企业应加强销售业务内部控制

王秋红

摘 要：销售业务既有产品的发出，又有现金的收讫，在这个过程中极易产生舞弊，给企业带来不必要的经济损失，因此销售业务的内部控制尤为重要，必须要加强。根据《企业内部控制基本规范》和《企业内部控制应用指引第9号——销售业务》，并结合笔者自身长期工作实践，分析销售环节和收款环节存在的风险点并提出对应的控制措施，以建立良好的内部控制制度，为出版社的资产安全提供扎实的制度保障。

关键词：销售业务 内部控制 风险 应对措施

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2017）03（a）-123-02

企业生产的产品，通过销售才能实现增值，获取利润。提升销售业绩，不仅需要销售政策、顾客青睐的产品，业务娴熟的销售人员，加强销售内部控制也是至关重要的。销售是企业与客户间的一种商品交易行为，既有产品的发出，又有现金的收讫，在这个过程中极易产生舞弊，给企业带来不必要的经济损失。因此销售业务的内部控制尤为重要，必须加强。

1 出版社加强销售业务内部控制的必要性

出版社的销售业务是指出售图书、期刊、报纸、音像及收取款项等相关活动。扩大市场的占有率、不断加大销售的力度、拓宽销售渠道是出版社生存、发展不断壮大的重要手段，随着我国图书市场销售方式的多元化，出版社在销售图书的时候面临的风险更多。因此出版社必须加强销售业务内部控制，及时识别、科学分析与实现控制目标相关的风险并采取相应的控制措施把风险降低到可承受度之内。

2 销售环节的关键控制点及控制措施

2.1 销售政策管理的风险点及控制措施

销售政策是销售活动中至关重要的策略与措施，包括对内的销售人员的激励政策和对外的经销商激励政策，如折扣、返利、补偿、津贴、优惠、奖励等。制定适合出版社自身的销售政策可以促进销售，对销售产生激励性、引导性的作用；可以大大提高销售额，增加市场竞争力；减少库存，降低存货风险和管理开支；尽快回笼资金，为出版社的再生产提供充足的资金支持。

如果该环节制定的销售政策和策略不当，对销售渠道管理出现问题，对市场的提前预测不准确，会导致销售不畅、大量库存的积压致使出版社经营难以为继。

主要应对措施：一是销售人员应对图书市场进行深入的调查分析，并形成书面的调查报告，调查报告至少应包括本社图书的销售状况、同类图书竞争单位的销售状况、本年度的畅销图书的种类、社图书的利润增长点是什么、适合我社图书的销售渠道有哪些。二是销售人员要认真分析出版社将要出版的图书及库存图书，将它们进行分类，根据不同的种类，不同的库龄，确定与之相对应的顾客群和销售渠道，做到有的放矢，这样可以节约人工成本和销售费用，还能减少图书的退货量。三是出版社根据自身发展战略，并结合市场调查报告和本社图书的结构分析，组织专业人员制定相应的销售政策和策略，并出具可行性分析报告。灵活运用营销方式和多种营销策率，随着市场形势的不断变化，及时调整销售策略从而达到不断提高市场占有率的目的，促进销售目标的实现。

2.2 客户信用管理的风险点和控制措施

赊销是企业扩大销售的重要手段之一，赊销手段需要建立良好的商业信用基础。出版社通过赊销的方式向客户提供了销售产品以及在一定有限时期资金投入的两项实际交易。在市场经济的环境下，提高产品的质量、提供良好的售后服务以及降低产品的成本价格、优秀的广告宣传也是企业加速推销的重要因素。市场疲软时这种销售方式具有比较明显的促销作用。

赊销的售方式存在账款回收困难、客户信用管理不力、结算方式选择不当等可能会导致遭受欺诈或者直接导致销售款项不能收回的风险。

主要应对措施：一是建立客户信用评级制度。了解客户的信用状况，与客户商讨产品定价、结算的方式等相关内容。然后再签订销售和合同。在进行重大销售业务谈判时，要进行完整的书面记录。并且应当邀请财会、法律等专业人员参加。二是要建立赊销审批制度。根据客户的资信等级规定相应的赊销额度，对于长期合作信用等级高并且有等值担保物、业务量大的客户，应该在一定程度上加大其赊销额度，反之则应该少量或不给予赊销。对超过赊销额度的，必须由单位负责人经过严格的赊销审核程序进行审批考察后，再决定是否对其赊销。对赊销额度以内的，应该尽量将赊销的额度减小，严格按照赊销的日常管理办法执行。

2.3 销售合同管理的风险点和控制措施

销售合同是企业与客户在进行商品交易时，为保障各方的合法权益，而签订的一种合同。对赊销客户一定要签订销售合同，销售合同里的一项重要内容就是给予客户什么样的信用条件，包括信用额度、信用期限和现金折扣等。

销售合同管理中存在的风险为合同内容存在重大欺诈和疏漏，可能导致企业合法权益受到侵害。合同未全面履行或监控不当，就可能会使企业经济利益受损。在赊销时，宽松的信用条件会使企业产生大量的应收账款，如果催收不力，就会严重损害企业的经济利益。

