如何当好办公室主任之我见

陈学兵

摘要：怎样做一个合格的办公室主任？ 这是每一个办公室主任必须重视和研究的问题。好办公室主任有诸多标准，这个标准也有各自的参照系。如领导的标准，办公室同事之间的标准，群众的标准，办公室主任自身的标准等等。这些标准，对怎样当好办公室主任都有参考意义。

关键词：办公室工作；办公室主任；标准

办公室主任从职务上讲是领导的助手，从工作上讲是领导的参谋。要当好助手和参谋，需要注意的问题很多，结合笔者从事办公室主任工作多年的经验看来，必须坚持“三有”和三种能力，“三有”是： 思想上有涵养，言行上有节制，办事上有条理；三种能力是：洞察力，执行力和毅力。

一、思想上有涵养

办公室主任一职是组织的安排、工作的需要。办公室主任对领导班子成员一定要从内心深处敬重、尊重、看重，遇事多请教、多请示、多请求，切实做到“ 跟上、靠下、抓自己”。

“跟上”，从大的方面来讲就是紧跟党中央，从小的方面来讲就是紧跟领导。凡是领导拍板定了的事情，不仅不能说三道四，而且应当积极地抓好落实。“ 靠下”，就是不仅自己要有很强的群众观念，更要耐心说服群众坚决服从领导，自觉团结在领导的周围“。 抓自己”，就是时时处处做好榜样，做领导放心的人，多为领导争光彩，不为领导添麻烦。和领导在一起共事，要有推功揽过的风格，有了成绩，多想领导的正确决策；有了过失，多从自己身上找原因。特别是当领导工作失误、事业失利、心理失衡时，办公室主任应适时地伸出友谊之手拉一把、帮一把、扶一把，使领导感到你是好助手、好参谋，切不可乘人之危落井下石。

邓小平同志在讲到领导干部的涵养时曾强调指出：“要相互容忍，相互谦让，相互帮助，相互补充，包括相互克服错误和缺点。”这既是对领导之间的要求，也是对办公室主任提出的要求。作为办公室主任，定位一定要清晰，办公室主任是处于服务的位置，要时时处处讲服从、讲大局。在工作实施上，办公室主任一定先从自身寻找问题的原因，反思执行过程当中的缺失，不推卸责任，这就是办公室主任的涵养和高风亮节，可以看作是追求领导效率、领导效益的积极作为。

二、言行上有节制

言行有节制，既是办公室主任的自律准则，也是领导和广大群众对办公室主任的基本要求。办公室主任如若行为有失节、言语有不慎，不仅会让群众对领导造成误解，也会影响单位的形象；不仅不利于领导层的威望，也会使群众对你自身能力与素质的质疑。例如，有人在议论领导的时候，你不能参与到议论当中去，绝对要保持言词上的严谨；领导没有听从你的建议，你绝对不可背后议论，因为在领导层面，下属只能有建议权，而没有决策权；领导采纳了你的建议，工作取得了成就，这是集体讨论和决策的成果，你绝对不可夸耀说“这是我的功劳”；在领导授权给你发表意见的时候，哪怕是自己认为再好的主意，也绝对不能强加于领导；涉及重大事宜的时候，如果超出了自己的职权范围，绝对不可自作主张，一定要请示领导后再作定夺；当领导不在位，有些大事又必须立即决定时，正好上一级领导就在跟前，你“越了位”向上一级领导请示决定了，待领导归来后，你必须如实汇报“越位”的原因和向上一级领导请示的情景，并且要把这些“ 意外中的程序”迅速补上，以求得领导的认可。

对办公室主任要求行为有节，就是强调办公室主任要有自知之明，要明确自己的位置，做到：尊重领导，当好助手；不争名利，默默奉献；举止端庄，落落大方；行为高尚，杜绝低俗。言语有度的要求是：说话不仅要把握好程度、尺度、幅度，更要做到适度。还要注意准确把握领导的特点，把话说得恰到好处。只有把握好领导的特点，才能做到言语有度。办公室主任不管在任何场合都要做到： 绝不信口开河，绝不飞短流长，绝不背后议论领导，绝不泄露内部机密，绝不为获得群众基层而“抨击领导”；一定要讲有利于本单位建设的话、有利于维护领导权威的话。

