档案信息化建设与地质工程档案管理

张杰

吉林省煤田地质二〇三勘探公司

档案信息化建设与地质工程档案管理

张杰

吉林省煤田地质二〇三勘探公司

信息时代下，地质工程档案管理工作既有机遇，也面临挑战，档案信息化建设对提高地质工程档案管理水平具有非常重要的推动作用。本文对信息时代下档案信息化建设与地质工程档案管理进行如下分析，以期可以帮助地质工程档案管理部门在信息时代下抓住机遇，不断提高其档案管理水平。

档案信息化建设；地质工程；档案管理

一、制约地质工程档案信息化建设发展的因素

（1）缺乏必要的软硬件设施支持：俗话说“巧妇难为无米炊”，信息时代下，地质工程档案管理工作只有具备相应的软硬件设施，才能做到信息的有效整理和分析，才能与时俱进，在信息时代促进地质工程档案管理工作的发展。如今，我国的地质工程档案管理工作相较于国外而言，软硬件设施支持明显不足，设施技术含量较低，使得地质工程档案管理工作方式还较为传统。

（2）缺乏对地质工程档案的系统管理：地质工程档案的多少往往直接影响地质工程档案管理工作的水平，如若地质工程档案过少，则无法体现地质工程档案管理工作的真正作用，如若地质工程档案过多但是缺乏系统的管理，则地质工程档案管理工作的不足和弊端将严重阻碍地质工程档案管理工作水平的提升。如今，我国的地质工程档案相对丰富，但却缺乏系统的管理，信息往往缺乏残缺不全，或是杂乱无章，无法满足信息时代企业对工程信息的精细化要求。

二、加强地质工程档案信息化建设发展的重要助力

（1）现代化的信息管理手段对提高地质工程档案管理工作非常有利：现代化的信息管理手段具有以下三个特点，第一，高效性，高效的信息管理方式可以在很大程度上简化地质工程档案管理工作的流程，使地质工程档案管理工作变得更加简便且易于控制。第二，实用性，随着企业对实用性的信息资源的需求量越来越大，实用性的地质工程档案资源的管理已经成为了地质工程档案管理工作的重要组成部分。第三，真实性，信息只有是真实可信的，才能在企业运行过程中发挥它应有的价值，现代化信息管理手段保障了信息的真实性，因此对提高地质工程档案管理工作水平是非常有帮助的。

（2）信息时代下信息的传播范围更广，传播速度更快，为扩充地质工程档案资源提供了有利条件：首先，信息的传播范围更广，可以扩充基础性的地质工程档案资源，为地质工程档案管理工作提供丰富的原材料，利于对某一信息进行全面而系统的采集和整理工作。其次，信息的传播范围更快，可以有效的保障信息的有效性和真实性，在地质工程档案管理工作中，有效性和真实性的信息往往可以避免管理工作多走弯路，从而提高地质工程档案管理工作的工作效率。

（3）信息的实时共享可提高地质工程档案管理员之间的信息沟通效率，进而提高地质工程档案管理效率：主要表现为以下几点，第一点，保证地质工程档案管理信息可以在最短时间内传达给每一位地质工程档案管理员，方便地质工程档案管理员在交接工作时，不会出现信息错乱和信息遗漏的现象，第二点，提高了地质工程档案管理员的信息反馈效率，确保可以及时的发现地质工程档案管理工作中的问题，并能够在最短时间内解决问题。

三、加强档案信息化建设，提高地质工程档案管理工作水平的相关建议

（1）利用信息化手段丰富地质工程档案资料：首先，利用信息化手段，深入分析现有的知识资源，深入挖掘现有知识资源背后的价值。其次，利用信息化手段，在互联网上大面积的搜索和采集有用的知识信息，并与现有的知识资源相融合，扩充地质工程档案管理部门地质工程档案。

（2）对地质工程档案分门别类，加强地质工程档案规范化和有序性管理：利用信息化手段，做好地质工程档案的整理工作，及时的剔除不完整的地质工程档案信息。地质工程档案管理的规范化和有序性是提高地质工程档案管理工作的重要前提，也是充分挖掘知识信息背后价值的有力保障。

（3）保证对地质工程档案归档信息的及时更新：地质工程档案归档信息应包括地质工程档案编号、分属类目、档案保密等级等多种属性。实际的地质工程档案管理工作中，地质工程档案的归档信息往往是最繁杂，而且是变动最频繁的，因此，信息时代下，地质工程档案管理工作要运用相关的信息管理软件，及时更新地质工程档案归档信息，从而保障地质工程档案的完整性。

（4）提升地质工程档案管理人员的业务水平：地质工程档案管理人员的业务水平应包含三方面的内容，第一，地质工程档案管理水平，包括熟知地质工程档案管理准则、认真落实相关的地质工程档案管理工作、制定更加合理的地质工程档案管理策略等。第二，信息管理软件的操作水平，包括熟知信息管理软件的操作界面、掌握必要的快捷键、能够以SQL语句精确查找地质工程档案信息等。第三，相关硬件设备的管理水平：包括可以解决一些低级的硬件问题，做到定时定量的养护硬件设备等。

（5）提升地质工程档案管理人员的信息服务意识：培养地质工程档案管理员的信息服务意识，是提高地质工程档案管理工作水平的重要策略。因此，地质工程档案管理部门应积极的组织各种信息服务培训活动，提高他们的信息服务水平，在以科学、高效的档案管理方式之上不断创新，以人性化的档案管理方式为奋斗目标。

（6）提升地质工程档案管理人员的信息安全意识：信息安全工作往往是地质工程档案管理工作中最难的部分，这不仅由于信息具有时效性、共享性等诸多特点，还因为高质量的信息安全工作需要投入大量的人力、物力和财力。随着时代的发展，人们的维权意识越来越强，对个人信息的保密工作也越来越重视。地质工程档案管理工作中经常会涉及到大量的员工信息和组织信息，一旦出现大范围的信息泄露，造成的经济损失将不可估量，引发的社会矛盾也将难以调和。因此，提高地质工程档案管理人员的信息安全意识，是提高地质工程档案管理水平的重要环节。

结语

信息时代下，地质工程档案管理工作的制约因素和发展机遇的区别在于对信息的利用和管理是否合理。我们相信，只要其档案管理工作可以与时俱进，加强档案信息化建设，就一定可以在机遇与挑战并存的时代中大跨步的向前发展。

[1]赵甲信.关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[J].陕西档案,2008(06).

[2]赵鹏,李光.档案工作落实科学发展观的关键——实现档案实物化管理向信息化管理的转变[J].山东档案,2005(05).