高校公文管理信息化建设探索

洪思雨

高校公文管理信息化建设探索

洪思雨

福建师范大学

高校公文管理信息化已成为必然趋势，相对于传统的纸质公文管理，电子公文更能促进各部门协调，整合组织内信息资源，提高工作效率。该文通过分析高校公文管理的特点和存在的问题，提出建设目标和保障措施，展望高校公文信息管理系统的未来发展方向，以期推动高校公文管理信息化建设更好发展。

高校 公文管理 信息化

随着社会信息化和高等教育的快速发展、高校办学规模的不断扩大和多校区的功能调整，传统的高校公文管理模式已无法满足现实发展需要[1]。在高校公文管理中，信息化也推动了公文管理和档案管理的变革，办公自动化系统早已逐渐得到了推广和使用，高校公文管理信息系统从原来以文字处理为核心而缺乏数据交换的第一阶段，发展到以网络共享为核心而没有管理应用的第二阶段，再到如今以协同工作为核心、融入工作流技术并有行政管理应用的第三阶段[2]。公文管理是高校行政部门的一项重要工作内容，传统的纸质、数字公文管理方式已不适应如今信息化环境下高校行政管理的需要。因此，加快推进公文管理信息化系统建设，促进各部门协调，整合高校内部信息资源，实现办公自动化、信息资源化、流程规范化[3]，将是提高高校行政服务质量的有效途径。

1 高校公文管理信息化的内涵及意义

1.1 高校公文管理信息化的内涵

高校公文管理信息化是指高校公文管理模式由“以纸质公文管理保管为重点”向“数字化信息形式”转变的过程[4]。或者说，高校公文管理信息化是指在高校公文从形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的周期中，依托互联网，以信息化为手段对公文进行创建审批、传阅办理，最终形成一个统一、网络化的公文信息资源共享平台，以满足校内外用户实时调阅的需求，进而提高高校行政服务质量。高校公文管理信息化的内涵包括：一是高校公文管理信息数字化和网络化，二是高校公文管理信息建立、处置和管理的一体化，三是实现高校公文管理信息资源高度共享，四是其目标在于提高高校行政服务质量。

1.2 高校公文管理信息化的意义

1.2.1有利于增强公文管理的时效性

以网络为基础、以电子公文为介质，同时通过手机短信、微信提示为通知方式，可以实现公文的即时传送，办公人员可以在任何时间、任何地点上网登录获取，公文办理可以突破时间、空间限制，突破部门分割，提高公文的时效性。

1.2.2有利于提升公文管理的工作效率

通过网络技术，实现部门之间、上下级之间的互联互通，形成公文信息资源的高度共享和即时处理。通过网上公文流转和流程再造，优化公文办理流程，提高办文效率，降低工作成本。

1.2.3有利于公文管理的规范化

通过系统设计，统一公文处理流程、文件格式化，规范公文的收文确认、分发、传阅、签批、催办等程序，明确发文拟稿、核稿、会签、审批等流程，并做到公文自动归档、统计，方便公文的检索查询。

1.2.4有利于公文档案保存的历史原始性

确保公文档案的历史原始性，对于公文管理至关重要。通过信息化技术，可以对公文流转过程进行全程记录，包括时间、签批内容，对于公文起草过程的修改痕迹、领导的审批意见，可以全部保存并自动备份，确保公文档案的原真性和全面性。

2 高校公文管理信息系统的功能及建设目标

2.1 高校公文管理信息系统的功能

实现高校公文管理自动化、信息化，必须根据公文管理的一般规律及高校作为教育机构的特殊需求来设计一套高校公文管理信息系统，该系统能够支持对高校公文发文收文、流转审核、归档统计、捜索查询以及系统管理等进行综合管理。其主要功能包括：

2.1.1公文发文功能，从发文拟稿，到修改、核稿、会签、审批、发文、归档。

2.1.2公文收文功能，查看公文信息，提供给处室主任和领导进行公文审核功能和公文信息查看功能，主要涉及公文呈批、收文登记、形成文件信息和公文承办。

2.1.3公文流转功能，从收文确认，到分发、传阅、签批、催办、归档。

2.1.4公文查询检索功能，按照发文编号、发文部门、发文时间、文件类别、标题和关键字等条件进行检索查询，并根据保密规定、检索人权限进行审批、在线浏览、下载等。

2.1.5会议通知和公告管理功能，发布、删除校内外会议通知、公告等。

2.1.6保密安全管控功能，设定权限级别、用户标识、身份证验证、数据库加密等限制性措施，保证公文信息安全，不被非法泄露和篡改。

2.1.7大数据分析功能，分析学校各类统计数据、各类公文主题词、各部门工作计划与总结、各类调研报告等。

2.2 高校公文管理信息化的建设目标

围绕实现高校公文管理信息系统功能，公文管理信息化建设要达到如下目标：（1）保证公文信息及时获取；（2）公文信息资源充分共享；（3）提供人性化的操作界面，提高工作效率；（4）公文流程再造，实现无纸化与文档管理一体性；（5）为领导决策提供最大支持；（6）规范公文管理制度；（7）保障公文信息安全。

