关于企业物资电子采购平台建设的几点思考

王英门

摘 要：物资采购与管理是企业管理的重点领域，应用信息开发平台建设一套“界面有友、业务公开、过程受控、全程在案、永久追溯”的集物资采购、物资管理、合同管理、财务支付等一体的物资电子采购一体化平台，对于规范企业管理，防范企业管理风险具有深远意义。本文结合企业实际，深入分析物资采购风险及制度化建设，总结梳理物资电子采购一体化平台建设过程。

关键词：物资采购管理 风险防控 风险点 需求分析 流程图 规范管理

中图分类号：F724.6 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2017）09（b）-019-02

物资管理历来都是企业管理的重点领域，是企业风险防控的重点领域和关键环节。公司是两台60万超临界供热机组，每年备品配件采购金额近亿元，且备品种类繁多，供应商类型繁杂，专业性强，来源形式多样，来源单一，完全市场化和不完全市场化等来源，从而造成了物资采购程序难规范、廉洁风险大、采购期长等问题。如何及时采购到物美价廉的备品是物资采购部门的终极目标，也是公司廉洁风险防控的追求。构建一套界面友好、业务公开、过程受控、全程在案、永久追溯的物资采购系统是解決上述问题的基本保障。

1 现状及问题分析

自2011年公司两台机组投产以来，随着供热市场的不断开拓，公司占领了当地80%以上的热用户，保障供热稳定的前提是要有高可靠性的发电设备，而设备高可靠性的基础是备品配件的质量和采购的及时性。近年来公司物资采购管理呈现以下特点。

1.1 采购金额大，风险管控难度大

经过对投产以来物资采购（不含燃煤采购）的总体情况进行汇总、分析可知，物资采购是公司经营活动的重要组成部分，是除煤炭采购外的最大成本支出。随着市场的开拓，相应的检修维护、非标技改物资采购金额将呈现逐年攀升的状况，运用传统手段做好物资采购管理已经无法满足现代企业的管理需求，必须在管理方式上变革。

1.2 信息化程度低，精细管理难度大

经过对投产3年来采购人员订单执行情况进行汇总、分析可以看出（见图1），在日常工作中采购员须将同类物资进行细分，再有针对性地邀请有资质的供应商参与投标报价，从而突出供应商优势，降低采购成本，但是由于信息化程度不高，给采购人员带来了很大的工作量。每年1700批次的物资采购需要手工执行，不仅使采购员工作效率低下、出现差错的概率提升，而且给纪检部门的监督管理带来很大的困难。一旦失去监管的物资采购工作必然带来权钱交易的风险。

1.3 供应商种类繁多，日常管理难度大

在日常采购中使用最低价中标可以规避很大的风险及压力，可是如何确保最低价中标后所采购的物资质量。这就必须做好供应商的日常管理，不仅要对供应商设置入围门槛，还要有约束措施。但由于对合格供应商的入围、日常及年终考核只能手工完成，只能是粗放式的，无法细分更多的量化指标，既不能完全规避“多报价、多供货、多出错、多考核”的误区，也无法做到实时管理。

1.4 备品配件型号繁杂，库存管理难度大

现有采购物资品种有21000种，现有MIS管理系统功能单一，计划采购单与库存物资的比对需靠人工比对，工作量大、效率低，常常因为物资急用，重复采购，降低库存物资资金占用额得不到有效控制，且未能做到先进先出，部分物资超过保质期，造成浪费。如橡胶制品。此外在项目资金管理上、物资领用合理性等物资管理环节上，都出现物资管理跟不上企业运营要求的问题，存在管理漏洞。

1.5 单据管理分散，过程抽查效率低

单个物资采购全流程包含申请、计划、采购询比价、签订合同、入库验收、领用及付款。每个节点是相对独立的，而每个节点又是全流程不可分割的一部分。若要检查单个物资采购全流程的情况，需要将各个节点的单据查找出来，工作量非常大，从而使物资采购监管只能采用抽查的方式，而且抽查效率较低。一旦某个节点单据丢失，该物资采购调查就无法形成完整的证据链。这种情况也必然导致该环节经办人员有侥幸心理的产生。

2 解决对策措施

以上问题归根结底是由于信息化程度低，人工处理工作量大，精细管理达不到要求，致使许多环节存在廉洁风险，需纪检人员介入监督，无形中增加了双方的工作量。因此，建立一套高效、智能、公开、透明的软件平台是提高管理水平，防范管理风险的必然要求。

2.1 强化联查功能，提升监管能力

物资采购平台要实现全部流程单据在线中保存，具有单据联查的功能，监督管理人员（含纪检人员、部门管理人员、公司领导等）不用通知该环节经办人员，直接通过系统悄无声息地了解某项物资的采购全流程情况。例如：物资申请是否合理、采购决策是否合规、合同条款是否合适、付款条件是否具备、入库验收是否正确等。

2.2 强化供应商管理，做到公开、透明

供应商管理实现在线登记注册，在这个平台上供应商可以填写资料、选择供货目录、完成注册、申请入围；入围后的供应商可以参与报价投标、跟踪订单执行、确定入库情况、跟踪付款情况，完成单位信息变更。在系统中实现“一事一评”和年度评价，并对评价指标进行量化处理；同时将根据年度综合评价得分情况对合格供应商进行分级，在下一年度的物资采购中，在参加投标范围、付款和质保金留用等方面对不同评级的供应商进行区别对待，促进合格供应商进一步提高其质量意识和服务意识。对供应商存在的八种行为直接列入黑名单并在系统中实现黑名单管理，要求其共同维护好商业环境。

