如何发挥人事档案在人力资源管理中的价值

赵旭

【摘要】人事档案作为个人发展过程中涉及的重要材料和证明，是事业单位进行人才日常管理和评定职称的重要依據，对个人以及事业单位的正常发展有着重要的信息和数据支撑价值。在当下诚信机制不断深化的背景下，人事档案不仅仅是作为材料与证明被使用，更多地被视为促进发展的资源。因此，事业单位要结合自身的人力资源管理实际情况，深入研究如何发挥人事档案在人力资源管理中的价值，实现档案效能的最大化。

【关键词】人事档案；人力资源管理；价值；发挥

一、人事档案在人力资源管理中的价值

（一）提升事业单位人力资源管理效果。人事档案中往往包含了职工的一些基本信息及其履历，主要包括学历、工作经验、职称、行为表现等详细信息，而这些内容是事业单位对职工进行绩效考核和职位升迁的重要依据。通过对人事档案中一些信息的查阅可以对职工之前乃至最近一段时间的工作表现、绩效完成情况等有一个准确的把握，同时也可以对其诚信度、责任感等一些与工作相关的信息进行大致的了解，从而判断是否值得进一步培养与提拔。

（二）强化单位和职工的自我控制意识。人事档案作为一项常规的工作，是将职工一定时间段内与工作相关的信息进行搜集、整理和归档，供做相关决策时使用。通过将职工每个月的绩效考评和年度任务考核情况归入其个人档案，能够强化员工的自我管理意识，督促其在平时投入更多的时间和精力进行工作，在服务客户时能够以满腔的热情来搏得客户的满意和好评，而这些信息归入人事档案也为单位进行实际的人才选拔和任命提供了重要的依托，提升了人才使用的准确性。

二、人事档案管理的问题分析

人事档案作为事业单位人力资源管理过程中的重要资料和信息来源，在实际应用过程中的效果并不理想，档案对人力资源管理的促进作用并没有充分发挥出来。当前人事档案管理过程中存在的问题主要有以下几方面：

（一）人事档案管理意识薄弱。从当前事业单位的人事档案管理工作来看，普遍存在的一个共性问题就是档案意识不强，认为档案对自己工作的开展没有太大的作用，将档案视为资料的汇总、整理，因此，在档案信息的填写过程中存在敷衍甚至信息错误的情况。一些人员为了能够获得好的评价，在档案信息的报备过程中存在弄虚作假的情况，导致信息失真，影响相关的决策。而档案管理人员对档案管理工作重视度不高，档案丢失、重要信息泄露、资料归档错位等情况时有发生。这些充分说明当前的人事档案管理工作存在思想意识上的疏忽。

（二）人事档案管理方式落后。我国对于人事档案的管理经历了长期的纸质媒介时期，虽然近几年信息技术的发展使得一些单位采用电子化、数字化的方式来进行档案信息的管理，但是由于受到传统习惯的束缚以及一些单位出于管理成本的考虑，仍然采用传统的纸质档案管理方式，导致档案信息的调阅、整理以及保存等存在诸多的不便，影响了档案价值的发挥。

（三）人事档案利用程度低。人事档案作为一种资源，需要在实际的应用中体现出其存在的价值。从当前的实际情况来看，事业单位虽然能将职工的常规档案进行正常的归档整理，但是对这些信息背后所蕴藏的深层次的价值没有投入足够的时间和精力来研究。人事档案在辅助人力资源管理工作过程中并没有发挥其提供人员晋升信息、掌握人员考核绩效的功能。一些单位虽然拥有海量的人事档案，但是真正来调阅的人少之又少，导致档案成了一种长期的摆设甚至累赘。

三、发挥人事档案价值的路径

（一）强化人事档案管理意识。意识是行为的先导。要充分发挥人事档案辅助决策的价值，就要从档案管理的思想层面下手。首先，事业单位要对职工尤其是档案管理人员进行专业的人事档案管理知识培训，将档案信息和管理的重要性深化到其内心深处。其次，要对人事档案管理工作进行定期检查，对职工档案信息的真实性进行监督，发现问题及时核实纠正，防止不良影响的扩散。

（二）丰富人事档案管理方式。当前信息技术在人事档案管理中的功能日趋完善，并且促使互联网安全性提升，通过信息化手段实现人事档案的管理成为一种可能和发展趋势。因此，事业单位要对档案管理方式进行创新，通过对档案安全性、机密性的等级划分来灵活使用纸质与电子档案管理方式。对于那些安全性要求比较高的档案，则主要采用纸质管理方式，而对于那些安全性要求一般，并且常规性使用的档案信息，则宜采用电子化的管理方式，提升档案管理的效率和应用效果。

（三）挖掘人事档案价值。人事档案作为事业单位发展过程中的工作成果和产物，从某种程度上可以看出单位和职工工作的效率和价值。事业单位尤其是人力资源管理部门要定期对职工和单位的人事档案内容进行审阅和分析，把握单位在服务公众过程中所出现的一些问题或者职工在工作中的一些方法创新，为单位常规工作的开展提供优化方案。同时，在人事安排方面，要将人事档案中的关键信息纳入综合评价体系之中，充分发挥档案在人力资源管理中的信息支撑作用。

四、结语

人事档案作为一种重要的资源对事业单位常规工作的开展以及人力资源管理工作的优化有着十分重要的功能。在事业单位不断深化改革的背景下，人事档案的管理工作也应进行技术化、信息化的改革，借助先进的技术来提升人事档案在人力资源管理过程中的功能。

【参考文献】

[1]蒋荣蓉.对加强事业单位人事档案管理工作的几点思考[J]. 办公室业务，2013（19）：182.

[2]姜涛.人事档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外， 2016（06）：78.