主要应对措施：一是销售合同要素必须齐全且符合国家法律规定，特別是信用条件、付款形式、付款期限和延期付款的违约责任都应具体、明确。对于信誉度较高的图书发行主要渠道单位或图书经销商，在进行图书批发交易时，也必须签订销售合同。二是根据客户的年进货额、信用级别，比较不同条件下客户为企业带来的经济效益和企业为客户付出信用的机会成本、收账费用、坏账损失，选择给企业带来利益最大、坏账风险最小的合同方案，最大限度地防止客户拖欠。三是制定信用条件时，还应考虑企业自身的资金运转能力、承受风险的能力以及同行业竞争对手的情况。

2.4 发货管理的风险点和防御措施

发货是按照与客户签订合同的相关约定提供商品。发货一定要严格按照合同相关约定，未经授权私自发货或者是不符合合同约定条件的发货都有可能造成企业与客户的销售争议，从而产生货物损失或者不能按时收回销售款的风险。

防御措施：为了保证商品安全、准时、准确的发运，销售部门开出的销售清单应该严格按照销售合同批准的销售清单，仓储部门安排发货时，应该严格按照销售清单所列项目进行发货。

2.5 客户服务管理的风险点和防御措施

产品销售后的退货以及产品售后服务，是客户服务的内容。客户与企业通过客户服务可以进行信息沟通，处理各种产品问题。企业不仅要快速的为客户进行问题的处理和反馈，还要不断提高客户服务的水平以及提升产品的质量，才能提升客户对企业的满意度和忠诚度。

如果消费者对企业的商品以及客户服务不满意，企业客户服务水平差，将严重影响企业的形象，从而导致客户的大量流失。

主要防御措施：一是建立和完善客户服务制度，成立部门或专人进行跟踪服务，其中包括客户服务内容、方式、标准等。二根据企业的研发、生产、质量检验等相关部门之间的严密沟通、协调建立起严格的产品质量管理制度，确保发出产品质量合格。三是根据客户的投诉记录，提出合理的解决方案。对客户进行定期或不定期的回访工作，调查并记录客户对企业的满意程度，并完善客户投诉制度。四是经过相关人员逐个审批后才能进行销售退回。对销售退回应该进行严格把控。

3 收款环节的关键控制点及控制措施

3.1 会计记录管理的风险点和控制措施

目前，许多出版社的销售记录和仓储记录都由销售人员来负责。会计人员只负责对账、开票及收取款项的业务。

因缺乏有效的管理控制，使企业账不符、账实不符，影响销售成本、销售收入、应收款项等会计核算的真实性和可靠性是此环节的主要风险。

主要控制措施：企业应加强对销售、发货、收款业务的会计管理，确保销售记录、仓储记录、会计记录核对一致性。即财会开发票时，严格按照相关发货单据并由相关岗位审核；销售发票应遵循相关发票管理规定，严禁开虚假发票。财会审核销售报表等原始凭证中的销售价格、数量等，并根据国家统一的会计准则制度确认销售收入，登记入账。

3.2 应收账款管理的风险点和控制措施

赊销使出版社产生了大量的应收账款。

该环节的主要风险：一是出版社资金长期被对方无偿的占用，长期的拖欠收账款，降低了出版社的使用效益，严重影响出版社资金的周转；二是购书经办人的辞职、调离造成款项无法或者难以收回以至于形成坏账。购书单位的合并、撤销或者经营不善而破产倒闭，都会严重损失出版社的经济效益，造成出版社的资产流失。三是不管书款是否到账，只要出版社增值发票开出后，严格按照现行会计制度的规定，一律入账按已实现销售处理；按照国家税收制度的有关规定，增值税发票开出后，月底必须向国家税务部门申报并缴纳增值税，且每季度核算利润后，还要按账面利润额的25%的比例向国家缴纳所得税。出版社开出增值税发票后，如果书款不能及时收回，等于提前向国家税务部门支付增值税和所得税，无形中加大了出版社的资金占用；一旦应收账款成为坏账，出版社还要按照有关规定办理一系列繁杂的账务处理手续。

主要控制措施：一是制定销售奖惩制度。在确定绩效考核指標时，既要有当期销售收入指标，又要有当期回款指标，并制定明确的奖惩标准，做到赏罚分明。二是实施业务责任制。提高销售人员的风险意识，在合同的签订与收回货款的过程中，销售人员应该全部负责自己经手的每一项销售业务减少坏账的发生。三是加强应收账款的日常管理。首先财务部门要定期对应收账款的回收情况、账龄情况进行分析，编制应收账款账龄分析表，及时反馈给出版社领导及销售部门，提醒、催促销售人员按时回款；其次财务人员对账款进行清算和对账时应该严格按照《企业会计准则》的相关规定，以保证应收账款的真实、准确；最后财务人员应依据账龄分析，估计潜在的风险损失，提取坏账准备，正确计量应收账款价值。即使采用严格的信用政策，只要赊销行为存在就会不可避免的存在坏账的损失。出版社应遵循谨慎性原则，年底按应收账款的一定比例计提坏账准备，待发生坏账时再进行抵消，这样可以避免因坏账的发生而影响当期的利润。

销售是企业经营的关键环节，销售收入是企业创造利润的源泉，为企业的研发、设计、制造等环节提供充足的资金支持，特别是快速发展的企业，需要大量的资金投入，销售业务在企业中的位置显得更为重要，因此在销售和收款环节建立良好的内部控制制度，为出版社的资产安全提供扎实的制度保障，是非常必要的。

参考文献

[1] 企业内部控制基本规范（2008年5月财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布）[Z].

[2] 企业内部控制应用指引第9号——销售业务（2010年4月财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布）[Z].