湘雅三院的设备管理经

文/本刊记者 郭潇雅

湘雅三院的设备管理经

文/本刊记者 郭潇雅

全生命周期，信息化系统，湘雅三院在医疗设备管理方面走在了全国前列。

医疗设备的管理不善，跑冒滴漏严重，直接影响医院的经济效益，这是令许多管理者头痛的现象。中南大学湘雅三医院（以下简称“湘雅三院”）作为国家卫生计生委直管的三级甲等大型综合性教学医院，在对医疗设备实行精细化管理之前，曾存在以下问题。

一是在管理理念上重购置轻管理，对设备管理未形成科学的考核评价体系，缺乏行之有效的管理制度；二是设备管理以静态数据管理为主，缺乏对应信息的深层挖掘和再利用；三是设备台账及档案信息不完整，不能体现设备运行情况，难以为设备采购、更新换代提供决策指导；四是从采购至设备报废10余环节中涉及多部门，因职能交叉与技术限制而缺乏连续性。

为了实现医疗设备管理从粗放型管理走向精细化管理，湘雅三院打破了传统、落后的管理定式，以“绿色、安全、效率、服务”为宗旨，围绕“科学化、规范化、精细化、信息化”这一目标，从2014年开始推行以“全生命周期”为主题的“人机共管”模式，并利用信息化手段为决策提供依据，优化了工作流程，提升了整体效益。

规范管理设备周期

湘雅三院副院长杨飞龙告诉记者，鉴于传统采购模式的弊端，医院规范了采购流程，建立了招标文件及设备采购合同模板，在模板中固化了大型设备信息接口及售后服务等内容，将询价工作提前到招标文件制定环节。同时，建立了科室档案管理室，对合同、档案资料进行系统性分类整理。

申请设备的科室除了要填写“设备计划申报审批表”，还要根据预申报价格分类，填写设备论证报告书、效益分析表及配套耗材申请表。科室须对设备的收费标准、配套耗材的采购价格、预计开展次数、人员费用及所承担的教学科研项目等进行客观、有效的充分论证，为设备购置决策提供科学参考。

中南大学湘雅三医院建立的科室档案管理室。

2016年，基于原有设备管理办法，医院增加了对科室及申报项目的考评打分。首先，在设备购置初审阶段，制定了可量化的指标，对每一个申报项目进行评分，为评审专家提供客观依据。其次，协同审计办对入围项目进行初步询价，以保证年度计划预算资金尽量准确。其三，医院定期对评审流程进行优化完善，例如在专家人选的抽取过程中，医院优化了专家组成结构，涵盖了外科、内科、护理、管理等各个方面的专家，确保医疗设备购置的公平、公正、合理、有效。

为进一步加强对医学设备采购与审批工作的管理，医院对设备采购和审批流程进行了修订，下发了《关于调整医学装备采购审批流程》的通知，对各个环节进行科学把关。具体流程为：科室提交申请及论证报告——资产与装备办初审并组织答辩（10万元以上）——协同审计询价——医学装备委员会制定年计划——院务会审批。在本流程中，根据不同金额划分，从10万以下、10万～50万及50万以上分为三个阶段，分别制定了对应的采购流程及相应的制度。

湘雅三院资产与装备办凌颢对记者说，为最大限度利用好医院有限的医学设备，缓解临床医技科室对医学设备的需求与医院设备投入资金不足的矛盾，医院制订了《医学装备年度计划管理办法》，使医院每年在设备方面的投入总量，与医院医疗收入增长率相适应。通过实施该制度，既保障学科发展及公共平台项目所需资金，又保障了各科室5万元以下基础医学设备采购资金的充足。

在设备维修与保养方面，湘雅三院制定了《关于医学装备维修保养相关事项办法》，对医疗设备的维修及保养进行系统管理。该制度规定，医院根据医疗设备分类及使用状态，对一般性设备按季度进行巡检及保养，如呼吸机、监护仪、输液泵等，发现故障进行维修或联系供应商更换易损件，对大型设备如透析机进行定期清洗和消毒。

在设备管理中，售后成本与采购成本“倒挂”现象是个令管理者头痛的难题。对此，在《关于医学装备维修保养相关事项办法》中还特别指出，要打破大品牌的技术垄断，在设备招标采购时，必须明确该设备全生命周期内的维保费用。资产与装备办通过与厂家大量的前期对接沟通工作，在采购前达成售后协议，有效降低了设备的运行成本。

信息化提升管理效率

湘雅三院结合设备管理实际情况和医院发展趋势，将设备全生命周期成本管理理念贯穿于信息化系统开发中（图1）。2016年8月，“医学装备服务与管理信息系统”正式上线，为医院制订医学装备年计划提供了客观翔实的参考数据。

湘雅三院资产与装备办主任管志祎表示，该信息系统的开发以数据分析科学化、成本核算实时化、系统管理流程化、工作信息透明化为基础，按照以服务临床为根本、以业务需求为导向，结合本职工作需求设置功能的原则，把握每一环节精心设计，实现了各环节间的无缝衔接，形成了完整的闭环服务系统。