3 当前高校公文信息化管理存在的问题

3.1 数据资源整合不到位，统一的管理系统尚未形成

囿于传统公文管理习惯，目前部分高校仍存在着纸质文件和人工流转文件的现象，在工作过程中需要耗费大量的人力物力。使用纸质的方式起草修改文件，造成了效率低下、文件修改失误和容易丢失等问题，且不利于数据资源的有效整合，难以发挥公文信息资源共享功能。因此，应通过在高校各部门之间建立统一的兼容性数据接口、数据集成框架与信息管理中心，使各部门实现公文信息资源共享。但受限于技术手段及管理理念，目前部分高校行政管理系统仍以各部门自建为主，部门之间“各自为政”，未能形成系统化的统一行政服务平台，公文数据重复建设、不一致等现象时有发生。

3.2 现有法规不够健全，公文管理规范化尚待加强

现有的公文管理，一般依据《国家行政机关公文处理办法》、《中华人民共和国档案法》和单位自身的规章制度。而目前的法规、规章对于公文处理的电子化尚未进行详细规定。例如，以往归档纸质文件需要有领导的亲笔签名及盖章，而电子公文中如何保证文件的准确性和效力，是许多高校在开展公文管理办公自动化时面临的问题。因为缺乏相应的规章制度，许多高校的公文管理无法完全实现办公自动化。目前,高校电子公文管理的技术标准尚未出台，但在电子政务框架下强化对电子公文管理的实际行动尚未开始。例如，国家尚未颁布相关法令要求电子公文必须以统一的管理规范进行，以确保电子公文的统一采集、整理与安全储存等，同时这类强制电子公文统一、科学与严格管理的相关法令与法规还尚未出台。

3.3 安全隐患风险严峻，信息技术应用能力亟待提升

机关部分工作人员对办公自动化系统的安全性麻痹大意，缺乏安全观念，造成了新的安全风险。例如许多业务员将口令设置的太简单，或口令写在纸上随意存放，导致口令泄露。在办公自动化系统的构建过程中，业务人员的权限必须进行严格和科学的划分，否则容易造成流转中的混乱。同时，大多数办公自动化系统构建在互联网或者校园局域网上，由于办公自动化系统主要是实现信息交换和资源共享，本身运行就存在相应的安全漏洞，有时因为难以辨别相关用户的真实身份，工作人员的误操作，软件设计人员利用办公自动化自带的后台管理平台进行操作，外部对网络的恶意攻击，这些都会影响公文管理的信息安全。

3.4 相关设备投入不足，技术力量相对薄弱

实现公文管理信息化的基本要求就是确保相关设备的现代化。但目前高校早期采购的硬件设备和软件系统已不适应信息技术高速发展要求。要完全满足公文管理的信息化需求，其功能和环境将会十分复杂。这就需要相关人员具备较高素质，能够熟练掌握系统设计、抵御高级攻击和制止入侵的技术。但目前大多数高校的技术力量薄弱，往往需借助校外专业的软件公司进行设计办公自动化系统，而对于系统的维修和后期维护，高校对相应人才的培养力度也不够。技术力量准备不足制约了高校公文管理信息化的建设步伐。

4 提升高校公文管理信息化水平的对策建议

4.1 加快数据资源整合进程，构建公文信息资源共享平台

一是完善公文信息资源整合路径，完善公文信息共享基础。高校行政管理部门在工作过程中要促成各部门形成合力，建立一体化的公文管理平台。当前应尽快通过在高校各部门之间建立统一的兼容性数据接口、数据集成框架与信息管理中心，实现公文及公文管理一体化、各门类公文管理一体化、内部信息和外部信息一体化，使各部门实现公文信息资源共享。二是依托互联网，以信息化为手段实现公文信息服务网络化。利用校内局域网络实现公文管理同步归档、同步整理、同步录入和同步利用。在局域网内，对内向领导和工作人员提供公文管理信息的即时服务和网上查询打印；对外配合政工宣传部门和信息网络中心,将已数字化的各类公文管理等信息内容挂接外网提供利用，实现室藏公文管理共享。同时，深化行政管理服务，包括完善公文访问界面与服务应用，推动信息服务向知识服务转变，进而提升公文服务的主动性。总之，通过建立一体化、网络化的公文管理信息资源共享平台，充分满足校内师生实时调阅的需求，以提高高校行政服务质量。

