事业单位文书档案的规范化管理

和炜

【摘要】事业单位作为我国主要的社会服务性部门，其工作效率与人们的生活息息相关，其中文书档案管理工作在事业单位日常管理中占有重要的比重，提升文书档案管理工作的效率和质量对于保障服务质量、提升人们的生活水平具有至关重要的作用，也是事业单位管理者所关心的焦点问题之一。本文在前人研究的基础上对事业单位文书档案管理中存在的主要问题进行了系统的研究，并有针对性地提出了合理的解决策略，旨在进一步提升事业单位工作质量，促进社会的和谐发展。

【关键词】事业单位；文书档案；管理质量；规范化

在我国经济社会高速发展的今天，对事业单位的改革工作已经引起了社会各界的广泛重视，因为事业单位作为主要的社会服务型机构，在民众日常生活中占有重要的地位。事业单位通常来说业务覆盖面积广、书面资料繁多，因此文案管理工作的实际开展效率在很大程度上决定了事业单位的服务水平和工作质量，也与民众对政府部门的满意度息息相关。因此通过多种手段提升事业单位文书档案管理的规范性和科学性在促进社会和谐发展方面发挥着重要的作用。

一、我国当前事业单位文书档案管理工作的开展现状

（一）文书档案未实现集中管理。当前事业单位文书档案管理中存在的首要问题就是没有实现档案的集中管理，相应的档案由对口部门集中处理，各部门之间的联系不畅，档案管理效率底下。以某地事业单位的档案管理工作为例，该事业单位共有13个下属事业单位，每个事业单位都有一个档案室，分管医疗档案、养老保险档案、大学生档案、劳动监督档案等，由于我国人口基数非常庞大，所涉及到的工作量和工作范围都极为庞杂，如就业档案管理处掌管着全市7万份事业档案，其他的就业档案更是数不胜数，因此工作量非常庞大，需要更多更加专业的人才从事该工作。另外，各部门之间没有建立统一的共享机制，且各部门之间由于职能、对象等不同，相互之间的交流互动不强，工作效率也无法令人满意。

（二）库房分散、档案存储成本过高。上面已经提到，我国人口基数较大，相应的各类文书档案数量也十分庞大，这就需要更多的库房档案进行存放。纵观我国各地事业单位档案存储现状，所有的档案被分散存储在几个不同的仓库中，且由于档案的材质对存储环境有较为严苛的要求，各个存储仓库都安装有空调、电脑、空气干燥机以及其他必备的办公用品，造成了资源浪费，也使得存储成本持续居高不下。另外，由于一些事业单位的建筑面积有限，没有充足的库房用于存储档案，只能向外界租赁，无疑又增加了存储成本。还有，一些档案管理人员工作中存在粗心大意的毛病，没有严格按照管理制度进行档案的分类管理工作，往往会造成一些关键档案的损坏、遗失等，且档案的安全状况比较堪忧。

（三）文书档案管理人员不足、人才素质不强。事业单位文书档案管理工作的复杂性和专业性决定了从事档案管理人员必须具备较好的专业素质和档案管理技术，也对其组织能力、协调能力和综合实践能力提出了更高的要求。反观我国各地区的事业单位档案管理工作，由于主要工作人员有限且他们还要应对其他各种日常琐碎事务，没有充足的精力投入档案管理工作，很多需要在一定时间内完成的工作中都需要突击完成，难免会忙中出错，甚至会给民众带来切身的利益伤害。一些工作人员的专业素质不强，很多需要分类归档、存储并建立统一的档案目录的档案没有落到实处，工作中效率无法令民众满意。

（四）文案档案管理模式落后。目前很多事业单位的文案管理模式中存在一定的问题，这就在根本上限制了文案管理工作的进一步发展。当前计算机技术与数字档案管理技术已经应用到了社会的各个领域，但是事业单位文书档案管理工作还没有真正实现数字化和自动化，档案管理质量不能满足社会经济技术的发展要求，也进一步影响了服务质量。即使实现了文书档案管理中引进数字技术和计算机技术的事业单位，其在实际管理中也存在诸多不合理之处，没有根据本部门的工作性质和文书档案管理的特点开发个性化的软件挂管理系统，仍然沿用已经淘汰的技术和设备，甚至一些事业单位购置的计算机档案管理系统被闲置，仍然沿用传统的人工管理模式，使得文书档案管理具有一定的封闭性，长此以往必然不利于档案管理工作的长久发展。

二、提升事业单位文书档案管理水平的有效建议

（一）提起对文书档案管理工作的高度重视。大量的分析取证表明，造成事业单位文书档案管理工作效率和质量低下的一个根本原因就是相关领导者缺乏对该工作的高度重视。凡是成绩突出、进展顺利的工作无不与领导的重视与关心息息相关，文书档案管理工作也不例外。因此事业单位档案管理部门领导应该首先从自身角度出发，端正工作态度，摆正工作方法，充分认识到档案管理工作的重要性，摒弃传统的工作理念与工作态度，将完成档案管理工作与服务大众紧密联系起来，并要求下级工作人员努力完成本职工作，做到身先士卒。另外，还应该加强对档案管理工作的宣传力度，让全社会都认识到档案管理工作的重要性，同时积极向上级领导部门和财政部门申请，争取更多的政策和财务支持，切实解决好档案管理工作中人员匮乏、资金短缺、档案管理混乱、人员责任心不强的问题，争取早日建立一个综合性的、性能更加完备的、工作效率更高的大型综合档案室。

（二）落实基本政策。如果说领导重视是前提，那么落实基本政策就是核心与保障。首先，事业单位要从完善人员配置入手，编制部门要根据不同部门的工作性质与工作强度合理分配不同工作能力和数量的人员参与档案管理工作，明确分工，落实责任终身制度。其次，要努力实现公共资源的共享。事业單位档案科下属的工作单位众多，若每个单位都配置同样的一套办公设备、档案用具及档案信息系统，必将造成档案管理资源的极大浪费。因此必须将这些资源进行统筹规划，建立完善的办公用品共享系统，合理配置办公设备、避免出现资源浪费的问题。最后，应该逐步实现档案管理系统的更新换代，增强档案管理的效率性、安全性以及系统性。事业单位要设置专项资金用于引进国内外先进的数字化管理系统，逐步淘汰旧有的以纸质档案为主的档案系统，建立更加完备的社会保障档案管理体系。

（三）逐步完善档案管理制度。一套科学、合理的文书档案管理制度是保障档案管理工作高效开展的关键。一方面，事业单位要针对当前文书档案管理工作中存在的主要问题进行系统的探究，针对其中不合理之处出台合理的整改措施，逐步弥补文书档案管理制度中的漏洞，从而在制度上规范文书档案管理工作的高效运行。另一方面，要大力加强工作人员的工作能力和综合素质，提升其专业能力，并定期对档案管理人员进行技能培训，提升其对于数字档案管理工作的认识和实际操作能力，并加强工作人员的保密意识，定期对档案管理人员的工作能力和业务表现进行评测，并逐步完善奖罚机制，促使文书档案管理走向规范化和正规化。

三、结束语

综上所述，作为事业单位日常管理工作中的重要内容，文书档案管理工作的实施质量在很大程度上决定了事业单位的实际运行效率以及服务质量，提升文书档案管理质量在经济社会高速发展的大背景下具有重要的现实意义。事业单位相关主管部门应该立足于本单位文书档案管理现状积极开展档案管理制度的改革，加强文书档案管理的信息化和科学化建设，并注重提升管理人员的综合素质，通过多种手段促进文书档案管理工作的发展。

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