论述办公室工作精细化管理难点和对策

李晓彬

摘 要：办公室工作是企业管理工作的重要组成部分，其工作性质较为特殊，与企业的生产和经营联系紧密。办公室工作内容较多，涉及的工作人员较多，同时工作责任重要，一旦出现工作失误就会影响企业的办事效率。当前，精细化是办公室工作的发展方向，精细化办公可以提高工作效率，实现企业高速高效运转，从而有效提高企业经济效益。本文以办公室工作精细化管理作为研究切入点，分析了管理工作的难点，并提出了相应的管理策略。

关键词：办公室工作；精细化管理；难点和对策

精细化管理是一种高效的运行方式，也是社会分工最优化的工作方式，在办公室工作中，精细化管理可以明确岗位职责，正确设定工作流程，提高办公室工作效率，有效避免了不同部门之间出现的工作掣肘问题，从而推动企业竞争力的提升。

1.办公室工作精细化管理必要性

办公室管理工作直接影响了高层领导和中层领导的决策发布，良好的办公室管理工作可以实现不同部门的协同合作，并保持的信息交流的畅通，实现了各个部门之间的合理配合。办公室工作精细化管理保证了企业决策的即时性和科学性，从而让企业在激烈的市场竞争中占据先机，提升企业的综合能力。再者精细化管理明确了办公室岗位职责，协调不同部门工作交接顺利进行，每一个工作人员在岗位上努力工作，避免出现工作相互掣肘的现象，加速办公室工作优化升级。此外工作精细化管理有助于构建和谐的企业文化，办公室工作人员管理是管理工作的重要部分，精细化管理保证岗位工作公平性，避免纠纷和冲突的发生，从而使人际关系更加和谐，在构建良好管理文化的同时也逐步提升管理工作的精准性与有效性。

2.办公室工作精细化管理难点分析

2.1 岗位职责不明确

办公室岗位设置较多，同时不同岗位之间没有明确彼此的职责，有的岗位职责交叉重叠，而有的岗位则出现职责真空，这种工作安排容易造成员工互相推诿责任，降低工作效率。这就需要对办公室工作模式进行精细化管理。职责划分是精细化管理的重要基础，在实际的运行中，由于管理工作规范性不强，办公室岗位职责划分不清，造成工作交流不畅通，员工的工作协调受到很大影响，因此建立一个明确岗位职责、消除岗位空白的管理模式势在必行。

2.2办公室工作人员对精细化管理认识不足

精细化管理是当前办公室工作的发展趋势，但是精细化管理理念在企业中不能彻底贯彻，办公室人员对精细化管理认知不足，从而影响了精细化管理理念的推行。办公室工作人应当树立细节决定工作的意识，在工作中注重细节的把握，才能保证工作效果，将注重细节作为职业道德的标准，强化自身责任意识，但是很多办公室工作人员并没有树立服务意识，对于安排的工作不注重细节，从而影响了办公质量。

2.3办公室管理制度缺失，应对措施不建全

办公室工作具有工作复杂、责任重大的特点，同时办公室工作性质突发性较强，需要工作人员及时应对，这就要求办公室要维持有序的管理制度。但是当前我国办公室工作经常呈现出毫无头绪、整天瞎忙的状态，尤其是很多办公室管理制度缺失，一旦遇到应急情况，办公室工作人员很难进行应对，甚至很多办公室人员遇到事情容易慌忙，更谈不上按照规章制度办事，从而造成办公室工作杂乱无章。

