浅谈做好办公室工作应具备的意识、能力和素养

安东

摘 要 办公室作为一级组织内部设立的办理行政性事务的办事机构，对内是枢纽和平台，对外是窗口和桥梁。做好办公室工作，要具备三个意识、六种能力和五种素养。

关键词 办公室工作 三个意识 六种能力 五种素养

办公室是党政机关、社会团体或企事业单位内部设立的办理行政性事务的办事机构。办公室工作是否良好高效，直接关系到本单位工作目标的实现与否和工作效率的优劣，关系到本单位对外的形象和声誉。

一、对办公室工作的认识和理解

（一）工作定位和职责

办公室是一级组织内部设立的办理行政性事务的办事机构，是直接为领导服务的综合部门，是沟通上下左右、联络四面八方的“窗口”。其工作定位，用一句话概况，对内是枢纽和平台，对外是窗口和桥梁。办公室的基本职责，一是保证政令畅通，二是维护行政秩序，三是为领导工作提供服务保障。

（二）工作划分

从功能上看，办公室工作可以分为建立制度、维护秩序、推动工作、参谋建议、守土把关、服务保障等。从具体内容上看，可以大致划分为政务、事务和服务三大类。其中，政务包括重大事项的组织实施、重点工作的推动督办、专题调研等。事务包括文件管理、档案管理、印章管理、法务管理、外事管理。服务包括会议服务、车辆服务、财务服务、办公服务。

（三）工作特点

办公室工作既具有职能部门的一般属性，又具有特殊性。

第一，一般性。其一，都是一个单位内部整体管理工作的组成部分，处于高层管理和基层管理之间，起着承上启下、为上为下服务的作用；其二，都是在某一方面代表单位最高管理层行使管理职能，是最高管理层工作的延伸；其三，工作模式都是以制度管理为主、协调和服务为辅的格局展开。

第二，特殊性。其一，地位重要。办公室涉及方方面面的工作，大事小情都很多。一些看似的小事，一旦出错，往往就成了大事、带来重大后果。其二，工作内容复杂、实施难度大。办公室经常要接受临时性任务、处理突发情况，这些工作往往都是新情况、新问题，没有经验可借鉴，需要创造性地开展工作。其三，要求特殊，既要讲效率，也要讲方法、讲艺术。办公室工作千头万绪，如果不能提高效率，势必会手忙脚乱、应接不暇。同时，在每个具体问题上还要讲方法、讲艺术。

二、做好办公室工作应具备的意识、能力和素养

概括来说，办公室人员要具备三个意识、六种能力和五种素养。

（一）三个意识

第一，大局意识。要有国家的大局。要有较强的政治意识、政治敏锐性和政治鉴别力，始终与中央保持一致，在大是大非面前头脑清醒，关键时刻经得起考验。要有单位的大局。要从维护单位全局利益出发，协调各方，求同存异，避免不必要的扯皮和内耗。要有部门的大局。办公室很多工作需要协同配合、共同完成，必须打破分工界限，有事大家一起上。

第二，责任意识。要有“把关”的责任意识。办公室一项重要职责，就是把关。要时刻以单位和广大员工的切身利益为重，按制度规范严格把关。要有“线上”的责任意识。办公室的任何一项工作都在线上和流程上，如果在你这一点上没有效率、质量不高、水平不够，就会影响单位工作的开展。要有“分忧”的责任意识。办公室人员必须要有为领导分忧的意识，尽最大可能将一些常规性、常态化工作做到位，将一些事前准备工作、细枝末节工作做到位，避免因这些事牵扯领导的精力。

第三，服务意识。要有“一线无小事”的意识。要把一线的呼声、一线的需求作为办公室工作的第一信号，用热情周到、便捷高效的服务，让他们感受到后方的温暖和支持。要克服衙门作风。要坚决杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”，满腔热忱，放下架子。要有主动服务、超前服务的意识。自觉做到标准上求高，措施上求严，工作上求实，不断拓宽服务层面，提高服务水平。