据凌颢介绍，该信息系统分为无纸化办公系统和成本效益分析系统两大模块。无纸化办公系统是对原有纸质办公形式的提炼，具有电子化档案管理、在线报修、保养信息管理等功能。该模块采用全流程导航，将资产与装备办日常管理工作，按照软件图形式流程，对设备的购置计划、招标、合同签订、运营、维修保养等各个环节进行全程数字化管理，规范并优化工作流程，明确岗位工作要点，划分工作权限，使得资产与装备办的管理架构清晰、工作职责井然有序，有效提高了日常工作效率。

例如，不论是计划采购还是临时采购，无纸化办公系统都可建立完整的流程监控机制，使相关负责人能够实时、动态了解采购进程，并通过流程管理功能，对各部门待办事项进行督办，对各环节所耗时间进行查询，及时发现流程停滞点，减少人为停滞因素。据统计，系统运行初期，每个项目的审批时间平均缩短5个工作日。

成本效益分析系统的主要功能是对30万元以上的大型设备进行成本效益分析。该模块在医疗设备电子档案的基础上，对医疗设备及配套辅助设备等进行了全面清理，使医疗设备的收入精细化、成本准确化，从而计算出精确的医疗设备运营效益。通过该模块，可自动计算出各科室医疗设备利用率、故障率、维修率、闲置率等使用指标，并实时进行统计、汇总、分析，为医疗设备采购的决策提供数据支持。同时，也可根据效益分析的利润率、使用率、周转率等运转指标，合理优化资源配置，降低运行成本，提高经济效益。

例如，综合指数评分表从近三年医疗设备的投入、年度计划执行情况、回收成本年限、申报书质量、年度医学装备收入占科室业务收入五方面，对设备进行综合评分，量化了科室业务能力、设备使用及综合管理水平，准确反映各科室设备使用效率的具体差异。按科室设备收入能力排名，有效防止了盲目采购医疗设备的现象，为装备决策制定提供了科学依据。

此外，利用信息化管理手段，医院实现了对新增医疗设备的在线回访。根据回访情况，对使用率不高的医疗设备进行调拨，或进行集中统一调配，不仅减少了重复投资，而且提高了大型贵重医疗设备的利用率。

优化管理永无止境

据初步测算，湘雅三院通过精细化管理，医疗设备采购总额逐年递减。2016年，5万元以下医疗设备占全年采购总金额比为3.05%；5万～10万元的医疗设备采购额占比为5.48%；10万～50万元及50万元以上的医疗设备采购占比分别为17.4%及62%，各项占比达到了合理配置、协调管理的目标。但杨飞龙认为，受目前软硬件条件和传统习惯的限制，医院在设备管理方面仍存在一些问题，具体表现在以下三点。

一是设备申请审批环节有待进一步精简，效益评估流程有待进一步优化，来自临床的主要设备购置意见须更加明确及客观；采购环节中根据相关规定及程序进行招投标，对技术参数进行严格把控，在实际工作中起到“公平、公正、公开”的作用；对于前期论证及验收工作，由于受人员、场地等客观条件限制，在实际工作中须依靠信息化手段进行细化，解决“最后一公里”问题。

二是医院资产信息有待进一步统一。针对目前资产管理台账中存在的问题，应积极整改，逐步将全院医疗设备资产卡片进行统一盘点，并采用二维码形式重新贴标。然而，由于医疗设备资产众多，加之旧标签遗失、新旧设备难以区分等问题，使资产盘点及贴标工作任务重、难度大，该工作进展相对缓慢。

三是医学工程队伍建设有待进一步加强。现阶段，医院的医学装备预防性维护、三级保养及质控工作的开展还存在局限性，一定程度上影响了医疗质量，使得医疗器械的使用存在安全隐患。

凌颢认为，基于目前实施的信息系统建设，未来湘雅三院信息化建设有待从三个方面进行完善。

一是使用终端的移动化。原有的信息系统要在坚实底层架构的基础上，全面向手机、iPad等便携移动终端移植过渡，以此来优化工作流程，便于异地办公。

二是信息系统的集中化。目前，医院还处于科室统计普通数据阶段，在医院整体信息化普及到一定程度后，要进行统筹化发展，进一步向环节流程推进，深入到每一项节点，力求医学装备采购全流程都从办公系统进行实施，力争医用耗材及售后等均实现全程无纸化办公。

三是数据价值的最大化。行政后勤在进行设备监管的同时，将产生的各项设备数据信息转发给科研部门，利用大数据协助科研人员进行课题研究，更好地为临床服务。

设备采购是一门科学，既要遵守法制和政策的规定，又要满足使用的专业性、可靠性、先进性和经济性。公立医院在设备采购和管理方面，各自有不同的流程和方法，但都需要借助信息化的手段，在确保医疗设备使用过程安全可靠的同时，努力提高对医疗设备全周期的管理效率。