三、办事上有条理

办公室主任作为领导的助手，必须做到在办事上有条理，考虑问题很周全，用自己的聪明才智去为领导安排好工作、学习、生活等方面的细节，这就要求办公室主任要比领导想得更细致、更周到、更完备，要有高超的预见力，把领导的设想充实得更完善，把事情办得更有条理。不管是为领导出谋划策，还是对本单位的工作具体实施，都要体现出超前性、客观性和科学性。“未雨绸缪胜于临渴挖井”，办公室主任应当把问题想在前、干在前，使领导及早做到心中有数，保证领导的决策能正确地执行。要把每一个小环节、小侧面、小阶段、小事情都考虑得周到细致，不能出现任何的缺陷和纰漏。要有智慧的观察力，一定要选择好为领导参谋的时机。

按照心理学家对人基本心境情况来划分：可分为心境兴奋期、心境平静期、心境愤怒期。为上级提建议、当参谋，最好选择在上级的心境兴奋期，最起码也要选择在心境平静期，万不可在心境愤怒期进言。同时，作为办公室主任要有缜密的思维力，在为领导提供的方案时，最少应在两个以上，以便供领导进行比较、选择。因此，就需要本人对自己提出的方案有缜密的准备，具体步骤如下：

第一，给领导提方案时，自己必须做到问不倒、难不住、论据充分、对答如流，决不能磕磕绊绊、答非所问。

第二，对于你提供给领导的工作思路及相关问题，凡是可能涉及到的边边角角、任何环节都要搞得很清楚，弄得很明白，经得起领导的一问、二问、再问及向纵深处问。这就要求你在摸情况时要“ 横向摸到边，纵向摸到底”。

第三，对工作实施过程中的各个环节，要设计很周密，思考很全面，补救很及时，防范很到位。努力做到开拓领导的思路，完善领导的决策，充实领导的设想，升华领导的意愿。

第四，要有科学的创新力。在改革开放、发展市场经济的新形势下，如果观念不更新、思路不出新、工作不创新，再本分的办公室主任也不可能使自己的工作有质量、个人有出路。所以，要求你在为领导当助手和参谋的时候，要有敢为天下先的勇气去探讨新事物、发现新事物、创造新事物、掌握新事物，以“新”制胜，赢得领导和群众的认可。

四、把握细节提高三种能力

（一）从细微处观察思考提高洞察力

洞察力是一种观察事物正确分析判断问题的综合能力，办公室工作千头万绪，只有具备敏锐的洞察力才能在复杂的环境中把握掌握工作的主动权。要善观察在待人接物和处理事务过程中要留心观察周围的人员的动静。别人看到的自己要能够看得到别人没有看到或者没有注意到的细节也要能够注意到以便妥善处理发现的问题，要放宽视野缜密思考，对收集到的信息进行筛选和过滤去伪求真去粗存细，透过现象看本质，面对比较复杂问题时。要始终保持清醒的头脑，冷静对待理清思路妥善处置不可偏听、偏信；盲从、盲动，使问题的处置偏离正确的轨道。要会总结，通过总结得失与功过，吸取教训积累经验，不断提高分析判断和处理复杂事务的能力。

（二）保持严谨的工作态度，提高执行力

注重细节实质上是个工作态度问题，没有严谨的工作态度，注重细节 就会成为一句空话执行力也会大打折扣：例如，制发文件工作态度不严谨会出现有错别字、漏字、标点符号错误、装订出现错页等失误，这甚至会酿成不良后果。因此，办公室人员要自觉养成严格认真细致的工作态度，尽职尽责严谨细致地做好每一件事。当然，也不能忽视工作能力的提高，能力是基础，没有良好的综合素质和较强的业务 能力，执行好工作任务也是一句空话。办公室人员要把学习当成一种工作责任；一种精神追求，勤于学习坚持不懈通过学习增长知识增加智慧不断提高工作能力。

（三）增强责任感，提高注重细节的毅力

把简单的事情天天做好就是不简单，把容易的事情认真地做好就是不容易。工作中要做到始终关注细节抓住细节需要顽强的毅力做保证，顽强的工作毅力是一种意志品格是强烈的事业心和责任感。办公 室工作功劳平常，不甚凸显，但一旦出现问题甚至往往会因为一个工 作细节出现问题会造成较大的不良影响。 因此，办公室人员不仅要 有乐于奉献，不图名利，甘当无名英雄的胸怀；还要有强烈的责任感、 事业心和尽善尽美、精益求精、持之以恒的工作态度与毅力，要瞄准零差错、零疏漏、零失误的工作目标，力求把每一件事做到完美，经得起检验。

总之，办公室主任要做到思想上有涵养，就要做到有度量； 要做到言行上有节制，就要做到有品位；要做到办事上有条理，就要做到有能耐。做到“三有”，并且具备了上述的三种能力，相信一定能把办公室主任做好。