（二）六种能力

具体讲，就是要一专五能。

一专，即要具备专业能力。即在某一具体领域成为专家。比如，管文件的，管车辆的，管档案的，不具备专业能力，怎样去指导一线，怎样把关。

同时，办公室工作具有复杂性和多样性，要求具备较高的业务综合能力。

第一，要具备较强的文字表达能力。办公室工作的一项重要任务，就是从事大量的文字写作工作。办公室人员必须加强写作实践，具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律，熟练掌握各类文章的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，勤学苦练，不断提高写作水平。

第二，要具备较强的组织管理能力。办公室人员要经常按照领导的意图组织各类会议和活动。一方面，要准确迅速地领会交办者的意图，熟悉掌握办事的程序和渠道，提高办事的效率；另一方面，要用系統的观念，统筹安排工作，分清主次缓急、难易远近，并驾轻就熟的分别办好。对于一些突发性和意外事件，还要在较短的时间拿出对策、灵活处理。

第三，要具备较好的协调能力。办公室是枢纽部门，每天都要接触多个部门和各种人，办公室人员只有善于协调，才能让人容易接近，容易被人信赖，办事的成功率才会高，才能确保工作有序有效运转。

第四，要具备上台能讲的口头表达能力。要学会讲好“内行话”。讲内行话有利于开展工作，平时要养成积累素材的好习惯，丰富专业词汇量、拓宽知识面、突出新颖性，这样才能说好“内行话”。

第五，要具备运用现代化办公软件、硬件的能力。要充分了解办公自动化系统和设备的各项功能，熟练操作计算机、办公自动化系统以及各种文字处理技术，加强信息管理、搜集整理、照相与视频的使用与制作等各种实际应用能力。

（三）五种素养

第一，要勤学善思、积极进取。办公室工作的性质决定了其工作人员的知识结构要全面系统，既是专家也是杂家。要善于学习，真正学进去，向领导学习、向同事学习、向书本学习，弄懂吃透，做到真学、真懂，能够学有所获、用以促学；要增强学习的自觉性、坚定性，注重拓宽知识面，开阔视野、开阔思路、开阔胸怀，要静思敏悟，这样才能内化外用，不断提高自身的素养。

第二，要埋头苦干、乐于奉献。办公室工作是一项服务性工作，往往不能独立显示自身的成绩。办公室工作机密性强，许多工作只能埋头去做，不能公开宣扬。同时，由于办公室工作非常繁忙，常常需要加班加点、夜以继日。因此，办公室人员必须具有甘于奉献、不计个人得失的宽广胸怀。

第三，要严守纪律，克己奉公。办公室人员在领导身边工作，具有一定的权力，也面对着方方面面的诱惑和考验，因此必须保持清醒的头脑，要自尊自重，不能以自己的特殊地位谋取私利，处理各种问题也不能掺杂私心，更不能擅用领导名义办各种私事，搞不正之风。

第四，要谦虚谨慎，平等待人。办公室人员对上接触领导，常常出面为领导办理各种事情，对下接触各方面的人士和群众，往往被看成机关的代表，领导的代言人。其待人接物的态度往往影响到单位或领导的形象和声誉。因此，必须做到谦和正直。对上要尊敬领导，在领导成员之间协调、传话，不可左右倾斜，更不能搬弄是非，挑拨离间。对下要热情有礼，不摆官架子；听到不同意见不急躁、不反感；工作中出现差错不推诿，勇于负责，迅速改正。

第五，要严守机密，提高警惕。办公室是要害部门，接近领导核心，处理要务，管理文件，知密范围很宽，失密泄密的危险极大。因此，办公室人员要时刻提高警惕，增强保密观念，严格遵守一切保密纪律，做到不该看的不看，不该听的不听，不该说的不说，不该写的不写；不私下议论领导、不在公共场所谈论秘密，防止在不知不觉中误入歧途。

（作者单位为机械工业信息研究院）

参考文献

[1] 陈春生.浅论新形势下国有企业办公室职能定位[J].办公室业务，2016（07）：30.