2.3 强化项目与资金关联，提升费用管理

每项物资申请采购都必须关联一条费用项目，这条费用项目就像是这项物资其中的一个特性，从其申请环节一直到最终的领用环节，该费用项目均一直与其关联且无法修改，从而确保了公司对此项目的费用管控。例如：A改造需要100万元，申请采购改造所需的物资均带有“A改造”这一特性，任何时候需要了解“A改造”计划多少钱、采购多少钱、领用多少钱等一目了然，确保项目资金得到有效控制。

2.4 强化查询功能，规范物料档案

采购平台要将原有的1.9万余条物料档案整理、导入。规范的物料档案不仅在物料名称、规格型号、物料编码上进行统一、完善，同时单个物料档案增加费用项目、最低库存、安全库存及专业属性。此外，通过系统设置查询条件可以很清晰地查找出每个专业下面库存金额是多少，库存了哪些东西，库存是否合理，是否存在物资申报不合理的异常行为等。

2.5 强化库存控制，降低资金成本

在电子采购平台中，增设最低库存、安全库存这两个特性，每个物资都有最低库存、安全库存数量控制，最低库存、安全库存数量一旦导入系统，将作为该物料的一个特性，在下次调整前该特性不得进行修改，从而达到寻求物资成本控制与安全生产的平衡点的目的。当该物料库存数量>安全库存，其申报部门必须说明原因并及时领用，否则将对其进行考核；当最低库存<该物料库存数量<安全库存，维持该库存数量，不再进行采购；当该物料库存数量≤最低库存数量，系统进行自动触发，补货到安全库存数量。这种作法不但减轻需求部门填报物资计划的工作量，更重要的是确保物资库存金额的安全，确保物资库存种类的安全。

3 几点体会

电子采购平台建设过程应把握好几个关健点，才能真正利用信息化做到将权利关进制度的铁笼子，实现科技防控的目的。

3.1 思想准备做到“四合”

（1）要做好磨合，即做好各个业务板块的实际需求与信息化建设小组的磨合。各个业务板块的需求如何通过信息化平台体现出来，需要软件开发人员与业务技术人员充分沟通，互通有无。软件开发人员需要充分理解各业务板块的需求，才能少走弯路。受现有软件技术的限制，有些功能需求开发难度大，业务技术人员还要为软件开发人员提供替代方案。做到开发功能及方案明确、用户各项需求清晰。

（2）要做好配合，即项目组双方，以及公司各部门之间要相互配合，要举全公司之力推进平台建设。每个人每个岗位都要对岗位的工作职责、工作方法、业务流程、风险点进行梳理，不断对业务进行优化及提升，才能确保电子采购平台高效运转。公司宣传报道要及时跟踪项目进度，营造全员参与的氛围。

（3）要做好契合，即准确定位电子采购平台的建设方向。电子采购平台的建设不能只定位为采购管理的平台，它应该是为集团各单位及潜在供应商提供招标与采购信息服务的信息平台；是供需雙方进行网上电子招投标及采购活动的交易平台；是集团提升采购管理、强化过程监督，优化供应商资源的管理平台；是涵盖了勘察、设计、施工、监理、设备、材料、服务等领域的一个电子商务平台。只有这样它才能迸发出更强的生命力。

（4）要做好融合，即做好各业务板块管理需求的融合，采购平台与公司管理制度、廉洁风险防控的融合。要坚持“制度+科技”，研究程序化的管理办法，使工作流程固定化，减少人为干预，实行业务全过程自动监控，及时排查警示业务中出现的风险问题。

3.2 实施过程做到“四好”

（1）做好需求调研。平台建设的第一步就是需求调研，必须将各业务环节的关键用户的实际需求摸清楚。需求调研方式有调研问卷、座谈和面对面交流。调研范围不仅限于业务部门，还包括纪检监察部门和财务部门，纪检监察部门提出对关健节点的监控要求，财务部门提出对资金管理和库存管理的要求。

（2）做好风险点查找。建设物资采购信息化平台的目的是规范管理，减少人为干预，防范廉洁风险。因此，必须梳理出物资采购各环节的所有风险点，要应用好廉洁风险防控工作成果，将风险点和防控措施应用到平台的建设，提升廉洁风险防控能力，实现了工作过程有痕迹、监督检查有依据、采购过程可追溯。

（3）做好条块管理整合。物资采购信息化平台要将物资管理、资金支付、设备管理等相关制度融入软件，将财务、纪检、设备、生策等重要部门的管理需求融入软件，实现管理链条的完整性，及时封堵管理上的漏洞。

（4）做好管理功能规划。根据对现状和问题的分析，要将排查出来的问题通过信息化加以解决。

3.3 上线过程做好“两保”

一是保证数据安全，二是保证系统误差控制。

3.4 重在后期的组织优化

电子采购平台的建设是物资采购建设制度信息化的过程，企业制度建设与信息化有机融合，为此，如何建设一套科学实用且符合企业实际的电子采购平台，关键在于不断地优化，根据电子采购后期的实践及时更新电子采购平台的操作中。

物资采购信息化建设提升了公司物资采购管理水平，避免人为因素造成的廉洁风险，减少纪检监察人员的监督工作量，提升了监督的便利性，给廉洁风险防控科学化提供了很好的模版和借鉴。

参考文献

[1] 宋克勤.企业管理教程[M].格致出版社，2008.

[2] 张晓俭，张睿鹏.物料控制实操细节[M].广东经济出版社， 2006.

[3] 彭连刚.管理系统中计算机应用[M].上海交通大学出版社， 2008.