4.2 建立健全相关制度，规范高校公文信息化管理

高校管理部门要以公文信息化建设为着力点，坚持以规范化制度建设为保障，使高校公文管理信息化建设各项工作有章可循。首先，建立和完善与高校公文管理信息化相适应的相关规章制度。包括对各类公文的秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分的信息化做进一步明确和规范。明确各学院、各行政部门向学校请示、报告工作书面材料的呈报路径。其次，根据高校公文相关规章制度制定高校信息系统软件的用户需求设计与信息管理标准。用户需求设计与信息管理标准为保证电子公文的信息质量与归档后的电子文件质量奠定了基础，为高校公文信息系统功能需求方案规范与强制软件供应商对公文管理信息系统软件开发提供了标准，也为各部门间公文信息资源共享提供了条件。最后，结合高校实际制定公文流转、审批规则，在此基础上调整并设定高校公文管理信息系统，从而保障高校公文流转、审批以及发布等方面实现共享，规范公文管理人员行为，提高行政办公效率，促进学校各部门的合作与联系，进而加速行政公文管理信息化进程。

4.3 加强信息技术应用培训，增强业务人员安全保密意识

在高校公文管理信息化建设过程中，高素质的行政工作人员是确保公文管理信息系统稳定和高效运行的前提条件。为更好地适应信息化时代，更好地操作公文管理信息系统，对于公文管理人员的综合业务要求也越来越高。除了传统要求的写作能力、档案管理能力，同时要求操作人员具备信息应用能力、学习创新能力和应急管理能力，尤其要强化计算机应用能力。在未来的工作中，要针对高校内各类用户的不同需求分别编写使用手册，并组织相关人员加强各自领域的信息技术应用培训。另外，在操作过程中，要增强高校相关人员的安全保密意识。应该注重对设备设施的防范工作，注重设备的定期检修和检测，同时进行备份数据。业务部门在提高安全意识的同时，做到定期更换密码，安装杀毒软件并定期查杀和更新，正确操作；严格按照保密规定，不把涉密公文违法上传到办公自动化系统中。

4.4 加大软硬件资源投入，提升高校信息化技术能力

在硬件方面，应当为公文管理部门配置功能强大、容量大、运算速度快的服务器，配备分辨率较高的扫描仪、刻录机等服务性硬件。在系统软件方面，应当为公文管理部门设计功能完善、操作便捷、兼容性好、维护方便的公文管理信息系统软件。同时，高校应重视对自身网络和办公自动化系统建设力量的培养，尤其是网络和计算机系统人才素质的提升。定期检查网络防火墙，避免黑客盗取和修改公共信息；进行网络漏洞扫描和病毒系统，确保校内网络的安全；加强网络监测，对来历不明的信息与IP地址进行审核和自动屏蔽等，确保办公自动化系统的安全[5]。

5 结束语

信息化建设是高校公文管理的一项紧迫任务，要充分发挥信息化建设作用，提高公文管理工作效率和强化决策支持功能，落实保障措施，更好推进公文管理信息化建设，同时要增强安全防范意识，强化技术力量，完善相应规章制度。随着信息化的深入发展，我们不能停留在公文管理无纸化模式，智能化技术和大数据应用技术的快速发展，为高校公文管理的信息化深度发展提供了可能，即朝着协同化、智能化、知识化发展是今后高校公文管理信息化建设的努力方向。

[1] 张毅君.高校办公自动化的现状与对策[J].贵州民族学院学报, 2012（4）:157.

[2]李锦安. 中山学院公文管理信息系统的设计与实现[D]. 成都: 电子科技大学, 2014.

[3]王进, 张艳平.基于B/S模式的高校智能办公自动化信息系统的设计与应用[J].计算机应用研究, 2002, 19(4):125-127.

[4] 张毅, 红轮, 关悦. 论如何强化公文管理信息化建设[J]. 办公室业务, 2016(1):73-73.

[5] 张辉.电子政务系统网安全防护的研究与应用[J].信息与电脑,2017（5）: 212-213.