如何提高办公室档案的收集整理效率

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对于现代化企业而言办公室档案的收集与整理工作不仅是一项十分复杂、繁琐的工作，同时也与企业运营中的各项工作密切相关。特别是在中国经济高速发展的今天，办公室的档案收集、整理工作更是错综复杂，每一名从业者都应当具备一定的工作技能，在提升个人自身素质的同时不断学习与档案收集、整理相关的工作，这对提升档案管理质量具有着决定性因素，同时也会对提升现阶段的档案服务质量与服务水平具有十分重要的指导性作用。

一、影响办公室档案收集整理工作的因素

1.人员意识薄弱。现阶段的办公室档案管理人员依旧存在认识浅薄、意识薄弱等现状，很多档案的收集与整理者并没有接受过专业的档案管理培训教育，对于系统化的档案管理工作更是一知半解。这样就极易导致档案管理人员在进行工作中责任心浅薄、保密意识淡薄，最终出现档案收集过程中的不全面、档案管理过程中的遗漏以及后期档案管理工作中的整理不规范等弊端产生。

2.档案收集、整理人员专业素质参差不齐。由于现阶段的企业建设与运营过程中，很多管理者仅仅对一些经济数据、生产数据十分关注，而忽略了实际工作中的档案管理服务意识，久而久之便会导致本应当由专人负责的档案收集与整理工作均有兼职人员完成。而兼职人员的专业性不强、档案收集与整理工作不到位等将会间接的导致企业办公室档案的丢失与破损。

3.办公室档案收集与整理的整体工作滞后。现阶段的办公室档案管理工作不仅缺少系统、科学的规划设计，同时还缺乏宏观性与统筹性。久而久之从业者的工作创新度与工作积极性便会产生严重的不足，特别是在传统的办公室档案收集与整理工作中，一些“坐、等、靠”等陈旧观念的存在更是导致了办公室档案收集与整理工作的滞后，而在这种环境中所出现的档案确实、档案遗漏、档案损坏等问题更是层出不穷。特别是在很多生产型企业中，办公室的档案管理更是具有较强的复杂性与交错性，这就要求现阶段的档案管理从业人员必须要重视档案的整体管理工作，将一切可以利用的资源进行有效应用，以此来保证办公室业务的顺利开展与推进。

二、提高办公室档案的收集整理效率的手段

1.通过转变从业者思想提升档案整理与收集的效率。首先企业就应当做好管理者的思想转变工作，通过深入了解办公室档案收集与整理工作的重要性与内涵，来将办公室的档案管理与收集工作纳入到日常管理中来，通过委派专人入手进行科学、细致的档案收集与整理工作。同时，还应当定期、不定期的聘请一些行业专家、学者走入企业展开专项的档案收集与整理培训，在讲解最新的档案管理发展趋势与动态的时候，对现代最先进的档案管理技术与管理方式提供保障，拓展档案管理从业人员视野的同时从其思想上进行转变，在提高学习意识的同时不强化自身综合素质。对于一些重要的档案管理岗位，企业相关负责人还应当充分的利用现有宣传资源来对关键的操作者进行保密培训，在拓展从业者眼界的同时来更新观念、不断提高档案管理的规范性与科学性。

2.提升管理者的从业素质。第一，要培养、引进高素质的应用型人才。在人员选拔与岗位提升的时候，相关的人事管理部门便要对该岗位人员的招聘与选拔进行严格要求，只有这样才能够确保档案管理工作的顺利开展。第二，从强化先有管理人员素质的同时提升培训水平。不得不承认办公室的档案收集与整理工作是一项复杂而又枯燥的工作。它不仅需要相关的管理者必须拥有默默奉献、甘于平凡的精神，同时还必须有孜孜不倦、谨慎耐心的品格。所以企业在进行档案管理人员培训的时候，必须要从提升相关人员的法律意识、保密意识以及社会责任感等角度来减少工作失误、提升档案收集、管理的工作效率。

第三，提升档案管理人员的专业水准。档案管理工作是一项十分专业化的工作，特别是在信息化高度发展的今天，管理人员的计算机操作水平与档案管理专业技术将会直接影响到档案收集与整理的速度与质量，所以我们的企业在进行培训的时候必须要强化这个层面的培养。

3.建立健全完善的办公室档案反馈机制。这种完善而又健全的档案管理反馈机制不仅会在掌握企业各方面信息的同时提升企业管理革新，同时还能够最大程度上提升档案收集与整理的效率，为从业人员提供一种鞭策效应。反馈的信息不仅具有十分强烈的针对性，同时也十分有利于档案从业人员将这些反馈信息转变为一种机制、一种工作方式，以此来促进办公室档案管理的内涵，为企业的档案信息管理提供长效发展。

另一方面，良好而又科学的档案管理反馈机制还能够有效的促进各项工作的推进与顺利开展，以此为企业员工提供一个开放式、创新式的平台奠定基础。

三、结论

现代化企业的办公室档案收集与整理工作效率，直接会影响到企业运营过程中各个工作的完成质量，同时也会在整个的办公室工作中占据重要作用。特别是在一些生产、经营、研发型企业中企业的档案整理与收集工作将会直接影响到企业文化、教学管理、企风建设和等内容，我们每一名档案管理从业人员都应当以一种滴水穿石的毅力，在瞬息万变的档案管理工作中不断学习、不断进取，从完善制度管理、提高人员培训、转变管理理念与树立信息建设等方面入手，为社会的进步与经济的腾飞奠定基础。

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