邮件合并功能在审计报告模板中的妙用

■高丽霞

邮件合并功能在审计报告模板中的妙用

■高丽霞

对于一些涉及金额大、内容多、覆盖范围广的审计项目，如行业审计和专项资金审计，一般采用的是由上级审计机关统一领导调度、各级审计机关自上而下同步开展审计的组织方式。项目组织单位通常会按照审计工作方案的要求，依托审计报表，制作审计报告模板，供各级审计机关参考使用。在这类审计中，如果审计报告中的数据能根据审计报表的内容自动生成并随着审计报表中数据的变动而同步调整，会给审计人员带来极大的方便。Word的邮件合并功能便可实现这一目标。

一、邮件合并功能的本质

邮件合并的本质是将数据源数据与Word文档进行关联并在Word文档中显示。运用在审计中，我们用审计报表作数据源，撰写 Word格式的审计报告，建立好审计报表数据与审计报告的关联关系，将建好关联关系的报表和报告称为模板，下发至各个审计组。各审计组根据实际情况将数据填入审计报表，相应数据便可自动插入报告模板生成审计报告。

二、邮件合并功能的优势

一是操作简单、应用广泛。邮件合并只需在Word中按部就班执行相应操作即可，不涉及复杂的计算机编程，在任何技术力量的审计组都可推广使用。二是节省时间、提高效率。只要在审计报告模板中执行一次邮件合并操作，便可实现所有审计组共享使用将审计报表中几十甚至几百个数据自动插入审计报告的功能，从而避免成百上千的审计组重复一个工作量巨大的繁琐操作。三是动态灵活、实时性好。当审计报表中数据发生变化时，审计报告中相应数据可随之自动变化，适应于报表数据经常需要修正调整的审计过程。四是使用方便、易于推广。具体应用中只需将进行过邮件合并的模板分发至各审计组进行简单设置后便可直接使用。

三、邮件合并功能运用示例

（一）审计报表模板和审计报告模板部分截图：

（二）审计报表和生成的审计报告部分截图：

以上采用的数据是测试数据。

四、邮件合并功能操作方法

（一）准备数据源

Excel工作表、Access数据库、SQL Server数据库都可以成为数据源。在历年的大项目审计中，审计报告的数据来自于 Excel格式的审计报表，所以在本实例中，采用Excel表格作为数据源。

（二）在Word中进行邮件合并

邮件合并是在 Word格式的审计报告模版中进行的。2003、2007和2010是Word目前通用的版本，三个版本在邮件合并功能操作方法上大同小异。下面以2010为例，对邮件合并的步骤进行介绍。

【第1步】打开审计报告模版，在菜单栏中选择“邮件”菜单项，并在工具栏中点击“开始邮件合并”工具按钮，在下拉框中选择“普通Word文档（N）”命令。

【第2步】在工具栏中点击“选择收件人”工具按钮，并在下拉框中选择“使用现在列表（E）”命令，在弹出的“选取数据源”窗口中的“文件名（N）”处，浏览选择设置好的审计报表，点击“打开（O）”按钮，接着在弹出的“选择表格”窗口选择存放数据的工作薄，默认“数据首行包含列标题（R）”，点出“确定”按钮。

【第3步】在工具栏中点击“编辑收件人列表”工具按钮，在弹出的“邮件合并收件人”窗口中列名和相应记录前的复选框中打勾选中。

【第4步】邮件合并的工作量集中在第4步，将光标定位在审计报告模板中第一处需要填列审计报表数据的位置，在工具栏中点击“插入合并域”工具按钮，在弹出的窗口中选择“数据库域”，在“域（F）”下选择审计报表对应在审计报告模板处数据的列名，执行此操作后，可以看到列名已经插入到审计报告模板中。将光标逐一在审计报告模板中定位，点击“插入合并域”，选择审计报表的对应的列名，直至完成审计报告模板所有与审计报表数据的对应。

【第5步】在工具栏中点击“完成并合并”工具按钮，并在下拉框中选择“编辑单个文档（E）”命令，在弹出的“合并到新文档”窗口的“合并记录下”选择“全部（A）”或“当前记录（E）”，点击“确定”，生成一个新的Word文档，可作为审计报告，至此完成将审计报表数据插入到审计报告模板的所有操作。

在工具栏中点击“突出显示合并域”工具按钮，可以实现审计报告模板中列名切换反灰显示。在工具栏中点击“预览结果”工具按钮，可以实现在审计报告模板中列名与数值的切换显示。

（三）各审计组接收并使用模板

将进行过邮件合作的审计报告模板和与之关联的审计报表模板下发至各审计组。审计组初次打开审计报告模板时，会出现如下图所示的对话框，点击“否（N）”。以后再打开审计报告模板时，如果点击“是（Y）”，生成的审计报告采用的是报表修改后的新数据，实现了审计报告内容与审计报表数据的同步变动；点击“否（N）”，报告采用的是没有修改前的审计报表的数据。

在不同电脑上，审计报表模板存放的相对位置各不相同，因此各审计组在初次打开审计报告模板后，需要根据审计报表新的存放位置重新选取数据源，具体操作同邮件合并第2步。

五、注意事项

一是在Word文档打开的时候，作为数据源的Excel表格被锁定，无法执行打开和编辑等操作。要想对Excel表格内容做编辑和修改，必须在Word文档关闭的状态下进行。

二是 Word在邮件合并中可向下兼容低版本的Excel数据源，但不能向上兼容高版本的Excel数据源。即 2010版本的 Word文档可以用 2003、2010版本的Excel表格作数据源；但2003版本的Word文档只能用2003及以下版本的 Excel表格作数据源，不能用2010及以上的版本。

（作者单位：内蒙古自治区审计厅）