文书档案工作中档案管理系统的应用分析及研究

唐行俊

[摘要]伴随着经济社会的快速发展，信息技术得到了较好的应用，在一定程度上现代文书管理已经成为单位项目工作之一。要想在真正意义上提高文书档案管理工作水平，就应加强文书档案管理，同时还应做好文书工作以及档案工作中的衔接，这样才能真正建立有效的管理制度。使文书管理工作能够更加标准化，进而提高文书档案利用率，为单位决策提供依据。

[关键词]文书档案工作；档案管理系统；应用分析

[DOI]1013939/jcnkizgsc201719202

对于文书档案来说是信息中的原始记录，发挥着重要的作用。文书本身具有安全性以及不易管理等相关因素，进而在高校事务管理中发挥着重要的作用。文书档案主要是指在通用文书转化成的部分档案习惯的一种称谓，是档案中重要的组成部分。不仅是单位过去发展中的缩影，而且还是建设状况中的记录，因此在行政管理中发挥着重要的作用。文章将针对文书档案管理工作中档案管理系统应用进行针对性的探讨。

1文书档案工作中的原则

（1）整体性原则。在整体上来讲与一些其他管理工作相比，文书档案工作具有整体性的特点，对于文书档案工作并不是简单地划分办公室职员以及档案部门工作，在实际数据资料收集过程中需要职能部门的帮助，同时将资料进行收集整理，进而对整个企事业单位起到重要的指导作用。

（2）规范性原则。对于文书档案管理工作自身规范性主要体现在业务以及数据两个方面，在一定程度上需要严格业务流程化管理方式，进而将收文管理以及发文管理等相关环节通过规范性操作方式为文书档案查阅者提供一定的便利，这样的方式便于查阅者在规定时间内获取相关信息，在真正意义上提高单位实际运转效率。

（3）保密性原则。由于文书档案记录了一些单位内部中的核心技术，在实际管理过程中，应该注意自身的保密行为，针对不同文书档案在整体上应该采用分类规置，将文档进行妥善保存，这样能够将实际管理职责落到实处。同时对于文书档案经手人应该进行详细记录，进而确保核心资料中的安全性。

2文书档案工作面临的问题

（1）单位领导对文书档案认知存在着一定的不足。在单位文化档案管理工作中，只有在真正意义上提高单位高层管理人员对文书档案工作的重视，才能提高文书档案管理工作水平，才能建立新型的档案管理系统。由于受传统观念的束縛，一些单位领导人存在着错误的认知，大多数领导人认为只要将文书档案工作进行简单的记录以及保存就可以，并没有真正认识到档案管理在单位发展中发挥的重要作用。最终导致档案管理中人力财力投入相对较小，这样的情况在很大程度上严重制约了文书档案工作的顺利开展。

（2）文书工作与档案管理存在着脱节的现象。在实际文书档案管理工作中，对于文书工作与档案管理来说是较为密切的，同时也存在着一定的差异。对于文书档案管理工作来说处理好文书工作与档案管理一体化是重要的环节，当前在实际文书管理工作中，在整体上实行一种分体式管理体系，这样的方式在某种意义上来讲是较为科学的，但是却分离了文书工作以及档案管理工作，在具体衔接上经常会发生失误现象。之所以会有这种现象的发生，是因为一些文书工作人员自身缺乏档案意识，在进行信息收集过程中效率较低，同时不能在整体上扣住档案主题，而档案专业人员自身没有接触到太多的文秘工作，最终造成两者严重脱节现象的发生，真正降低了文书档案管理质量。

（3）文书档案管理中工作人员自身偏低。对于文书档案管理工作来说，由于长期对文书档案管理工作的不重视，一些档案管理人员大多数都不是专业人才，除了档案工作以外还兼有一些其他的职位，这样的形式将导致自身责任感不强，在整体上不能将文书档案工作摆在正确位置上。除此之外，一些单位中的档案管理人员自身虽然具备专业技能等，但是由于自身的不积极并没有进行下一步的培训，进而导致在管理方法以及管理理念上不能与新时代发展相适应，最终不利于文书档案工作发挥自身的效力。

3运用管理系统文书档案的优势

（1）能够真正提高工作效率。对于档案系统管理文书来说自身具备的优点是能够将档案系统中的信息进行及时的处理，在传统档案管理工作中，对于档案管理工作人员来说比较依赖手工操作等，这样的方式相对而言是比较耗时费力的，同时自身工作效率极为低下，手工操作经常会出现错误偏差等。对于档案管理系统来说为文书档案材料中的收集以及储存等相关环节是比较便利的，在文件材料移交以及借阅利用等是比较简单易行的。在整体上讲通过互联网以及信息技术等，能够将文件材料转移真正实现便捷的效果，在一定程度上省去了实际中的搬运过程，进而提高了工作效率。

（2）能够共享到档案信息。在传统档案管理工作中，但是档案室以及各职能部门等很难实现信息上的共享，一些信息闲置在库房当中，这样的形式在一定程度上给管理以及信息查阅带来了较大的不便，同时还造成了资金以及资源上的浪费。伴随着电子以及网络信息技术的发展，在整体上简化了信息载体，同时还节省了实际中的存储空间，实现了信息系统建立共联，提供了局域性网络中在在线移交以及借阅等，真正超越了酒店里中信息流动具有的单向性管理，进而实现了信息资源中的多方共享，极大提高了档案管理中实际工作质量以及工作效率等。

4文书档案工作中档案管理系统应用分析的可行性建议

（1）提高实际中档案管理系统应用意识。作为单位中的高层管理应该加强现代档案管理自身作用的认知，进而主动将现代化手段运用在文书档案管理工作中，这样才能加大企业档案管理中的资金投入。同时还应结合本单位中的实际情况以及相应的实际需求，进而配置档案管理系统中的硬件设施以及应用软件等，这样才能为档案管理系统现代化提供基础性保障。除此之外，还应注意对档案管理人员实际培训，进而增强实际中的管理意识以及自身责任感等，进而提高档案管理专业中的知识储备量，还应对现代化信息技术进行培训，这样能够将现代化手段真正运用在档案管理工作中。

（2）加强企业档案中的收集以整理等。对于企业自身发展来说企业档案是重要的资产，同时也是当前市场竞争中的重要信息保障。要想在真正意义上保证企业档案信息充足，就应加大企业档案中的收集以及整理。建立健全实际中的档案管理规章制度，针对档案信息进行归类收集整理，设定相关的格式等，进而确保手机整理中的文书档案信息能够保证质量等，真正为查阅者提供便利性条件。除此之外，还应积极加强实际中的数字化建设监管力度，加强实际中的安全检查防患意识，针对文件材料等应该积极利用图像扫描进行处理等，这样能够保证实际中的原始性以及真实性。同时应该设置相关的审查小组，针对数字化中的档案管理系统漏洞进行排查和维护等，进而为单位发展提供动力支持，还能确保实际中档案信息安全，为文书档案能够发挥真正效力。

5结论

总而言之，文书档案管理工作是单位进行各项社会活动的依据，因此，做好文书档案管理工作对于单位的建设与发展具有积极意义。目前文书档案管理工作还存在许多的问题，文书档案管理工作人员需要进一步提升自我素质，提升文书档案管理的工作效率。各单位需要加大文书档案管理工作的重视，建立有效的管理制度，强调文书工作与档案管理工作的有效衔接，加强部门与文书档案管理部门的联系，这样才可以切实提高文书档案管理工作的质量，促进单位各项事业的发展。

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