在文档分类、文档收集、文档调阅、文档检索等方面要有新作为。利用工作时间和业余时间将学校各类信息收集起来建立数据库，随着学情、教情的变化要不断的完善已经建立起来的数据库。利用计算机文档管理系统将收集起来的数据进行分类，使各类信息能够通过系统检索的方式完成调阅。根据时间顺序将各类文档有序的加以排列，使学生的各类文档有章可循，教师、教务办公等文档能够随时调阅。

（三）完善文档管理设施，加强文档管理人员的业务培训

在我国，各类大学都有自己的校史馆、档案馆，但是中学由于受办公条件的制约绝大部分的中学尤其是中西部落后地区的中学都没有专门的校史馆和档案馆。在新高考模式下，越来越注重学生个人素质的综合考察，对学校文档管理工作提出了新的要求和挑战。因此，作为学校领导者应该站在高考的高度，对涉及学生综合素养方面的文档信息、教师发展的文档信息、教务管理方面的文档信息、行政管理系统方面的文档信息进行重新的整合和规范。设立专门的文档管理的科室，使学校各类文档有章可循，有规可依，使学校的文档管理工作向着现代化、智能化的方向迈进。

（四）加强预警，提高文档管理工作抵御不可抗力的能力

文档管理工作关乎单位的兴衰存亡，关乎每位学生、教职工的切实利益，可以说文档管理工作是一个单位的历史的记录者和见证者，文档的保全工作不仅是日常校务工作的内在要求，也是保全学校历史的客观需要。对于水灾、火灾、地震、泥石流、台风等自然灾害要提前预警，必须设置科学的防御体制和机制，当自然灾害发生后，学校文档资料能够最大程度的予以保全。鉴于此，教育行政部门应该出台相应的政策措施，督促、加强学校文档管理工作的强度和力度。在上级教育主管部门的大力支持下，使学校文档管理工作在人、财、物等软硬件的配备上有长足的保障。