3.办公室工作精细化管理策略

3.1增强认知、落实工作细节

精细化管理是一项新颖的办公室工作管理模式，符合当前办公室工作管理趋势，其应用全面提升了办公室管理水平，并有效规范办公室工作秩序，为办公室工作人员提供良好的空间，从而提升办公室人员的工作积极性。办公室工作事务繁杂、被动性较强，员工要善于应对突发事件，并发挥工作认知，落实工作细节，避免由于工作疏忽造成不必要的麻烦。首先工作人员要增强责任意识，从全局把控工作，工作前思考，工作后总结，在工作中保持良好的责任意识，对职责内的工作要精益求精，对于职责外的工作要保持关注，保证各项工作落实实处，实现办公室工作零失误。再者办公室工作人员要增强细节意识，严格参照办公室的工作流程，尽量注重细节，对文字工作要力争做成美文，对会议安排要力争做到各项工作圆满，在整个工作中滴水不漏，在工作中彰显细节处理。此外办公室工作不但要实现精细化，同时也应当增强工作创新意识，从头到尾梳理工作流程，从大局出发来控制每一项工作，探索一条积极有效、灵活多变的工作路径。

3.2完善办公室管理制度

工作精细化管理离不开管理制度的支撑，只有良好管理制度才能生成强制执行力，保证精细化工作流程顺利进行。首先要简化办公室工作专业化的岗位职责体系，重点解决岗位职责不清楚、分工不明确的问题，彻底消除办公室工作的死角，保证每一项工作都顺利进行，同时要对每一个工作岗位的权责进行重新归属，明确相应的考评机制，对工作评估要进行量化处理，让考评工作有据可依，对工作性质较为灵活的工作，应当根据工作人员个性态度和工作付出来评估考核结果，提升精细化管理工作效率。再者要建立健全办公室工作制度，根据办公室管理的目标和工作计划对办公室的各项相关工作制度进行确定，培养办公室工作人员按照规则办事，在遇到问题的时候能够井然有序、忙中有序。

3.3健全精细化管理考评体系

精细化管理考评体系为工作开展提供动力，并保证管理工作的公平性，通常而言，管理工作开展和考评体系是相辅相成的，两者构成一个完整的工作体系。考评体系建立和完善的目的是推动绩效考核公平公正，并对工作人员的工作状况进行量化表观，在实际的工作中应当做到以下几点：首先要端正考核理念，精细化管理要秉承精细、严谨、准确的管理原则，考评工作保证不出现有失偏颇、刻意偏袒的现象。再者精细化管理考评体系建立要明确工作目的，不以惩罚为目的，而是要鼓励工作人员强化自身的工作能力，并积极融入到办公室工作中，从而促进工作人员提升工作能力，这是建立考评体制的根本目的所在。此外要将考评结果与员工的绩效奖励和职务评定挂钩，这样能够促使办公室工作人员重视自身的工作，刺激工作人员的工作积极性，促进精细化管理的工作优势。

3.4精细化管理与企业文化建设同步

精细化管理和企业文化建设保持同步，把管理工作融入到文化建设中，从而提升企业的整体的凝聚力、向心力，形成一个无形的竞争力，促使所有员工自主、积极地提高自身综合素质。同时，也是提升办公室整体管理水平的有效途径，让办公室工作人员全面树立起精细化管理的理念与精细化的工作习惯，再结合办公室管理中的制度化、程序化则能更有效地、切实地推进精细管理的全面展开。再者企业文化建设关系着内部工作氛围的调整，良好的企业文化能够调节工作人员的关系，形成共同的向心力，并在工作中注重关注企业发展前景，把公司利益和个人利益结合在一起，这样有助于工作人员积极投身到精细化管理建设中。

4.结语

总而言之，随着现代企业管理理念和管理模式的发展，精细化管理逐渐成为办公室工作的发展趋势，精细化管理要明确的落实办公室工作管理责任，明确办公室工作职责，有利于办公室工作管理责任的具体化和细致化。在开展精细化管理的过程中，要充分认识到当前办公室工作中存在的主要问题，从意识强化、管理体制和考评体系等方面采取措施，合理安排办公室工作，提高办公室的工作效率，为企业整体竞争力的提高奠定坚实的基础。（作者单位：陕西陕煤澄合矿业公司王村煤矿斜井）

参考文献：

[1] 徐秀红.精细化管理在办公室工作中的难点和解决对策探讨[J].企业管理，2012（33）.

[2] 王建坤.浅析新时期办公室工作精细化管理[J].管理科学，2012（12）.