关于高职院校基建档案管理工作的思考与探讨

邹莎

摘 要：在高职院校的档案管理工作中，对基建资料的档案管理具有非常重要的实践意义。基建档案管理工作主要负责对学校基建工程中每个施工环节的文件、图纸、数据等方面进行详细的记录、收集与整理，具有专业性高、实用性强、范围广、周期长等特点，而随着高职院校的不断合并与扩张，基建工程数量的增多也给学校的基建档案管理工作带来了非常大的困扰，为此，如何有效减轻基建档案管理工作人员压力的同时促进管理工作效率的提升，是一个值得深入思考与探讨的问题。

关键词：高职院校 基建档案 周期长 范围广 专业高

中图分类号：G717 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）05（a）-0163-02

基建档案管理是高职院校档案管理工作中的重要内容，其真实地记录了高职院校基础设施建设过程中所有图纸、文件、报表等资料，其内容十分的繁杂，这就导致对其进行管理过程中容易出现各种问题。目前，随着高职院校办学规模的不断扩大，基建工程项目也变得越来越多，因此，作为高职院校基建档案管理工作者来说，应该认真的做好基建项目资料的收集、归纳和整理，以确保基建项目资料的完整性、无误性，使其能够在以后的基建项目中直接的运用，更好的为高职院校的未来建设与发展服务。

1 高职院校基建档案管理工作的职责和特点

高职院校基建档案是为学校基建工程进行使用、管理、检查、维护、扩建和改建的提供重要依据和理论参考。具有以下几个显著特点。

1.1 专业要求高

由于基建工程涉及到工程的勘察、图纸设计、现场施工、项目监理、质量审计等部门的管理工作，以及水电施工、施工设备、土建工程、材料购买等许多重要的环节，而每个一个工程环节中都需要严格的根据相应参考规范进行操作，这就决定了基建档案不仅仅只是记录了基建工程项目的一个方面，而是对整个工程项目中具体细节的所有记录，具有非常强的专业性。

1.2 收集周期长

由于一个基建工程的建设，往往需要通过立项审批、项目计划、招标投标、项目施工、项目验收等这些阶段，而在具体的建设过程中，往往需要经历一年甚至更多的时间才能完成项目的竣工与验收工作。这样就决定了对基建工程进行记录时也需要经历非常长的周期。

1.3 使用价值高

在对基建工程的使用过程中，院校各个专业又会根据学科教学需求，对基建工程进行改造和装修，其中不可避免的就会基建工程的内部空间建设进行一定的调整与改变，这样在基建档案管理室中的基建图纸就能起到非常重要的作用。

2 高职院校基建档案管理工作中存在的问题

2.1 缺乏对基建档案管理工作的重视

目前，很多的高职院校对基建档案管理工作的重要性缺乏足够的重视，认为学校应该以学生教学为主，教学档案和学生档案才是最终要的，而对于基建工程，只要工程能够顺利的竣工，对基建档案进行管理规划是可有可无的，这无形中就增加了基建档案管理工作的难度，而且在这种观念的影响下，很多基建档案管理的工作人员都是由各个部门的工作人员兼职，很少能够同时兼具档案管理和工程建设管理的专业知识，这就使得基建档案管理无法做到及时化、规范化和专业化。

2.2 缺乏完善的基建档案管理制度

虽然我国教育部门对高职院校的档案管理工作提出了明确的要求，要求实施分类、规范、科学的管理方式，但由于该政策在具体的实施过程中仍然存在很多问题，尤其是对基建档案的管理，一些年代比较久远的基建資料已经丢失、损坏，再加上当时没有及时的进行整理与归档，这就使得在基建工程中一旦出现任何施工问题，就很难准确的找出问题的原因。由此可见，缺乏完善的基建档案管理制度，严重阻碍了档案管理工作的正常运行。

2.3 缺乏信息化基建档案管理方式

目前，大部分的高职院校基建档案管理仍然采用的比较传统的手工操作的形式，这种方式不仅耗时长、速度慢，而且也容易因人为因素而导致失误，在当今信息化技术快速发展的时代，已然不再适应社会发展的需求，需要对基建管理工作进行信息化建设，提高管理工作效率。

2.4 缺乏对基建档案资料完整性的关注

在高职院校的基建档案管理中，由于受到参与施工单位技术水平、工程资料收集和归档意识等方面的影响，导致很多重要的基建资料被遗失，这样使得基建档案资料无法收集齐全，这样为后续的基建工作带来潜在的风险。

3 关于高职院校基建档案管理工作的思考

3.1 转变管理理念，增强基建档案管理意识

在新形势背景下，传统的基建档案管理理念应该进行及时的转变与创新，应该让高职院校的领导和档案管理工作人员认清当前的具体情况，明白基建档案管理工作在学校建设中的重要性，自觉的增强对基建档案管理的意识，加大对基建档案管理工作的思考与探讨，加强管理工作人员法律法规和相关政策的学习与培训，以确保基建档案管理工作的规范化、科学化的运行。

3.2 建立完善基建档案管理制度

为了确保高职院校基建档案管理工作的正常有序运行，学校应该在发展的过程中不断对基建档案管理制度进行相应的完善，要让管理工作人员明确的了解资料收集的具体流程和步骤，同时要加强自身的责任意识。同时院校还应加强对基建档案管理工作人员的质量监督和审核，使得基建档案的管理工作能够有法可依，有据可循，违法必究。同时院校管理部门，应加强对基建的档案管理工作人员专业技能和职业操守的培训，不仅要让他们了解基建工程的基础知识，还要熟练的掌握施工流程以及施工中各个环节的注意事项，这样才能为将来基建资料的收集与整理奠定良好基础。

3.3 加强基建档案管理工作的信息化建设

在信息化时代，高职院校应该加强基建档案管理工作的信息化建设，转变原有的管理工作模式，不断的引入现代化仪器、设备和软件，提高档案管理工作的效率，并且实现基建档案资料的网络化、信息化和共享化。

3.4 加强基建资料收集整理工作，提高基建档案利用率

由于往往一个基建工程需要耗费非常长的时间，从项目的立项到竣工验收，每一个环节中都会有大量的图纸、数据、报表等基建资料，其中可能受到各种因素的影响而导致资料缺损，为此，为了确保资料的准确性和完整性，基建档案管理的工作人员应该及时的对基建资料进行收集、整理和归档，加强与基建施工人员的沟通和交流，从各个方面了解资料的真实性，同时也能更加全面的对基建资料进行收集。

4 结语

综上所述，在高职院校的建设发展过程中，基建档案的管理工作发挥着不可替代的作用。而且随着高职院校规模的日益扩大，当前的基建档案管理工作模式已然不再适应学校发展的实际需求。为此，高职院校应该重视对基建档案管理工作模式的改进与创新，要增强对基建档案管理工作重要性的认知与理解，加大对基建档案管理工作的宣传力度，让学院领导和基建档案管理工作者能够提高自身的专业素质和工作责任感，进而构建具有现代化特征的基建档案管理形式，进而促进管理工作者工作效率和质量的提升。

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